인쇄소에서 업무 프로세스를 최적화할 때 첫 번째 단계는 종종 간과되곤 합니다. 명확하게 정의되고 모든 직원이 수용하는 워크플로우가 없다면 자동화는 불가능합니다.
디지털 인쇄 업계는 막대한 압박에 직면해 있습니다. 비용 상승, 전문 인력 부족, 지속 가능한 생산에 대한 요구로 인해 기업들은 업무 프로세스를 더욱 효율적으로 개선해야만 합니다. 자동화는 이에 대한 논리적인 해법으로 보입니다. 하지만 수작업 프로세스를 자동화된 프로세스로 전환하는 과정을 시작하려면 체계적인 접근이 필요합니다. 그래야만 자동화가 지속 가능하게 성공할 수 있습니다.
워크플로우 – 단순한 유행어 그 이상
최근 몇 년간 인쇄 업계에서 ‘워크플로우’라는 주제의 중요성이 크게 부각되고 있습니다. 이는 HP Site Flow, Xerox FreeFlow (동영상) 또는 OneVision Wide Format Automation Suite와 같은 전문 소프트웨어 솔루션의 이용 가능성이 높아진 것뿐만 아니라, 경제적·사회적 여건 때문이기도 합니다. 그렇다면 워크플로란 정확히 무엇일까요?
위키백과에 따르면 , 워크플로우 또는 업무 흐름이란 “한 작업장에서 기능적, 물리적 또는 기술적으로 연관된 작업 단계들이 공간적·시간적으로 배열된 순서”를 의미합니다. 디지털 인쇄 업계의 실무에서는 이것이 단순한 인쇄 및 후가공 공정 그 이상을 포괄합니다. 첫 고객 접촉부터 데이터 준비, 생산 계획, 물류, 사후 원가 산정 및 청구서 발행에 이르기까지, 이러한 각 단계는 포괄적인 워크플로우의 일부입니다.
핵심적인 문제점: 기업의 일상 업무 중 상당수는 외부인에게는 물론, 종종 경영진에게도 파악하기 어렵습니다. 업무 흐름이 비공식적이거나 문서화되어 있지 않으면 이를 개선하기가 어렵습니다. 무엇보다도, 업무 흐름을 전체 또는 부분적으로 자동화하는 것은 거의 불가능해집니다.
Site Flow는 HP의 워크플로우 소프트웨어입니다. 사진: 스크린샷
문서화는 단지 첫 단계일 뿐입니다
자동화란 업무 프로세스를 기계나 소프트웨어에 이관하여, 이를 통해 해당 업무가 자율적으로 수행되도록 하는 것을 의미합니다. 말로는 간단해 보이지만, 실제로는 복잡하며 종종 두려움을 동반하기도 합니다. 직원들은 자동화 과정이 진행되면 익숙한 업무 흐름이 바뀌거나 심지어 일자리를 잃을까 봐 우려하기 때문입니다.
많은 인쇄업체들은 포괄적인 자동화 전략을 실행하는 과정에서 워크플로우 문서화 단계에서 이미 한계에 부딪히고 있습니다. 왜냐하면 실행 지침이 있다 하더라도, 개별 직원이나 부서 전체가 일상 업무에서 이를 준수하지 않을 가능성이 있기 때문입니다.
이럴 때 전문 컨설팅 회사의 외부 지원이 도움이 될 수 있습니다. 이들은 기술적 노하우뿐만 아니라, 종종 과소평가되는 성공 요인인 변화 관리 ( Change Management )에 대한 경험도 갖추고 있습니다. 변화는 단순히 계획하는 것뿐만 아니라 그 과정을 동반해야 하기 때문입니다. 그리고 이를 가장 효과적으로 수행할 수 있는 방법은 해당 업계의 언어를 구사하고 과제를 잘 이해하는 파트너와 협력하는 것입니다. 따라서 워크플로우 소프트웨어 및 자동화 솔루션 제공업체들은 대개 컨설팅 서비스도 함께 제공합니다.
하지만 대규모 자동화 과제의 경우, Colorbugs, Schwarz Consulting, FourPees와 같은 독립적인 컨설팅 업체의 도움을 받는 것이 종종 현명합니다. 이러한 업체들은 시중에 나와 있는 제품에 대해 더 폭넓은 조망력을 갖추고 있기 때문입니다. 따라서 제조사를 가리지 않고 고객에게 최적의 솔루션을 구성해 줄 수 있습니다.
OneVision은 자동화 소프트웨어 외에도 워크플로우 컨설팅 서비스를 제공합니다. 사진: 스크린샷.
자동화를 향한 여정
자동화가 성공하려면 다음 다섯 가지 전제 조건이 충족되어야 합니다:
- 목표 정의: 무엇을 자동화할 것인가, 그리고 그 이유는 무엇인가? 성공을 측정하는 지표는 무엇인가?
- 프로세스 분석: 워크플로우 중 어떤 단계가 자동화에 적합한가?
- 기술 선정: 어떤 도구, 플랫폼 또는 기계가 적합할까요? 로봇 공학 및 AI 외에도 간단한 워크플로우 조정만으로도 큰 효과를 볼 수 있습니다.
- 이행: 기술적, 조직적, 법적 측면을 모두 고려해야 합니다.
- 직원 통합: 교육, 동기 부여 및 참여는 수용 여부에 있어 결정적인 요소입니다.
따라서 자동화는 일회성 프로젝트가 아니라, 대개 현재 워크플로우를 문서화하는 것에서 시작되는 지속적인 과정입니다. 하지만 이 과정은 지속적으로 모니터링되어야 합니다.
프로세스 관리는 워크플로우의 각 단계에 대한 데이터를 수집, 분석 및 시각화하는 것을 의미합니다. 이를 통해서만 병목 현상을 파악하고, 오류를 방지하며, 품질을 보장할 수 있습니다. 최신 시스템들은 인간의 경험적 한계를 뛰어넘는 패턴을 식별하고 예측을 도출하기 위해 점점 더 인공지능(AI)을 활용하고 있습니다.
그러나 프로세스 관리는 경영진의 전유물이 아닙니다. 이는 조직 내 모든 계층을 포괄해야 합니다. 왜냐하면 모든 관계자가 워크플로우 내에서 자신에게 관련된 정보에 접근할 수 있을 때만, 합리적인 결정을 내리고 적시에 대응할 수 있기 때문입니다.
이는 디지털 인쇄소 내부의 효율성을 높일 뿐만 아니라 직원들의 만족도도 높여줍니다. 왜냐하면 문제를 조기에 파악하면 최적의 대응 조치를 취할 수 있기 때문입니다.
자동화는 업무 병목 현상, 초과 근무 및 주말 근무를 크게 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 이는 인건비를 절감할 뿐만 아니라, 직원들이 자신의 가치를 인정받고 있다고 느끼게 하는 데에도 기여합니다.
Xerox FreeFlow는 주로 인쇄 전 단계의 워크플로우를 위해 고안되었습니다. 사진: 스크린샷
자동화는 서로 협력해야만 가능합니다
자동화는 그 자체를 목적으로 하는 것이 아니라, 효율성 제고, 품질 향상 및 직원의 업무 부담 경감을 위한 수단입니다. 그러나 자동화는 그 기반이 되는 프로세스를 이해하고, 문서화하며, 관리할 때만 성공할 수 있습니다.
따라서 체계적으로 설계된 워크플로는 자동화의 필수 조건입니다. 프로세스 제어를 통해 이 워크플로가 투명하고, 제어 가능하며, 유연하게 유지되도록 보장함으로써 디지털 인쇄 생산을 미래에 대비할 수 있게 합니다.