Il primo passo per ottimizzare i processi nelle tipografie viene spesso trascurato: senza un flusso di lavoro ben definito e accettato da tutti i collaboratori, l’automazione non è possibile.
Il settore della stampa digitale è sotto enorme pressione: costi in aumento, carenza di personale qualificato e la richiesta di una produzione sostenibile costringono le aziende a rendere i propri processi più efficienti. L’automazione sembra la risposta più logica. Ma per avviare la trasformazione dei processi manuali in flussi automatizzati, bisogna procedere in modo strutturato. Solo così l’automazione può avere successo a lungo termine.
Workflow – molto più di una semplice parola alla moda
Negli ultimi anni, il tema del “flusso di lavoro” ha acquisito sempre più importanza nel settore della stampa. Questo non dipende solo dalla crescente disponibilità di soluzioni software specializzate, come ad esempio HP Site Flow, Xerox FreeFlow (video) o OneVision Wide Format Automation Suite, ma anche dal contesto economico e sociale. Ma cos’è esattamente un flusso di lavoro?
Secondo Wikipedia, un flusso di lavoro è una «sequenza spaziale e temporale di operazioni lavorative funzionalmente, fisicamente o tecnicamente correlate in un posto di lavoro». Nel settore della stampa digitale, questo concetto va ben oltre i semplici processi di stampa e finitura. Dal primo contatto con il cliente, passando per la preparazione dei dati, la pianificazione della produzione e la logistica, fino al calcolo dei costi a posteriori e alla fatturazione: ognuna di queste fasi fa parte di un flusso di lavoro completo.
Un problema fondamentale: molti processi della quotidianità aziendale sono difficili da comprendere per chi non ne fa parte – e spesso anche per la dirigenza. Se i flussi di lavoro sono piuttosto informali o non documentati, è difficile migliorarli. Ma soprattutto, diventa quasi impossibile automatizzarli, in tutto o in parte.
Site Flow è un software per la gestione dei flussi di lavoro di HP – Foto: screenshot
La documentazione è solo il primo passo
L’automazione significa affidare i processi lavorativi a macchine o software che poi li eseguono in modo autonomo. Sembra semplice, ma nella pratica è una cosa complessa e spesso suscita anche qualche timore. Infatti, quando si parla di automazione, i dipendenti temono che le loro routine abituali possano cambiare o addirittura che rischino di perdere il posto di lavoro.
Molte tipografie, quando cercano di attuare strategie di automazione complete, si scontrano già con delle difficoltà nella documentazione dei flussi di lavoro. Infatti, anche se ci sono delle linee guida, è possibile che alcuni dipendenti o interi reparti non le seguano nella pratica quotidiana.
In questo caso può essere d’aiuto il supporto esterno di società di consulenza specializzate. Queste non solo mettono a disposizione competenze tecniche, ma anche esperienza nella gestione del cambiamento – un fattore di successo spesso sottovalutato. Perché i cambiamenti non vanno solo pianificati, ma anche accompagnati. E il modo migliore per farlo è con un partner che conosca bene il settore e ne capisca le sfide. Per questo motivo, chi offre software per i flussi di lavoro e soluzioni di automazione di solito propone anche servizi di consulenza.
Spesso, però, per progetti di automazione più grandi è meglio rivolgersi a società di consulenza indipendenti come Colorbugs, Schwarz Consulting o FourPees. Queste, infatti, hanno una visione più ampia dei prodotti disponibili sul mercato e possono quindi mettere insieme la soluzione migliore per il cliente, indipendentemente dal produttore.
Oltre al software di automazione, OneVision offre anche consulenza sui flussi di lavoro. Foto: screenshot.
Verso l’automazione
Perché l’automazione funzioni, devono essere soddisfatti cinque requisiti:
- Definizione degli obiettivi: cosa si vuole automatizzare – e perché? Quali indicatori misurano il successo?
- Analisi dei processi: quali fasi del flusso di lavoro si prestano effettivamente all’automazione?
- Scelta della tecnologia: quali strumenti, piattaforme o macchinari sono adatti? Oltre alla robotica e all’intelligenza artificiale, anche semplici modifiche al flusso di lavoro possono avere un grande impatto.
- Attuazione: bisogna tenere conto degli aspetti tecnici, organizzativi e giuridici.
- Integrazione dei dipendenti: formazione, motivazione e coinvolgimento sono fondamentali per l’accettazione.
L’automazione non è quindi un progetto una tantum, ma un processo continuo che di solito parte dalla documentazione del flusso di lavoro attuale. Questo, però, va monitorato costantemente.
Il controllo dei processi significa raccogliere, analizzare e visualizzare i dati relativi a ogni fase del flusso di lavoro. Solo così è possibile individuare i colli di bottiglia, evitare errori e garantire la qualità. I sistemi moderni si affidano sempre più all’intelligenza artificiale per riconoscere schemi ricorrenti e fare previsioni che vanno oltre l’esperienza umana.
Il controllo dei processi, però, non è un compito esclusivo del management. Dovrebbe coinvolgere tutti i livelli dell’azienda. Infatti, solo se tutte le persone coinvolte hanno accesso alle informazioni rilevanti per loro all’interno del flusso di lavoro, possono prendere decisioni ben fondate e reagire in tempo.
Questo non solo migliora l’efficienza all’interno della tipografia digitale, ma aumenta anche la soddisfazione dei dipendenti. Infatti, chi viene informato per tempo dei problemi può intervenire in modo ottimale.
L’automazione può aiutare a ridurre notevolmente i colli di bottiglia, gli straordinari e il lavoro nel fine settimana. Questo non solo fa risparmiare sui costi salariali, ma contribuisce anche a far sentire i dipendenti apprezzati.
Xerox FreeFlow è pensato soprattutto per i flussi di lavoro in fase di prestampa. Foto: screenshot
L’automazione funziona solo se lavoriamo insieme
L’automazione non è fine a se stessa, ma uno strumento per aumentare l’efficienza, migliorare la qualità e alleggerire il carico di lavoro dei dipendenti. Ma l’automazione può avere successo solo se i processi alla base vengono compresi, documentati e controllati.
Un flusso di lavoro ben strutturato è quindi il presupposto fondamentale per l’automazione. Il controllo dei processi garantisce che questo flusso di lavoro rimanga trasparente, gestibile e adattabile, rendendo la produzione di stampa digitale pronta per il futuro.