Il settore della stampa sta affrontando un cambiamento radicale: le tecnologie cloud stanno rendendo i flussi di lavoro più veloci, flessibili e affidabili. Cosa dovrebbero tenere in considerazione i fornitori di servizi di stampa (PSP) per utilizzare le soluzioni cloud in modo efficiente?
Nel 2026, un flusso di lavoro moderno non si limiterà più alla semplice automazione delle singole fasi di produzione. Comprenderà invece l’integrazione digitale completa tra l’accettazione degli ordini, la preparazione dei dati, la produzione e la consegna.
I sistemi basati sul cloud costituiscono la spina dorsale di questi processi. Offrono accesso in tempo reale ai dati di produzione, indipendentemente dalla posizione, e creano le basi per una collaborazione senza intoppi tra clienti, agenzie e fornitori di servizi di stampa (PSP).
Il cloud: vantaggi e svantaggi per i PSP
In sostanza, il cloud è una rete di server accessibili tramite Internet. Invece di archiviare dati e applicazioni localmente su un computer o un server nella tipografia, questi vengono ospitati sui server del provider di servizi cloud.
Questo offre numerosi vantaggi. I dipendenti possono accedere ai dati di produzione, agli ordini e al software da qualsiasi luogo e anche mentre sono in viaggio. L’archiviazione centralizzata aiuta a prevenire errori causati da dati duplicati o versioni non aggiornate. Dato che è il fornitore di servizi cloud a occuparsi della manutenzione, il carico di lavoro IT in sede si riduce. Questo può portare a risparmi notevoli, soprattutto per i piccoli fornitori di servizi di stampa (PSP) che non dispongono di un reparto IT dedicato. I servizi cloud sono inoltre altamente scalabili. In caso di nuovi dipendenti o ordini di grandi dimensioni, è possibile aggiungere facilmente capacità aggiuntive.
Tuttavia, ci sono anche potenziali svantaggi per i PSP che decidono di avvalersi, in parte o del tutto, dei servizi cloud. Spesso non è facile capire dove siano realmente archiviati i dati. Questo può portare a problemi di conformità con i clienti. Inoltre, le aziende che usano applicazioni cloud dipendono sempre da una connessione Internet stabile e veloce. Spesso c’è anche il timore che, utilizzando i servizi cloud, sia più facile cadere vittima di attacchi informatici.
Software as a Service (SaaS) e servizi cloud: qual è la differenza?
Il SaaS è un modello specifico nell’ambito della tecnologia cloud in cui le applicazioni software vengono fornite e utilizzate tramite Internet. Invece di installare i programmi sul proprio computer, gli utenti accedono all’applicazione tramite un browser web o un’app. Tra gli esempi ci sono Microsoft 365, Adobe Express o Datev Unternehmen Online.
Il termine “servizi cloud” è un concetto generico che, oltre al SaaS, comprende anche l’Infrastructure as a Service (IaaS) e la Platform as a Service (PaaS). Mentre il SaaS permette di utilizzare software già pronto, l’IaaS e il PaaS forniscono risorse IT di base come server, spazio di archiviazione o piattaforme di sviluppo.
Esempi di casi d’uso del cloud in una tipografia
Le soluzioni cloud sono già in uso in molti posti nelle tipografie digitali e nelle aziende di segnaletica:
- Gestione amministrativa, dei clienti e dei contatti (ad es. iCloud, Google One)
- Registrazione delle ore di lavoro (ad es. Toggl)
- Consegna e archiviazione dei dati (ad es. WeTransfer)
- Ottimizzazione dei dati e preparazione alla stampa (ad es. Printfactory Connect)
- Controllo, assistenza e monitoraggio delle macchine (ad es. Mutoh Direct)
- Logistica e tracciamento delle spedizioni (ad es. Paketda)
- Fatturazione, gestione finanziaria e contabilità (ad es. Lexware)
Nella maggior parte dei casi, soprattutto nelle aziende più piccole, si tratta di soluzioni personalizzate. Questo significa che l’azienda non usa un solo cloud, ma diversi cloud di fornitori molto diversi tra loro.
Ciononostante, di solito si nota un aumento significativo della produttività quando si usano i servizi cloud. Questo vale soprattutto se i dipendenti lavorano in modalità ibrida, da casa o da remoto, dato che possono accedere facilmente a tutti i dati importanti tramite laptop o smartphone. Eventuali cambiamenti o ritardi che si verificano sul posto di lavoro sono subito visibili a tutti i colleghi coinvolti. Non servono più lunghe telefonate o comunicazioni tramite app di messaggistica. Tuttavia, l’utilizzo di tanti servizi cloud diversi può anche creare problemi con un PSP. Questo perché gli abbonamenti cloud gratuiti o a basso costo, come Apple iCloud, non sono pensati per un uso professionale. Il fornitore può quindi bloccare rapidamente l’account a causa della violazione dei termini e delle condizioni. Di conseguenza, potresti perdere l’accesso a dati aziendali importanti e, forse, anche a hardware di valore.
Quando si utilizzano tanti servizi cloud diversi, c’è sempre il rischio che si verifichino errori di trasmissione durante la copia manuale o la sincronizzazione automatica. Le questioni relative alla protezione dei dati possono essere complesse, soprattutto quando si utilizzano servizi cloud con sedi in paesi al di fuori dell’UE.
Infine, c’è anche la questione dell’efficienza economica. Nella maggior parte dei casi, il canone mensile per utente e mese per i servizi cloud è relativamente basso. Tuttavia, anche solo una manciata di app e servizi può diventare rapidamente costosa per le aziende con anche solo una dozzina di dipendenti. Inoltre, gestire diversi abbonamenti cloud può comportare un notevole sforzo amministrativo.
Crea soluzioni cloud efficienti
L’utilizzo di tante soluzioni cloud diverse per le singole aree di lavoro all’interno di un PSP è particolarmente allettante per le aziende più piccole. Questo perché i singoli servizi sono spesso piuttosto facili da configurare e utilizzare.
Le soluzioni cloud complete per il settore della stampa, come quelle della famiglia Agfa Asanti, Caldera Primecenter, Roland DG Connect o HP PrintOS, invece, coprono gran parte della catena di processo, dal negozio online alla fatturazione, in un’unica applicazione cloud. Tuttavia, l’installazione e la configurazione iniziale possono richiedere parecchio tempo.
Questo perché bisogna mappare processi molto complessi all’interno dell’azienda. Inoltre, molte soluzioni funzionano in modalità ibrida, quindi in alcuni casi bisogna installare software aggiuntivo in loco. Spesso, i fornitori di servizi di stampa devono ricorrere a consulenti freelance o a collaboratori di rivenditori specializzati. Questo può comportare costi iniziali piuttosto elevati.
Tuttavia, se l’introduzione dei servizi cloud in una tipografia viene gestita in modo professionale, sono ipotizzabili anche ulteriori passi verso l’automazione . Ad esempio, è possibile configurare flussi di lavoro via e-mail a prova di audit, ad esempio con Konnect E-Mail.
I servizi cloud di solito dispongono anche di API (Application Programming Interface, interfacce di programmazione delle applicazioni). Queste interfacce permettono a diverse applicazioni software di comunicare tra loro e scambiarsi dati o funzioni. Ciò consente di collegare le applicazioni da ufficio esistenti con software per la pianificazione e il controllo della produzione, la finitura e la logistica. Il risultato è un flusso di lavoro coerente e trasparente, in cui è possibile svolgere molti lavori da qualsiasi parte del mondo.
Il cloud è una soluzione vantaggiosa per i PSP nel lungo periodo?
Probabilmente la maggior parte dei fornitori di servizi di stampa (PSP) e dei produttori di insegne utilizza già soluzioni cloud, anche se si tratta solo di singole app sugli smartphone dei dipendenti. Senza MS SharePoint, Google Cloud Storage, la posta elettronica mobile o capacità aggiuntive di server e computer, ad esempio da AWS, molti fornitori di servizi di stampa non riuscirebbero più a gestire la loro attività quotidiana.
Tuttavia, non tutti i fornitori di servizi di stampa hanno compiuto il passo successivo verso una maggiore efficienza. Infatti, grazie ai servizi cloud che integrano tutti i processi chiave dell’azienda, molte delle tipiche fonti di errore vengono eliminate. Si stanno creando ambienti di lavoro moderni e flessibili, in grado di attrarre dipendenti altamente qualificati e di attirare giovani talenti.
Al momento, le soluzioni cloud complete e su misura per le piccole imprese sono spesso ancora troppo complicate o semplicemente troppo costose. Speriamo che nel prossimo futuro arrivino sul mercato servizi semplici e pratici pensati proprio per loro.
Perché una cosa è già certa: l’intelligenza artificiale porterà il cloud e l’efficienza a un livello completamente nuovo anche per le tipografie. Le aziende del settore della stampa che non possono o non vogliono stare al passo con questa evoluzione, in futuro avranno successo solo in nicchie molto ristrette.
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