El primer paso para optimizar los procesos en las imprentas suele pasarse por alto: sin un flujo de trabajo bien definido y aceptado por todo el personal, la automatización no es posible.
El sector de la impresión digital está bajo una presión enorme: el aumento de los costes, la falta de personal cualificado y el deseo de una producción sostenible obligan a las empresas a hacer que sus procesos sean más eficientes. La automatización parece la respuesta lógica. Pero para poner en marcha la transformación de los procesos manuales en flujos de trabajo automatizados, hay que actuar de forma estructurada. Solo así la automatización puede tener éxito a largo plazo.
Flujo de trabajo: algo más que una simple palabra de moda
En los últimos años, el tema del «flujo de trabajo» ha cobrado mucha importancia en el sector de la impresión. Esto no se debe solo a la creciente disponibilidad de soluciones de software especializadas, como HP Site Flow, Xerox FreeFlow (vídeo) o OneVision Wide Format Automation Suite, sino también a las condiciones económicas y sociales. Pero, ¿qué es exactamente un flujo de trabajo?
Según Wikipedia, un flujo de trabajo o proceso de trabajo es una «secuencia espacial y temporal de operaciones relacionadas entre sí desde el punto de vista funcional, físico o técnico en un puesto de trabajo». En la práctica del sector de la impresión digital, esto abarca mucho más que los procesos de impresión y acabado propiamente dichos. Desde el primer contacto con el cliente, pasando por la preparación de datos, la planificación de la producción y la logística, hasta el cálculo posterior de costes y la facturación: cada uno de estos pasos forma parte de un flujo de trabajo integral.
Un problema clave: muchos procesos del día a día de una empresa son difíciles de entender para los que no están dentro —y a menudo incluso para la propia dirección—. Si los flujos de trabajo son más bien informales o no están documentados, resulta complicado mejorarlos. Pero, sobre todo, se hace casi imposible automatizarlos total o parcialmente.
Site Flow es un programa de gestión de flujos de trabajo de HP. Foto: captura de pantalla
La documentación es solo el primer paso
La automatización consiste en delegar los procesos de trabajo a máquinas o programas informáticos, que luego los llevan a cabo de forma autónoma. Suena sencillo, pero en la práctica es complicado y, a menudo, genera inquietudes. Y es que, ante los procesos de automatización, los empleados y empleadas temen por sus rutinas habituales o incluso por su puesto de trabajo.
Muchas imprentas se topan con sus límites a la hora de documentar los flujos de trabajo cuando intentan poner en práctica estrategias de automatización integrales. Y es que, aunque haya instrucciones, puede que algunos empleados o incluso departamentos enteros no las sigan en el día a día.
En este sentido, puede ser útil contar con ayuda externa de empresas de consultoría especializadas. Estas no solo aportan conocimientos técnicos, sino también experiencia en gestión del cambio, un factor de éxito que a menudo se subestima. Y es que los cambios no solo hay que planificarlos, sino también acompañarlos. Y la mejor forma de hacerlo es con un socio que hable el idioma del sector y conozca los retos. Por eso, los proveedores de software de flujos de trabajo y soluciones de automatización suelen ofrecer también servicios de consultoría.
Sin embargo, a menudo conviene recurrir a empresas de consultoría independientes, como Colorbugs, Schwarz Consulting o FourPees, para tareas de automatización más complejas. Y es que estas empresas tienen una visión más amplia de los productos disponibles en el mercado. Por eso, pueden diseñar la solución óptima para el cliente sin limitarse a un solo fabricante.
Además de software de automatización, OneVision también ofrece asesoramiento sobre flujos de trabajo. Foto: captura de pantalla.
Hacia la automatización
Para que la automatización funcione, hay que cumplir cinco requisitos:
- Definición de objetivos: ¿ Qué se va a automatizar y por qué? ¿Qué indicadores miden el éxito?
- Análisis de procesos: ¿Qué pasos del flujo de trabajo se prestan realmente a la automatización?
- Elección de la tecnología: ¿qué herramientas, plataformas o máquinas son las adecuadas? Además de la robótica y la IA, incluso unos sencillos ajustes en los flujos de trabajo pueden tener un gran impacto.
- Puesta en práctica: hay que tener en cuenta los aspectos técnicos, organizativos y legales.
- Integración de los empleados: la formación, la motivación y la participación son fundamentales para que se acepte el cambio.
Así que la automatización no es un proyecto puntual, sino un proceso continuo que suele empezar con la documentación del flujo de trabajo actual. Pero hay que ir supervisándolo constantemente.
El control de procesos consiste en recopilar, analizar y visualizar datos sobre cada paso del flujo de trabajo. Solo así se pueden detectar los cuellos de botella, evitar errores y garantizar la calidad. Los sistemas modernos recurren cada vez más a la inteligencia artificial para detectar patrones y hacer predicciones que van más allá de la experiencia humana.
Sin embargo, el control de procesos no es una tarea exclusiva de la dirección. Debería involucrar a todos los niveles de la empresa. Y es que solo si todos los implicados tienen acceso a la información relevante para ellos dentro del flujo de trabajo, podrán tomar decisiones bien fundamentadas y reaccionar a tiempo.
Esto no solo mejora la eficiencia dentro de la imprenta digital, sino que también aumenta la satisfacción de los empleados y empleadas. Y es que, si te enteras de los problemas con antelación, puedes tomarlas las medidas adecuadas para solucionarlos.
La automatización puede ayudar a reducir considerablemente los cuellos de botella, las horas extras y el trabajo los fines de semana. Esto no solo ahorra costes salariales, sino que también contribuye a que los empleados y las empleadas se sientan valorados.
Xerox FreeFlow está pensado sobre todo para flujos de trabajo en la fase de preimpresión. Foto: captura de pantalla
La automatización solo funciona si colaboramos
La automatización no es un fin en sí misma, sino un medio para aumentar la eficiencia, mejorar la calidad y aliviar la carga de trabajo de los empleados. Pero la automatización solo puede tener éxito si se comprenden, documentan y controlan los procesos subyacentes.
Por eso, un flujo de trabajo bien diseñado es imprescindible para la automatización. El control de los procesos garantiza que este flujo de trabajo siga siendo transparente, controlable y adaptable, y prepara la producción de impresión digital para el futuro.