Die Druckbranche steht vor einem tiefgreifenden Wandel: Cloud-Technologien machen Arbeitsabläufe schneller, flexibler und zuverlässiger. Worauf sollten Druckdienstleister achten, um Cloud-Lösungen effizient zu nutzen?

Im Jahr 2026 bedeutet ein moderner Arbeitsablauf weit mehr als nur die Automatisierung einzelner Produktionsschritte. Er umfasst die vollständige digitale Vernetzung von Auftragsannahme, Datenaufbereitung, Produktion und Auslieferung.

Cloud-basierte Systeme bilden das Rückgrat dieser Prozesse. Sie ermöglichen den ortsunabhängigen Zugriff auf Produktionsdaten in Echtzeit und schaffen die Grundlage für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Kunden, Agenturen und Druckdienstleistern.

All-in-One-Cloud-Lösung für die Druckbranche: HP PrintOS.

Die Cloud: Vor- und Nachteile für Druckdienstleister

Im Kern ist die Cloud ein Netzwerk aus Servern, auf die über das Internet zugegriffen werden kann. Anstatt Daten und Anwendungen lokal auf einem Computer oder Server in der Druckerei zu speichern, werden sie auf den Servern des Cloud-Anbieters gehostet.

Dies bietet zahlreiche Vorteile. Mitarbeiter können von jedem Ort aus und auch unterwegs auf Produktionsdaten, Aufträge und Software zugreifen. Die zentrale Speicherung trägt dazu bei, Fehler durch doppelte Daten oder veraltete Versionen zu vermeiden. Da der Cloud-Anbieter die Wartung übernimmt, reduziert sich der IT-Aufwand vor Ort. Dies kann zu erheblichen Einsparungen führen, insbesondere bei kleineren Druckdienstleistern ohne eigene IT-Abteilung. Cloud-Dienste sind zudem in hohem Maße skalierbar. Bei neuen Mitarbeitern oder Großaufträgen lassen sich zusätzliche Kapazitäten problemlos hinzufügen.

Allerdings gibt es für Zahlungsdienstleister auch potenzielle Nachteile, wenn sie Cloud-Dienste teilweise oder vollständig nutzen. Oft ist es nicht einfach festzustellen, wo die Daten tatsächlich gespeichert sind. Dies kann zu Compliance-Problemen mit Kunden führen. Zudem sind Unternehmen, die auf Cloud-Anwendungen setzen, stets auf eine stabile und schnelle Internetverbindung angewiesen. Häufig besteht zudem die Befürchtung, dass man bei der Nutzung von Cloud-Diensten leichter Opfer von Cyberangriffen werden könnte.

In Deutschland weit verbreitet für die Buchhaltung und die Vorbereitung der Buchung in der Cloud: Datev Unternehmen online.

Software as a Service (SaaS) und Cloud-Dienste – Worin besteht der Unterschied?

SaaS ist ein spezielles Modell im Bereich der Cloud-Technologie, bei dem Softwareanwendungen über das Internet bereitgestellt und genutzt werden. Anstatt Programme lokal zu installieren, greifen die Nutzer über einen Webbrowser oder eine App auf die Anwendung zu. Beispiele hierfür sind Microsoft 365, Adobe Express oder Datev Unternehmen Online.

„Cloud-Dienste“ ist ein Oberbegriff, der neben SaaS auch „Infrastructure as a Service“ (IaaS) und „Platform as a Service“ (PaaS) umfasst. Während SaaS die Nutzung von vorgefertigter Software ermöglicht, stellen IaaS und PaaS grundlegende IT-Ressourcen wie Server, Speicher oder Entwicklungsplattformen bereit.

Der komplette Arbeitsablauf einer Großformatdruckerei mit Cloud-Unterstützung: Print Factory.

Beispiele für Anwendungsfälle der Cloud in einer Druckerei

Cloud-Lösungen kommen in Digitaldruckereien und Schilderherstellern bereits an vielen Stellen zum Einsatz:

  • Verwaltung, Kunden- und Kontaktmanagement (z. B. iCloud, Google One)
  • Erfassung der Arbeitszeiten (z. B. Toggl)
  • Datenübermittlung und -archivierung (z. B. WeTransfer)
  • Datenoptimierung und Druckvorbereitung (z. B. Printfactory Connect)
  • Steuerung, Wartung und Überwachung von Maschinen (z. B. Mutoh Direct)
  • Logistik und Sendungsverfolgung (z. B. Paketda)
  • Rechnungsstellung, Finanzmanagement und Buchhaltung (z. B. Lexware)

In den meisten Fällen, insbesondere in kleineren Unternehmen, handelt es sich dabei um individuelle Lösungen. Das bedeutet, dass das Unternehmen nicht nur eine, sondern mehrere Clouds von sehr unterschiedlichen Anbietern nutzt.

Dennoch lässt sich bei der Nutzung von Cloud-Diensten in der Regel eine spürbare Produktivitätssteigerung verzeichnen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Mitarbeiter teilweise hybrid, im Homeoffice oder aus der Ferne arbeiten, da sie über Laptop oder Smartphone problemlos auf alle wichtigen Daten zugreifen können. Änderungen oder Verzögerungen, die vor Ort auftreten, sind für alle zuständigen Kollegen schnell ersichtlich. Langwierige Telefonate oder die Kommunikation über Messaging-Apps sind nicht mehr erforderlich. Allerdings können viele verschiedene Cloud-Dienste bei einem PSP auch Herausforderungen mit sich bringen. Denn kostenlose oder kostengünstige Cloud-Abonnements wie beispielsweise Apple iCloud sind nicht für den professionellen Einsatz vorgesehen. Der Anbieter kann das Konto daher schnell sperren, da gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen wurde. Infolgedessen könnte der Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten und möglicherweise auch auf wertvolle Hardware verloren gehen.

Bei der Nutzung zahlreicher verschiedener Cloud-Dienste besteht stets die Möglichkeit, dass es beim manuellen Kopieren oder bei der automatischen Synchronisierung zu Übertragungsfehlern kommt. Fragen des Datenschutzes können sich als heikel erweisen, insbesondere bei der Nutzung von Cloud-Diensten mit Standorten in Nicht-EU-Ländern.

Schließlich stellt sich auch die Frage nach der Wirtschaftlichkeit. In den meisten Fällen ist die monatliche Gebühr pro Nutzer und Monat für Cloud-Dienste relativ gering. Doch schon eine Handvoll Apps und Dienste kann für Unternehmen mit nur einem Dutzend Mitarbeitern schnell teuer werden. Zudem kann die Verwaltung mehrerer Cloud-Abonnements einen erheblichen Verwaltungsaufwand verursachen.

Einfach zu bedienende Cloud-Tools für Rechnungsstellung und Buchhaltung: Lexware Office.

Effiziente Cloud-Lösungen entwickeln

Der Einsatz zahlreicher verschiedener Cloud-Lösungen für die einzelnen Arbeitsbereiche innerhalb eines Dienstleistungsunternehmens ist insbesondere für kleinere Unternehmen verlockend. Dies liegt daran, dass die einzelnen Dienste oft recht einfach einzurichten und zu nutzen sind.

Umfassende Cloud-Lösungen für die Druckindustrie, wie beispielsweise die der Agfa Asanti-Familie, Caldera Primecenter, Roland DG Connect oder HP PrintOS, decken hingegen einen Großteil der Prozesskette vom Webshop bis zur Rechnungsstellung in einer einzigen Cloud-Anwendung ab. Die Installation und die Ersteinrichtung können jedoch recht zeitaufwendig sein.

Dies liegt daran, dass umfangreiche Prozesse im Unternehmen abgebildet werden müssen. Zudem werden viele Lösungen hybrid betrieben, sodass in einigen Fällen zusätzliche Software vor Ort installiert werden muss. In vielen Fällen müssen Druckdienstleister freiberufliche Berater oder Mitarbeiter von Fachhändlern hinzuziehen. Dies kann zu erheblichen Anfangskosten führen.

Wird die Einführung von Cloud-Diensten in einer Druckerei jedoch fachgerecht begleitet, sind auch weitere Automatisierungsschritte denkbar . So lassen sich beispielsweise revisionssichere E-Mail-Workflows einrichten, z. B. mit Konnect E-Mail.

Cloud-Dienste verfügen in der Regel auch über APIs (Application Programming Interfaces). Diese Schnittstellen ermöglichen es verschiedenen Softwareanwendungen, miteinander zu kommunizieren und Daten oder Funktionen auszutauschen. Auf diese Weise lassen sich bestehende Office-Anwendungen mit Software für die Produktionsplanung und -steuerung, die Weiterverarbeitung und die Logistik verknüpfen. Das Ergebnis ist ein einheitlicher, transparenter Arbeitsablauf, in dem viele Aufgaben von jedem Ort der Welt aus erledigt werden können.

Lohnt sich die Cloud für PSPs langfristig?

Cloud-Lösungen werden wahrscheinlich bereits bei den meisten Druckdienstleistern und Schilderherstellern eingesetzt, selbst wenn es sich dabei lediglich um einzelne Apps auf den Smartphones der Mitarbeiter handelt. Ohne MS SharePoint, Google Cloud Storage, mobile E-Mail oder zusätzliche Server- und Rechnerkapazitäten, beispielsweise von AWS, können viele Druckdienstleister ihren Geschäftsalltag nicht mehr bewältigen.

Allerdings haben noch nicht alle Druckdienstleister den nächsten Schritt zur Steigerung der Effizienz vollzogen. Denn durch Cloud-Dienste, die alle wichtigen Prozesse im Unternehmen abbilden, werden viele typische Fehlerquellen beseitigt. So entstehen moderne, flexible Arbeitsplätze, die für hochqualifizierte Mitarbeiter attraktiv sind und junge Talente anziehen.

Derzeit sind umfassende, gut angepasste Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen oft noch zu kompliziert oder schlichtweg zu teuer. Hoffentlich kommen in naher Zukunft einfache, praxisorientierte Dienste für diese Unternehmen auf den Markt.

Denn eines steht bereits fest: Künstliche Intelligenz wird auch für Druckereien die Cloud und die Effizienz auf ein völlig neues Niveau heben. Unternehmen aus der Druckbranche, die sich diesem Trend nicht anpassen können oder wollen, werden künftig nur noch in sehr kleinen Nischen erfolgreich sein.

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