Det første skridt i optimeringen af processer i trykkerier overses ofte: Uden en fastlagt arbejdsgang, som alle medarbejdere accepterer, er automatisering ikke mulig.
Den digitale trykbranche er under enormt pres: stigende omkostninger, mangel på faglært arbejdskraft og ønsket om bæredygtig produktion tvinger virksomhederne til at gøre deres processer mere effektive. Automatisering synes at være den logiske løsning. Men for at sætte gang i omstillingen fra manuelle til automatiserede processer er det nødvendigt at gå struktureret til værks. Kun på den måde kan automatiseringen blive en varig succes.
Workflow – mere end blot et modebegreb
I de seneste år har emnet »workflow« fået stadig større betydning i trykkeribranchen. Det skyldes ikke kun den stigende tilgængelighed af specialiserede softwareløsninger, såsom HP Site Flow, Xerox FreeFlow (video) eller OneVision Wide Format Automation Suite, men også de økonomiske og samfundsmæssige rammebetingelser. Men hvad er en workflow egentlig?
Ifølge Wikipedia er en arbejdsgang eller et workflow en »rumlig og tidsmæssig rækkefølge af arbejdsprocesser, der hører sammen funktionelt, fysisk eller teknisk på en arbejdsplads«. I praksis inden for den digitale trykindustri omfatter dette langt mere end blot selve tryk- og efterbehandlingsprocesserne. Fra den første kundekontakt over databehandling, produktionsplanlægning og logistik til efterberegning og fakturering – hvert af disse trin er en del af en omfattende arbejdsgang.
Et centralt problem: Mange af de daglige processer i en virksomhed er svære at gennemskue for udenforstående – og ofte også for ledelsen. Hvis arbejdsgangene er ret uformelle eller ikke er dokumenterede, er det svært at forbedre dem. Men frem for alt bliver det næsten umuligt at automatisere dem helt eller delvist.
Site Flow er et workflow-program fra HP – Foto: Skærmbillede
Dokumentation er kun det første skridt
Automatisering betyder, at arbejdsprocesser overføres til maskiner eller software, som derefter udfører dem selvstændigt. Det lyder enkelt, men er i praksis kompliceret og ofte forbundet med frygt. Medarbejderne frygter nemlig, at automatiseringsprocesserne vil ændre deres vante arbejdsgange eller endda true deres arbejdsplads.
Mange trykkerier støder allerede på begrænsninger i dokumentationen af arbejdsgangene, når de skal gennemføre omfattende automatiseringsstrategier. For selv om der findes retningslinjer, bliver disse muligvis ikke overholdt i hverdagen af enkelte medarbejdere eller hele afdelinger.
Her kan ekstern støtte fra specialiserede konsulentfirmaer være til hjælp. Disse bidrager ikke blot med teknisk know-how, men også med erfaring inden for forandringsledelse – en succesfaktor, der ofte undervurderes. For forandringer skal ikke blot planlægges, men også ledsages. Og det lykkes bedst med en partner, der taler branchens sprog og kender udfordringerne. Udbydere af workflow-software og automatiseringsløsninger tilbyder derfor oftest også konsulenttjenester.
Ofte er det dog en god idé at inddrage uafhængige konsulentfirmaer som f.eks. Colorbugs, Schwarz Consulting eller FourPees til større automatiseringsopgaver. De har nemlig et bredere overblik over de produkter, der findes på markedet. De kan derfor sammensætte den optimale løsning for kunden på tværs af forskellige producenter.
OneVision tilbyder ud over automatiseringssoftware også rådgivning om arbejdsgange. Foto: Skærmbillede.
På vej mod automatisering
For at automatiseringen skal lykkes, skal fem forudsætninger være opfyldt:
- Målfastsættelse: Hvad skal automatiseres – og hvorfor? Hvilke nøgletal måler succesen?
- Procesanalyse: Hvilke processer i arbejdsgangen egner sig overhovedet til automatisering?
- Valg af teknologi: Hvilke værktøjer, platforme eller maskiner er egnede? Ud over robotteknologi og kunstig intelligens kan også enkle tilpasninger af arbejdsgangene have stor effekt.
- Gennemførelse: Der skal tages højde for tekniske, organisatoriske og juridiske aspekter.
- Medarbejderintegration: Uddannelse, motivation og inddragelse er afgørende for accepten.
Automatisering er altså ikke et engangsprojekt, men en løbende proces, der som regel indledes med dokumentationen af de nuværende arbejdsgange. Denne skal dog overvåges løbende.
Proceskontrol indebærer, at man indsamler, analyserer og visualiserer data om hvert trin i arbejdsgangen. Kun på den måde kan man identificere flaskehalse, undgå fejl og sikre kvaliteten. Moderne systemer benytter i stigende grad kunstig intelligens til at genkende mønstre og udarbejde prognoser, der går ud over menneskets erfaringsgrundlag.
Processtyring er dog ikke en opgave, der udelukkende påhviler ledelsen. Den bør inddrage alle niveauer i virksomheden. For kun hvis alle involverede har adgang til de oplysninger, der er relevante for dem inden for arbejdsgangen, kan de træffe velovervejede beslutninger og reagere i tide.
Det fremmer ikke blot effektiviteten i det digitale trykkeri, men også medarbejdernes tilfredshed. For når man bliver informeret om problemer i god tid, kan man træffe de bedst mulige foranstaltninger.
Automatisering kan være med til at reducere flaskehalse, overarbejde og weekendarbejde betydeligt. Det sparer ikke kun lønomkostninger, men bidrager også til, at medarbejderne føler sig værdsatte.
Xerox FreeFlow er primært beregnet til arbejdsgange i præpressen. Foto: Skærmbillede
Automatisering kan kun lade sig gøre, hvis vi samarbejder
Automatisering er ikke et mål i sig selv, men et middel til at øge effektiviteten, forbedre kvaliteten og aflaste medarbejderne. Automatisering kan dog kun lykkes, hvis de underliggende processer forstås, dokumenteres og kontrolleres.
En gennemtænkt arbejdsgang er derfor en forudsætning for automatisering. Proceskontrol sikrer, at denne arbejdsgang forbliver gennemsigtig, styrbar og fleksibel – og gør produktionen af digitaltryk klar til fremtiden.