Първата стъпка при оптимизирането на процесите в печатниците често се пренебрегва: без ясно дефиниран и приет от всички служители работен поток автоматизацията е невъзможна.
Секторът на цифровия печат е подложен на огромен натиск: нарастващите разходи, недостигът на квалифицирани кадри и стремежът към устойчиво производство принуждават предприятията да оптимизират процесите си. Автоматизацията изглежда като логичният отговор. Но за да се даде старт на прехода от ръчни към автоматизирани процеси, е необходимо да се действа по структуриран начин. Само така автоматизацията може да бъде успешна в дългосрочен план.
Работен процес – нещо повече от просто модна дума
През последните години темата „работен поток“ придоби значителна важност в печатарската индустрия. Това се дължи не само на все по-голямата достъпност на специализирани софтуерни решения, като например HP Site Flow, Xerox FreeFlow (видео) или OneVision Wide Format Automation Suite, но и на икономическите и социалните условия. Но какво точно представлява работният поток?
Според Уикипедия „работният поток“ или „работният процес“ е „пространствена и времева последователност от функционално, физически или технически свързани работни операции на едно работно място“. В практиката на индустрията за дигитален печат това обхваща много повече от самите процеси на печат и довършителни операции. От първия контакт с клиента, през подготовката на данните, планирането на производството и логистиката, до последващото изчисляване на разходите и издаването на фактури – всяка една от тези стъпки е част от цялостен работен поток.
Един основен проблем: много от процесите в ежедневната работа на една фирма са трудни за разбиране от външни лица – а често и от самото ръководство. Когато работните процеси са по-скоро неформални или не са документирани, е трудно да бъдат подобрени. Но преди всичко става почти невъзможно да бъдат автоматизирани изцяло или частично.
Site Flow е софтуер за управление на работните процеси от HP – Снимка: Скрийншот
Документирането е само първата стъпка
Автоматизацията означава прехвърляне на работните процеси към машини или софтуер, които след това ги изпълняват самостоятелно. Това звучи просто, но на практика е сложно и често е свързано с опасения. Причината е, че при процесите на автоматизация служителите се страхуват за обичайните си работни процедури или дори за работните си места.
Много печатници достигат границите на възможностите си още при документирането на работните процеси при внедряването на всеобхватни стратегии за автоматизация. Защото дори и да има инструкции за действие, е възможно те да не се спазват в ежедневната работа от отделни служители или цели отдели.
В този случай външната подкрепа от специализирани консултантски фирми може да бъде от полза. Те разполагат не само с технически опит, но и с опит в управлението на промените – фактор за успех, който често се подценява. Защото промените трябва не само да се планират, но и да се съпътстват. А това се постига най-добре с партньор, който владее езика на бранша и познава предизвикателствата. Затова доставчиците на софтуер за работни потоци и решения за автоматизация обикновено предлагат и консултантски услуги.
Често обаче е целесъобразно при по-големи проекти за автоматизация да се прибегне до услугите на независими консултантски фирми като Colorbugs, Schwarz Consulting или FourPees. Те разполагат с по-широк преглед върху продуктите, предлагани на пазара. По този начин могат да съставят оптималното за клиента решение, независимо от производителя.
Освен софтуер за автоматизация, OneVision предлага и консултации по работните процеси. Снимка: Скрийншот.
По пътя към автоматизацията
За да бъде автоматизацията успешна, трябва да бъдат изпълнени пет условия:
- Определяне на целите: Какво трябва да бъде автоматизирано – и защо? Кои показатели измерват успеха?
- Анализ на процесите: Кои етапи от работния поток изобщо са подходящи за автоматизация?
- Избор на технологии: Кои инструменти, платформи или машини са подходящи? Освен роботиката и изкуствения интелект, дори прости промени в работния процес могат да имат голям ефект.
- Прилагане: Трябва да се вземат предвид техническите, организационните и правните аспекти.
- Интеграция на служителите: Обучението, мотивацията и участието са от решаващо значение за приемането.
Автоматизацията следователно не е еднократен проект, а непрекъснат процес, който обикновено започва с документирането на текущите работни потоци. Той обаче трябва да се наблюдава постоянно.
Контролът на процесите означава събиране, анализ и визуализиране на данни за всеки етап от работния поток. Само по този начин могат да се откриват пречки, да се избягват грешки и да се гарантира качеството. Съвременните системи все по-често разчитат на изкуствен интелект, за да разпознават модели и да правят прогнози, които надхвърлят човешкия опит.
При това контролът върху процесите не е задача, която е запазена изключително за ръководството. Той трябва да обхваща всички нива в предприятието. Защото само когато всички участници имат достъп до информацията, която е от значение за тях в рамките на работния процес, те могат да вземат обосновани решения и да реагират навреме.
Това не само повишава ефективността в цифровата печатница, но и удовлетвореността на служителите. Защото когато човек бъде информиран навреме за възникналите проблеми, той може да предприеме оптимални мерки за справяне с тях.
Автоматизацията може да спомогне за значително намаляване на претоварванията, извънредния труд и работата през уикенда. Това не само спестява разходи за заплати, но и допринася за това служителите да се чувстват ценени.
Xerox FreeFlow е предназначен предимно за работни процеси в предпечатната подготовка. Снимка: Скрийншот
Автоматизацията е възможна само чрез съвместна работа
Автоматизацията не е самоцел, а средство за повишаване на ефективността, подобряване на качеството и облекчаване на натоварването на служителите. Автоматизацията обаче може да бъде успешна само ако основните процеси са разбрани, документирани и контролирани.
Ето защо добре обмисленият работен процес е предпоставка за автоматизацията. Контролът върху процесите гарантира, че този работен процес остава прозрачен, управляем и адаптивен – и подготвя производството на цифров печат за бъдещето.