غالبًا ما يتم تجاهل الخطوة الأولى في تحسين العمليات في مطابع الطباعة: فبدون سير عمل محدد ومقبول من جميع الموظفين، لا يمكن تحقيق الأتمتة.
تتعرض صناعة الطباعة الرقمية لضغوط هائلة: فارتفاع التكاليف، ونقص العمالة الماهرة، والرغبة في الإنتاج المستدام، كلها عوامل تجبر الشركات على جعل عملياتها أكثر كفاءة. يبدو أن الأتمتة هي الحل المنطقي. لكن لبدء عملية تحويل العمليات اليدوية إلى عمليات آلية، يجب اتباع نهج منظم. فهذه هي الطريقة الوحيدة لإنجاح الأتمتة على المدى الطويل.
سير العمل – أكثر من مجرد مصطلح شائع
في السنوات الأخيرة، اكتسب موضوع «سير العمل» أهمية كبيرة في صناعة الطباعة. ولا يرجع ذلك فقط إلى تزايد توفر الحلول البرمجية المتخصصة، مثل HP Site Flow أو Xerox FreeFlow (فيديو) أو OneVision Wide Format Automation Suite، بل يرجع أيضًا إلى الظروف الاقتصادية والمجتمعية السائدة. لكن ما هو سير العمل بالضبط؟
وفقًا لويكيبيديا، يُعرَّف سير العمل أو مسار العمل بأنه «التسلسل المكاني والزماني لعمليات العمل المترابطة وظيفيًّا أو ماديًّا أو تقنيًّا في مكان العمل». وفي الممارسة العملية لصناعة الطباعة الرقمية، يشمل ذلك ما هو أكثر بكثير من مجرد عمليات الطباعة والتشطيب الفعلية. بدءًا من أول اتصال مع العميل، مرورًا بإعداد البيانات وتخطيط الإنتاج واللوجستيات، وصولًا إلى حساب التكاليف اللاحقة وإصدار الفواتير – كل خطوة من هذه الخطوات تشكل جزءًا من سير عمل شامل.
هناك مشكلة أساسية تتمثل في أن العديد من العمليات في الحياة اليومية للشركة يصعب على الغرباء — بل وغالبًا حتى على الإدارة نفسها — فهمها. فإذا كانت مسارات العمل غير رسمية أو غير موثقة، يصعب تحسينها. والأهم من ذلك، يصبح من شبه المستحيل أتمتتها كليًّا أو جزئيًّا.
Site Flow هو برنامج لإدارة سير العمل من شركة HP – الصورة: لقطة شاشة
التوثيق ليس سوى الخطوة الأولى
تعني الأتمتة نقل عمليات العمل إلى آلات أو برامج تقوم بتنفيذها بشكل مستقل. يبدو الأمر بسيطًا، لكنه معقد في الواقع، وغالبًا ما يرتبط بمخاوف. فالموظفون والموظفات يخشون، في ظل عمليات الأتمتة، على إجراءات عملهم المعتادة أو حتى على وظائفهم.
تواجه العديد من مطابع الطباعة حدودًا عند تنفيذ استراتيجيات الأتمتة الشاملة، وذلك حتى في مرحلة توثيق مسارات العمل. فحتى في حالة وجود تعليمات إجرائية، قد لا يلتزم بها بعض الموظفين أو أقسام بأكملها في العمل اليومي.
في هذا الصدد، يمكن أن تساعد الدعم الخارجي الذي تقدمه شركات الاستشارات المتخصصة. فهذه الشركات لا توفر الخبرة الفنية فحسب، بل تتمتع أيضًا بخبرة في إدارة التغيير – وهو عامل نجاح غالبًا ما يُستخف به. فالتغييرات لا تحتاج إلى التخطيط فحسب، بل تحتاج أيضًا إلى مرافقة ومراقبة. ويتم تحقيق ذلك على أفضل وجه من خلال شريك يتقن لغة القطاع ويكون على دراية بالتحديات. ولهذا السبب، غالبًا ما يقدم مزودو برامج سير العمل وحلول الأتمتة خدمات استشارية أيضًا.
ومع ذلك، غالبًا ما يكون من المفيد الاستعانة بشركات استشارية مستقلة مثل Colorbugs أو Schwarz Consulting أو FourPees لتنفيذ مهام الأتمتة الكبيرة. فهذه الشركات تتمتع بنظرة عامة أوسع على المنتجات المتوفرة في السوق. وبالتالي، يمكنها تجميع الحل الأمثل للعميل من بين منتجات مختلف الشركات المصنعة.
تقدم OneVision، إلى جانب برامج الأتمتة، استشارات في مجال سير العمل. الصورة: لقطة شاشة.
في طريقنا نحو الأتمتة
لكي تنجح الأتمتة، يجب استيفاء خمسة شروط:
- تحديد الأهداف: ما الذي يجب أتمتته – ولماذا؟ ما هي المؤشرات التي تقيس النجاح؟
- تحليل العمليات: ما هي العمليات في مسار العمل التي تصلح للأتمتة أصلاً؟
- اختيار التكنولوجيا: ما هي الأدوات أو المنصات أو الآلات المناسبة؟ إلى جانب الروبوتات والذكاء الاصطناعي، يمكن أن تُحدث تعديلات بسيطة في سير العمل تأثيرًا كبيرًا أيضًا.
- التنفيذ: يجب مراعاة الجوانب الفنية والتنظيمية والقانونية.
- إدماج الموظفين: التدريب والتحفيز والمشاركة عوامل حاسمة لتحقيق القبول.
وبالتالي، فإن الأتمتة ليست مشروعاً يُنفذ مرة واحدة، بل هي عملية مستمرة تبدأ في الغالب بتوثيق سير العمل الحالي. إلا أنه يجب مراقبة هذه العملية بشكل مستمر.
يعني التحكم في العمليات جمع البيانات المتعلقة بكل خطوة من خطوات سير العمل وتحليلها وعرضها بصريًّا. فهذه هي الطريقة الوحيدة التي تتيح تحديد نقاط الاختناق وتجنب الأخطاء وضمان الجودة. وفي هذا الصدد، تعتمد الأنظمة الحديثة بشكل متزايد على الذكاء الاصطناعي للتعرف على الأنماط ووضع توقعات تتجاوز نطاق الخبرة البشرية.
ومع ذلك، فإن مراقبة العمليات ليست مهمة حصرية للإدارة. بل ينبغي أن تشمل جميع المستويات في المؤسسة. لأنه لا يمكن لجميع الأطراف المعنية اتخاذ قرارات مدروسة والاستجابة في الوقت المناسب إلا إذا كان لديهم إمكانية الوصول إلى المعلومات ذات الصلة بهم ضمن مسار العمل.
وهذا لا يعزز الكفاءة داخل مطبعة الطباعة الرقمية فحسب، بل يسهم أيضًا في رضا الموظفين والموظفات. فمن يتم إخطاره بالمشاكل في وقت مبكر، يمكنه اتخاذ الإجراءات التصحيحية المثلى.
يمكن أن تساعد الأتمتة في تقليل الاختناقات وعمل الإضافات والعمل في عطلات نهاية الأسبوع بشكل ملحوظ. وهذا لا يوفر تكاليف الأجور فحسب، بل يساهم أيضًا في جعل الموظفين والموظفات يشعرون بالتقدير.
تم تصميم Xerox FreeFlow بشكل أساسي لسير العمل في مرحلة ما قبل الطباعة. الصورة: لقطة شاشة
لا يمكن تحقيق الأتمتة إلا بالتعاون معًا
الأتمتة ليست غاية في حد ذاتها، بل هي وسيلة لزيادة الكفاءة وتحسين الجودة وتخفيف العبء عن الموظفين. لكن الأتمتة لا يمكن أن تنجح إلا إذا تم فهم العمليات الأساسية وتوثيقها ومراقبتها.
لذلك، فإن وجود سير عمل مدروس هو الشرط الأساسي للأتمتة. وتضمن مراقبة العمليات أن يظل سير العمل هذا شفافًا وقابلًا للتحكم وقابلًا للتكيف – مما يجعل إنتاج الطباعة الرقمية جاهزًا لمواجهة المستقبل.