印刷行业正面临一场深刻变革：云技术使工作流程变得更快、更灵活、更可靠。印刷服务提供商（PSP）应关注哪些方面，才能高效利用云解决方案？
到2026年，现代工作流程的含义已远不止于单个生产环节的自动化。它涵盖了订单接收、数据准备、生产和交付之间的全面数字化互联。
基于云的系统构成了这些流程的骨干。它们能够让用户无论身处何地，都能实时访问生产数据，并为客户、代理商和印刷服务提供商（PSPs）之间的无缝协作奠定了基础。
云计算：对支付服务提供商（PSP）的利与弊
从本质上讲，云就是通过互联网可以访问的服务器网络。数据和应用程序不再存储在印刷厂的计算机或服务器上，而是托管在云服务提供商的服务器上。
这带来了多重优势。员工无论身处何地，甚至在外出途中，都能访问生产数据、订单和软件。集中化存储有助于避免因数据重复或版本过时而导致的错误。由于云服务提供商负责维护工作，现场的IT工作量得以减轻。这可以带来可观的成本节约，对于没有专门IT部门的小型印刷服务提供商（PSP）而言尤为如此。 云服务还具有极高的可扩展性。无论是新员工入职还是接到大订单，都能轻松扩容。
然而，支付服务提供商（PSP）部分或完全采用云服务也存在潜在的弊端。通常很难确定数据实际存储的位置，这可能会导致与客户之间的合规问题。此外，依赖云应用程序的公司始终需要稳定且高速的互联网连接。 此外，人们往往担心，使用云服务会更容易成为网络攻击的受害者。
软件即服务（SaaS）与云服务——两者有何区别？
SaaS是云技术中的一种特定模式，其特点是通过互联网提供和使用软件应用程序。用户无需在本地安装程序，而是通过网页浏览器或应用程序访问该应用程序。例如Microsoft 365、Adobe Express或Datev Unternehmen Online。
云服务是一个统称，除了SaaS之外，还包括基础设施即服务（IaaS）和平台即服务（PaaS）。SaaS允许用户使用现成的软件，而IaaS和PaaS则提供服务器、存储或开发平台等基础IT资源。
印刷厂中云计算的应用案例
云解决方案已在许多数字印刷厂和标识制作企业的各个环节得到应用：
- 管理、客户及联系人管理（例如：iCloud、Google One）
- 工时记录（例如Toggl）
- 数据传输与归档（例如WeTransfer）
- 数据优化与印刷准备（例如：Printfactory Connect）
- 机器的控制、维护和监控（例如Mutoh Direct）
- 物流与货运追踪（例如：Paketda）
- 开具发票、财务管理和记账（例如Lexware）
在大多数情况下，特别是在小型企业中，这些都是独立的解决方案。这意味着企业使用的并非一个，而是来自多家截然不同供应商的多个云服务。
尽管如此，使用云服务通常能显著提高工作效率。如果员工采用部分混合办公模式、在家办公或远程办公，这一优势尤为明显，因为他们可以通过笔记本电脑或智能手机轻松访问所有重要数据。现场发生的变更或延误能迅速传达给所有相关同事。冗长的电话沟通或通过即时通讯应用进行的沟通已不再必要。 然而，使用多种不同的云服务也会给PSP带来挑战。这是因为免费或低成本的云服务订阅（例如苹果iCloud）并非针对专业用途设计。因此，一旦违反服务条款，服务提供商可能会迅速封禁账户。结果，可能会导致无法访问重要的公司数据，甚至可能丢失宝贵的硬件设备。
在使用多种不同的云服务时，手动复制或自动同步过程中总有可能发生传输错误。数据保护问题可能比较棘手，尤其是在使用服务器位于非欧盟国家的云服务时。
最后，还有经济效率的问题。在大多数情况下，云服务的每用户每月费用相对较低。然而，对于员工仅有十几人的公司来说，哪怕只有寥寥几个应用程序和服务，费用也很快就会变得高昂。此外，管理多个云服务订阅还会带来相当大的行政工作量。
打造高效的云解决方案
对于PSP内部的各个工作领域而言，采用多种不同的云解决方案对小型企业来说尤其具有吸引力。这是因为这些单项服务通常非常容易部署和使用。
另一方面，面向印刷行业的综合云解决方案（例如Agfa Asanti系列、Caldera Primecenter、Roland DG Connect或HP PrintOS）则通过单一云应用程序，覆盖了从网店到开具发票的整个流程链中的大部分环节。不过，其安装和初始配置可能相当耗时。
这是因为必须对公司内部的各项流程进行全面梳理。此外，许多解决方案采用混合部署模式，因此在某些情况下必须在现场安装额外的软件。在许多情况下，印刷服务提供商需要聘请自由顾问或专业经销商的员工。这可能会导致相当可观的初期成本。
不过，如果印刷厂在引入云服务时能获得专业支持，那么 进一步的自动化措施也是可行的 。例如，可以设置符合审计要求的电子邮件工作流，比如使用Konnect E-Mail。
云服务通常还提供API（应用程序接口）。这些接口使不同的软件应用程序能够相互通信，并交换数据或功能。这使得现有的办公应用程序能够与生产计划与控制、后道加工和物流软件相连接。其结果是形成了一个一致且透明的工作流程，在此流程中，许多工作可以在世界任何地方完成。
从长远来看，云服务对PSP来说值得投入吗？
大多数印刷服务提供商（PSP）和标牌制造商很可能已经开始使用云解决方案，即使这些解决方案仅仅是员工智能手机上的单个应用程序。如果没有微软SharePoint、谷歌云存储、移动电子邮件，或是来自AWS等平台的额外服务器和计算能力，许多印刷服务提供商将无法继续开展日常业务。
然而，并非所有印刷服务提供商都已迈出提高效率的下一步。因为借助能够覆盖企业所有重要流程的云服务，许多典型的错误来源已被消除。由此打造出的现代化、灵活的工作场所，不仅对高素质员工极具吸引力，还能吸引年轻人才。
目前，面向小型企业的全面且适配性良好的云解决方案往往仍然过于复杂，或者价格过高。希望在不久的将来，市场上能出现适合这些企业的简单、实用的服务。
因为有一点已经毋庸置疑：人工智能也将使印刷企业的云计算和运营效率提升到一个全新的高度。印刷行业中那些无法或不愿顺应这一趋势的企业，未来只能在极小的利基市场中取得成功。
