Polygrafický průmysl čelí radikální změně: cloudové technologie zrychlují pracovní postupy a činí je flexibilnějšími a spolehlivějšími. Na co by se měli poskytovatelé tiskových služeb zaměřit, aby mohli cloudová řešení efektivně využívat?
V roce 2026 bude moderní pracovní postup znamenat mnohem více než jen automatizaci jednotlivých výrobních kroků. Bude zahrnovat kompletní digitální propojení přijímání objednávek, přípravy dat, výroby a dodávky.
Základem těchto procesů jsou cloudové systémy. Poskytují přístup k výrobním údajům v reálném čase bez ohledu na místo a vytvářejí základ pro plynulou spolupráci mezi zákazníky, agenturami a poskytovateli tiskových služeb.
Cloud: výhody a nevýhody pro poskytovatele tiskových služeb (PSP)
V podstatě je cloud sítí serverů, ke kterým lze přistupovat přes internet. Namísto ukládání dat a aplikací lokálně na počítači nebo serveru v tiskárně jsou tyto údaje a aplikace hostovány na serverech poskytovatele cloudových služeb.
To přináší řadu výhod. Zaměstnanci mají přístup k výrobním údajům, zakázkám a softwaru z jakéhokoli místa i na cestách. Centralizované úložiště pomáhá předcházet chybám způsobeným duplicitními daty nebo zastaralými verzemi. Jelikož se o údržbu stará poskytovatel cloudových služeb, snižuje se tím zátěž IT oddělení na místě. To může vést k značným úsporám, zejména u menších poskytovatelů tiskových služeb, kteří nemají vlastní IT oddělení. Cloudové služby jsou navíc vysoce škálovatelné. V případě nových zaměstnanců nebo velkých zakázek lze snadno přidat další kapacity.
Pro poskytovatele platebních služeb však může mít částečné či úplné využívání cloudových služeb i potenciální nevýhody. Často není snadné určit, kde jsou data skutečně uložena. To může vést k problémům s dodržováním předpisů ze strany zákazníků. Kromě toho jsou společnosti, které využívají cloudové aplikace, vždy závislé na stabilním a rychlém připojení k internetu. Často také panují obavy, že při využívání cloudových služeb bude snazší se stát obětí kybernetických útoků.
Software jako služba (SaaS) a cloudové služby – v čem spočívá rozdíl?
SaaS je specifický model v rámci cloudových technologií, v němž jsou softwarové aplikace poskytovány a využívány přes internet. Namísto lokální instalace programů uživatelé přistupují k aplikaci prostřednictvím webového prohlížeče nebo aplikace. Mezi příklady patří Microsoft 365, Adobe Express nebo Datev Unternehmen Online.
„Cloudové služby“ je zastřešující pojem, který kromě modelu SaaS zahrnuje také modely Infrastructure as a Service (IaaS) a Platform as a Service (PaaS). Zatímco model SaaS umožňuje využívání hotového softwaru, modely IaaS a PaaS poskytují základní IT zdroje, jako jsou servery, úložiště nebo vývojové platformy.
Příklady využití cloudu v tiskárně
Cloudová řešení se již na mnoha místech využívají v digitálních tiskárnách a firmách zabývajících se výrobou reklamních nápisů:
- Správa, správa zákazníků a kontaktů (např. iCloud, Google One)
- Zaznamenávání odpracovaných hodin (např. Toggl)
- Předávání a archivace dat (např. WeTransfer)
- Optimalizace dat a příprava k tisku (např. Printfactory Connect)
- Ovládání, údržba a monitorování strojů (např. Mutoh Direct)
- Logistika a sledování zásilek (např. Paketda)
- Fakturace, finanční řízení a účetnictví (např. Lexware)
Ve většině případů, zejména v menších firmách, se jedná o individuální řešení. To znamená, že firma nevyužívá pouze jeden, ale hned několik cloudů od zcela odlišných poskytovatelů.
Přesto se při využívání cloudových služeb obvykle projevuje znatelný nárůst produktivity. To platí zejména v případě, že zaměstnanci pracují částečně v hybridním režimu, z domova nebo na dálku, protože mají snadný přístup ke všem důležitým datům prostřednictvím notebooku nebo smartphonu. Změny či zpoždění, k nimž dochází na pracovišti, jsou rychle viditelné pro všechny odpovědné kolegy. Dlouhé telefonáty nebo komunikace prostřednictvím aplikací pro zasílání zpráv již nejsou nutné. Mnoho různých cloudových služeb však může při práci s PSP představovat i výzvy. Důvodem je, že bezplatné nebo levné cloudové předplatné, jako je například Apple iCloud, není určeno pro profesionální použití. Poskytovatel proto může účet rychle zablokovat z důvodu porušení smluvních podmínek. V důsledku toho by mohl být ztracen přístup k důležitým firemním datům, případně i k cennému hardwaru.
Při využívání mnoha různých cloudových služeb vždy existuje riziko, že při ručním kopírování nebo automatické synchronizaci dojde k chybám při přenosu dat. Otázky týkající se ochrany osobních údajů mohou být složité, zejména při využívání cloudových služeb, jejichž provozovny se nacházejí v zemích mimo EU.
A konečně je tu také otázka ekonomické efektivity. Ve většině případů je měsíční poplatek za uživatele a měsíc za cloudové služby relativně nízký. Avšak i pouhá hrstka aplikací a služeb se může pro firmy, které mají třeba jen tucet zaměstnanců, rychle stát nákladnou záležitostí. Správa několika cloudových předplatných navíc může znamenat značnou administrativní zátěž.
Vytvářejte efektivní cloudová řešení
Využití mnoha různých cloudových řešení pro jednotlivé pracovní oblasti v rámci tiskové společnosti je obzvláště lákavé pro menší firmy. Důvodem je to, že jednotlivé služby se často dají poměrně snadno nastavit a používat.
Komplexní cloudová řešení pro polygrafický průmysl, jako jsou například řešení z řady Agfa Asanti, Caldera Primecenter, Roland DG Connect nebo HP PrintOS, naopak pokrývají velkou část procesního řetězce od internetového obchodu až po fakturaci v rámci jedné cloudové aplikace. Jejich instalace a počáteční nastavení však mohou být poměrně časově náročné.
Důvodem je nutnost zmapovat rozsáhlé procesy v rámci společnosti. Navíc mnoho řešení funguje v hybridním režimu, takže v některých případech je nutné na místě nainstalovat další software. Poskytovatelé tiskových služeb často musí zapojit externí konzultanty nebo zaměstnance specializovaných prodejců. To může vést k značným počátečním nákladům.
Pokud je však zavádění cloudových služeb v tiskárně prováděno s odbornou podporou, lze uvažovat i o dalších krocích v oblasti automatizace . Lze například nastavit e-mailové pracovní postupy, které splňují požadavky na audit, například pomocí nástroje Konnect E-Mail.
Cloudové služby také obvykle disponují rozhraními API (Application Programming Interfaces). Tato rozhraní umožňují různým softwarovým aplikacím vzájemně komunikovat a sdílet data či funkce. Díky tomu lze stávající kancelářské aplikace propojit se softwarem pro plánování a řízení výroby, dokončovací práce a logistiku. Výsledkem je ucelený a transparentní pracovní postup, v rámci kterého lze mnoho úkolů vykonávat odkudkoli na světě.
Je cloud pro poskytovatele platebních služeb z dlouhodobého hlediska výhodný?
Cloudová řešení se pravděpodobně již využívají u většiny poskytovatelů tiskových služeb (PSP) a výrobců reklamních nápisů, i když jde třeba jen o jednotlivé aplikace na smartphonech zaměstnanců. Bez služeb jako MS SharePoint, Google Cloud Storage, mobilní e-mail nebo dodatečných serverových a výpočetních kapacit, například od AWS, by mnoho poskytovatelů tiskových služeb již nedokázalo zvládat svůj každodenní provoz.
Ne všichni poskytovatelé tiskových služeb však učinili další krok směrem ke zvýšení efektivity. Díky cloudovým službám, které pokrývají všechny důležité procesy ve firmě, se totiž daří eliminovat mnoho typických zdrojů chyb. Vznikají tak moderní a flexibilní pracoviště, která jsou atraktivní pro vysoce kvalifikované zaměstnance a přitahují mladé talenty.
V současné době jsou komplexní a dobře přizpůsobená cloudová řešení pro malé firmy často stále příliš složitá nebo prostě příliš drahá. Doufejme, že se pro ně v blízké budoucnosti na trhu objeví jednoduché a praktické služby.
Jedno je totiž již jisté: Umělá inteligence posune cloud a efektivitu na zcela novou úroveň i v tiskárnách. Firmy z polygrafického průmyslu, které se tomuto trendu nemohou nebo nechtějí přizpůsobit, budou v budoucnu úspěšné pouze ve velmi úzkých specializovaných oblastech.
Objevte další informace o nejnovějším softwaru v oboru
