Painoteollisuus on suurten muutosten edessä: pilvipohjaiset teknologiat tekevät työnkulkuista nopeampia, joustavampia ja luotettavampia. Mitä painopalvelujen tarjoajien tulisi ottaa huomioon, jotta he voisivat hyödyntää pilvipohjaisia ratkaisuja tehokkaasti?
Vuonna 2026 moderni työnkulku tarkoittaa paljon muutakin kuin pelkästään yksittäisten tuotantovaiheiden automatisointia. Se kattaa tilausten vastaanoton, tietojen valmistelun, tuotannon ja toimituksen täydellisen digitaalisen verkottumisen.
Pilvipohjaiset järjestelmät muodostavat näiden prosessien selkärangan. Ne tarjoavat reaaliaikaisen pääsyn tuotantotietoihin sijainnista riippumatta ja luovat perustan saumattomalle yhteistyölle asiakkaiden, toimistojen ja painopalvelujen tarjoajien välillä.
Pilvipalvelut: edut ja haitat palveluntarjoajille
Pohjimmiltaan pilvi on palvelinverkosto, johon pääsee internetin kautta. Sen sijaan, että tietoja ja sovelluksia tallennettaisiin paikallisesti painotalon tietokoneelle tai palvelimelle, ne sijaitsevat pilvipalveluntarjoajan palvelimilla.
Tämä tarjoaa useita etuja. Työntekijät pääsevät käsiksi tuotantotietoihin, tilauksiin ja ohjelmistoihin mistä tahansa ja liikkeellä ollessaan. Keskitetty tallennus auttaa ehkäisemään virheitä, jotka johtuvat päällekkäisistä tiedoista tai vanhentuneista versioista. Koska pilvipalveluntarjoaja huolehtii ylläpidosta, paikan päällä tarvittava IT-työ vähenee. Tämä voi tuoda huomattavia säästöjä, etenkin pienemmille painotaloille, joilla ei ole omaa IT-osastoa. Pilvipalvelut ovat myös erittäin skaalautuvia. Uusien työntekijöiden tai suurten tilausten yhteydessä kapasiteettia voidaan helposti lisätä.
Pilvipalveluiden osittaiseen tai täysimääräiseen käyttöönottoon liittyy kuitenkin myös mahdollisia haittoja palveluntarjoajille. Usein on vaikea selvittää, missä tiedot todellisuudessa säilytetään. Tämä voi aiheuttaa sääntöjen noudattamiseen liittyviä ongelmia asiakkaiden kanssa. Lisäksi pilvisovelluksia käyttävät yritykset ovat aina riippuvaisia vakaasta ja nopeasta internetyhteydestä. Usein pelätään myös, että pilvipalveluita käytettäessä on helpompi joutua kyberhyökkäysten uhriksi.
Ohjelmisto palveluna (SaaS) ja pilvipalvelut – mikä on ero?
SaaS on pilviteknologian erityinen malli, jossa ohjelmistosovelluksia toimitetaan ja käytetään internetin kautta. Sen sijaan, että ohjelmat asennettaisiin paikallisesti, käyttäjät pääsevät sovellukseen verkkoselaimen tai sovelluksen kautta. Esimerkkejä ovat Microsoft 365, Adobe Express tai Datev Unternehmen Online.
Pilvipalvelut on kattotermi, joka SaaS:n lisäksi kattaa myös Infrastructure as a Service (IaaS) – ja Platform as a Service (PaaS) -palvelut. SaaS mahdollistaa valmiiden ohjelmistojen käytön, kun taas IaaS ja PaaS tarjoavat perustason IT-resursseja, kuten palvelimia, tallennustilaa tai kehitysympäristöjä.
Esimerkkejä pilvipalvelujen käyttötapauksista painotalossa
Pilvipohjaisia ratkaisuja hyödynnetään jo monissa digitaalisissa painotaloissa ja kyltinvalmistajien yrityksissä:
- Hallinto, asiakas- ja yhteystietojen hallinta (esim. iCloud, Google One)
- Työajan kirjaaminen (esim. Toggl)
- Tietojen toimittaminen ja arkistointi (esim. WeTransfer)
- Tietojen optimointi ja painovalmistelu (esim. Printfactory Connect)
- Koneiden hallinta, huolto ja valvonta (esim. Mutoh Direct)
- Logistiikka ja lähetysten seuranta (esim. Paketda)
- Laskutus, taloushallinto ja kirjanpito (esim. Lexware)
Useimmissa tapauksissa, etenkin pienemmissä yrityksissä, kyseessä ovat yksilölliset ratkaisut. Tämä tarkoittaa, että yritys käyttää useita pilvipalveluita hyvin erilaisilta palveluntarjoajilta sen sijaan, että se käyttäisi vain yhtä.
Siitä huolimatta pilvipalveluiden käyttö lisää yleensä tuottavuutta huomattavasti. Tämä pätee erityisesti silloin, kun työntekijät työskentelevät osittain hybridimallilla, kotitoimistossa tai etätyönä, sillä he pääsevät helposti käsiksi kaikkiin tärkeisiin tietoihin kannettavan tietokoneen tai älypuhelimen kautta. Paikan päällä tapahtuvat muutokset tai viivästykset näkyvät nopeasti kaikille asiaan liittyville kollegoille. Pitkiä puheluita tai viestintää viestisovellusten kautta ei enää tarvita. Monet erilaiset pilvipalvelut voivat kuitenkin aiheuttaa haasteita myös PSP:n kannalta. Tämä johtuu siitä, että ilmaisia tai edullisia pilvipalveluita, kuten Apple iCloudia, ei ole tarkoitettu ammattikäyttöön. Palveluntarjoaja voi siksi sulkea tilin nopeasti, koska käyttöehtoja on rikottu. Tämän seurauksena pääsy tärkeisiin yritystietoihin ja mahdollisesti myös arvokkaaseen laitteistoon voi menetettyä.
Kun käytetään useita erilaisia pilvipalveluita, on aina olemassa mahdollisuus, että manuaalisen kopioinnin tai automaattisen synkronoinnin aikana tapahtuu siirtovirheitä. Tietosuojakysymykset voivat olla hankalia, etenkin kun käytetään pilvipalveluita, joiden sijaintipaikat ovat EU:n ulkopuolella.
Lopuksi on vielä otettava huomioon taloudellinen tehokkuus. Useimmissa tapauksissa pilvipalveluiden kuukausimaksu käyttäjää ja kuukautta kohti on suhteellisen alhainen. Kuitenkin jo muutama sovellus ja palvelu voi nopeasti tulla kalliiksi yrityksille, joissa on vain kymmenkunta työntekijää. Lisäksi useiden pilvipalvelutilauksien hallinnointi voi aiheuttaa huomattavaa hallinnollista työtä.
Luo tehokkaita pilviratkaisuja
Erityisesti pienemmille yrityksille on houkuttelevaa käyttää useita erilaisia pilvipalveluita PSP:n eri työalueilla. Tämä johtuu siitä, että yksittäisten palveluiden käyttöönotto ja käyttö on usein varsin helppoa.
Toisaalta painoteollisuuden kattavat pilviratkaisut, kuten Agfa Asanti -tuoteperheen, Caldera Primecenterin, Roland DG Connectin tai HP PrintOS:n ratkaisut, kattavat yhdellä pilvisovelluksella suuren osan prosessiketjusta verkkokaupasta laskutukseen. Asennus ja alkuasetusten määrittäminen voivat kuitenkin viedä melko paljon aikaa.
Tämä johtuu siitä, että yrityksen laajat prosessit on kartoitettava. Lisäksi monet ratkaisut toimivat hybridimuodossa, joten joissakin tapauksissa paikan päälle on asennettava lisäohjelmistoja. Usein tulostuspalvelujen tarjoajien on otettava mukaan itsenäisiä konsultteja tai erikoisliikkeiden työntekijöitä. Tästä voi aiheutua huomattavia alkuinvestointeja.
Jos pilvipalveluiden käyttöönottoa painotalossa tuetaan ammattimaisesti, myös uudet automatisointivaiheet ovat mahdollisia . Esimerkiksi voidaan ottaa käyttöön tarkastuskestävät sähköpostityönkulut, esimerkiksi Konnect E-Mail -ohjelmiston avulla .
Pilvipalveluissa on yleensä myös sovellusrajapintoja (API:t, Application Programming Interfaces). Näiden rajapintojen avulla eri ohjelmistosovellukset voivat kommunikoida keskenään ja vaihtaa tietoja tai toimintoja. Tämän ansiosta olemassa olevat toimistosovellukset voidaan yhdistää tuotannon suunnitteluun ja ohjaukseen, viimeistelyyn sekä logistiikkaan tarkoitettuihin ohjelmistoihin. Tuloksena on yhtenäinen ja läpinäkyvä työnkulku, jossa monia tehtäviä voidaan suorittaa mistä tahansa maailmassa.
Onko pilvipalvelu PSP-yrityksille kannattava ratkaisu pitkällä aikavälillä?
Pilvipohjaisia ratkaisuja on todennäköisesti jo käytössä useimmissa painotaloissa ja kyltinvalmistajissa, vaikka ne olisivatkin vain yksittäisiä sovelluksia työntekijöiden älypuhelimissa. Ilman esimerkiksi MS SharePointia, Google Cloud Storagea, mobiilisähköpostia tai lisäpalvelin- ja tietokonekapasiteettia, kuten AWS:ltä saatavaa, monet painotalot eivät enää pysty hoitamaan päivittäistä liiketoimintaansa.
Kaikki painopalvelujen tarjoajat eivät kuitenkaan ole ottaneet seuraavaa askelta tehokkuuden parantamiseksi. Pilvipalveluiden avulla, jotka kattavat kaikki yrityksen tärkeät prosessit, monet tyypilliset virhelähteet voidaan nimittäin poistaa. Näin luodaan nykyaikaisia ja joustavia työpaikkoja, jotka houkuttelevat korkeasti koulutettuja työntekijöitä ja nuoria kykyjä.
Tällä hetkellä pienyrityksille tarkoitetut kattavat ja hyvin räätälöidyt pilvipalveluratkaisut ovat usein vielä liian monimutkaisia tai yksinkertaisesti liian kalliita. Toivottavasti lähitulevaisuudessa markkinoille tulee niille tarkoitettuja yksinkertaisia ja käytännöllisiä palveluita.
Yksi asia on nimittäin jo varmaa: tekoäly nostaa pilvipalvelut ja tehokkuuden aivan uudelle tasolle myös painotaloissa. Painoteollisuuden yritykset, jotka eivät pysty tai halua sopeutua tähän muutokseen, menestyvät tulevaisuudessa vain hyvin pienillä markkinasegmenteillä.
Tutustu lisää alan uusimpia ohjelmistoja käsittelevään sisältöön
