Полиграфическая отрасль стоит на пороге кардинальных изменений: облачные технологии делают рабочие процессы более быстрыми, гибкими и надежными. На что следует обратить внимание поставщикам полиграфических услуг, чтобы эффективно использовать облачные решения?
В 2026 году современный рабочий процесс будет означать гораздо больше, чем просто автоматизацию отдельных этапов производства. Он будет включать в себя полную цифровую интеграцию процессов приема заказов, подготовки данных, производства и доставки.
Облачные системы составляют основу этих процессов. Они обеспечивают доступ к производственным данным в режиме реального времени независимо от местонахождения и создают основу для беспрепятственного взаимодействия между клиентами, агентствами и поставщиками полиграфических услуг.
Облачные технологии: преимущества и недостатки в типографии
По сути, «облако» представляет собой сеть серверов, доступных через Интернет. Вместо того чтобы хранить данные и приложения локально на компьютере или сервере в типографии, они размещаются на серверах поставщика облачных услуг.
Это дает ряд преимуществ. Ведь сотрудники могут пользоваться производственными данными, заказами и программным обеспечением из любого места, в том числе находясь в пути. Централизованное хранение данных позволяет избежать ошибок, связанных с дублированием данных или использованием устаревших версий. Поскольку обслуживанием занимается поставщик облачных услуг, сокращаются затраты на ИТ на месте. Это может привести к значительной экономии, особенно в небольших типографиях, не имеющих собственного ИТ-отдела. Кроме того, облачные сервисы отличаются хорошей масштабируемостью. Для новых сотрудников или крупных заказов можно без особых сложностей забронировать дополнительные ресурсы.
Однако для типографий частичный или полный переход на использование облачных сервисов может иметь и свои недостатки. Зачастую бывает непросто определить, где на самом деле хранятся данные. Это может привести к проблемам с соблюдением нормативных требований со стороны клиентов. Кроме того, компании, использующие облачные приложения, в любой момент времени зависят от стабильного и быстрого интернет-соединения. Часто также возникают опасения, что при использовании облачных сервисов компания может с большей вероятностью стать жертвой кибератак.
«Программное обеспечение как услуга» (SaaS) и облачные сервисы — в чём разница?
SaaS — это особая модель в рамках облачных технологий, при которой программные приложения предоставляются и используются через Интернет. Вместо установки программ на локальном компьютере пользователи получают доступ к приложению через веб-браузер или мобильное приложение. Примерами таких решений являются Microsoft 365, Adobe Express и Datev Unternehmen Online.
Облачные сервисы, в свою очередь, представляют собой более широкое понятие и включают в себя не только SaaS, но и «инфраструктуру как услугу» (IaaS) и «платформу как услугу» (PaaS). В то время как SaaS позволяет использовать готовое программное обеспечение, IaaS и PaaS предоставляют базовые ИТ-ресурсы, такие как серверы, хранилища данных или платформы для разработки.
Примеры применения облачных технологий в типографии
Облачные решения уже широко используются в типографиях, специализирующихся на цифровой печати, и в компаниях, занимающихся рекламной техникой:
- Администрирование, управление клиентами и контактами (например, iCloud, Google One)
- Учет рабочего времени (например, Toggl)
- Передача и архивирование данных (например, через WeTransfer)
- Оптимизация данных и подготовка к печати (например, Printfactory Connect)
- Управление, техническое обслуживание и мониторинг оборудования (например, Mutoh Direct)
- Логистика и отслеживание посылок (например, Paketda)
- Выставление счетов, управление финансами и бухгалтерский учет (например, Lexware)
В большинстве случаев, особенно в небольших компаниях, речь идет об индивидуальных решениях. Это означает, что в компании используется не одно, а несколько облачных хранилищ от совершенно разных поставщиков.
Тем не менее в целом использование облачных сервисов, как правило, приводит к значительному повышению производительности. Это особенно актуально в тех случаях, когда сотрудники работают в гибридном режиме, из дома или на выездных объектах. Ведь они могут получить доступ ко всем важным данным с помощью ноутбука или смартфона. Благодаря этому изменения или задержки, возникающие на месте, быстро становятся видимыми для всех соответствующих сотрудников. Это позволяет избежать длительных телефонных разговоров или обмена сообщениями через мессенджеры.
Тем не менее, использование множества различных облачных сервисов в типографии также может привести к проблемам. Дело в том, что бесплатные или недорогие облачные подписки, такие как Apple iCloud, явно не предназначены для профессионального использования. Таким образом, провайдер может быстро заблокировать аккаунт из-за нарушения условий предоставления услуг. В результате теряется доступ к важным корпоративным данным, а возможно, и к ценному оборудованию.
Кроме того, при использовании множества различных облачных сервисов всегда существует вероятность возникновения ошибок при передаче данных, будь то при ручном копировании или автоматической синхронизации. Вопросы защиты данных могут стать особенно сложными, особенно при использовании облачных сервисов, серверы которых расположены за пределами ЕС.
Наконец, возникает и вопрос об экономической целесообразности. Как правило, ежемесячная плата за одного пользователя в облачных сервисах довольно низкая. Однако даже всего несколько приложений и сервисов могут быстро обойтись дорого даже для компаний, насчитывающих всего дюжину сотрудников. К этому добавляются административные затраты, связанные исключительно с подписками на облачные сервисы.
Создание эффективных облачных решений
Использование множества различных облачных решений для отдельных рабочих процессов типографии представляет собой особенно заманчивую перспективу для небольших предприятий. Ведь зачастую настроить и использовать отдельные сервисы довольно просто.
В то же время комплексные облачные решения для полиграфической отрасли, такие как продукты семейства Agfa Asanti, Caldera Primecenter, Roland DG Connect или HP PrintOS, в рамках одного облачного приложения охватывают большую часть технологической цепочки — от интернет-магазина до выставления счетов. Однако их установка и первоначальная настройка могут потребовать значительных затрат времени и усилий.
Ведь необходимо отразить обширные рабочие процессы в компании. К тому же многие решения работают в гибридном режиме, то есть в некоторых случаях требуется дополнительная установка программного обеспечения на месте. Зачастую поставщикам полиграфических услуг приходится привлекать к этой работе независимых консультантов или сотрудников специализированных дистрибьюторов и системных интеграторов. Это может повлечь за собой значительные начальные инвестиции.
Если внедрение облачных сервисов в типографии осуществляется под профессиональным руководством, то возможны и дальнейшие шаги по автоматизации. Так, например, можно настроить рабочие процессы электронной почты, обеспечивающие соответствие требованиям аудита, например с помощью Konnect E-Mail.
Кроме того, облачные сервисы, как правило, располагают API (интерфейсами прикладного программирования). Эти интерфейсы позволяют различным программным приложениям взаимодействовать друг с другом и обмениваться данными или функциями. Благодаря этому существующие офисные приложения можно интегрировать с программным обеспечением для планирования и управления производством, послепечатной обработки и логистики. В результате формируется непрерывный и прозрачный рабочий процесс, в рамках которого многие задачи можно выполнять из любой точки мира.
Окупится ли использование облачных технологий для типографий в долгосрочной перспективе?
В подавляющем большинстве типографий и рекламных агентств, скорее всего, уже используются облачные решения, даже если речь идет лишь об отдельных приложениях на смартфонах сотрудников. Без MS SharePoint, Google Cloud Storage, мобильной электронной почты или дополнительных серверных и вычислительных ресурсов, например от AWS, многие типографии уже сегодня не могут вести повседневную деятельность.
Однако далеко не все поставщики полиграфических услуг сделали следующий шаг к повышению эффективности. Ведь благодаря интегрированным облачным сервисам, которые охватывают все важные бизнес-процессы в компании, устраняются многие типичные источники ошибок. В результате создаются современные, гибкие рабочие места, которые привлекают высококвалифицированных сотрудников и способствуют привлечению молодых специалистов.
Однако в настоящее время комплексные, хорошо адаптированные облачные решения для малых предприятий зачастую по-прежнему остаются слишком сложными или просто слишком дорогостоящими. Надеемся, что в будущем на рынке появятся простые и практичные сервисы, предназначенные именно для них.
Ведь одно уже сейчас можно сказать наверняка: искусственный интеллект выведет такие вопросы, как «облачные» технологии и эффективность, в том числе и для типографий, на совершенно новый уровень. Предприятия полиграфической отрасли, которые не смогут или не захотят идти в ногу со временем, в будущем смогут добиться успеха, разве что в очень узких нишах.
Ознакомьтесь с другими материалами по теме автоматизации
