Die Druckbranche steht vor einem Umbruch: Cloud-Technologien machen Workflows schneller, flexibler und zuverlässiger. Worauf sollten Druckdienstleister achten, damit sie Cloud-Lösungen effizient einsetzen können?

Im Jahr 2026 bedeutet ein moderner Workflow weit mehr als die Automatisierung einzelner Produktionsschritte. Er umfasst die vollständige digitale Vernetzung von Auftragsannahme, Datenvorbereitung, Produktion und Auslieferung.

Cloud-basierte Systeme bilden dabei das Rückgrat dieser Prozesse. Sie ermöglichen den Zugriff auf Produktionsdaten in Echtzeit, unabhängig vom Standort, und schaffen die Grundlage für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Kunden, Agenturen und Druckdienstleistern.

All-in-One Cloud-Lösung für die Druckindustrie: HP PrintOS.

Die Cloud: Vorteile und Nachteile in einer Druckerei

Die Cloud ist im Kern ein Netzwerk von Servern, die über das Internet zugänglich sind. Anstatt Daten und Anwendungen lokal auf einem Computer oder Server in der Druckerei zu speichern, werden sie auf den Servern des Cloud-Anbieters gehostet.

Das hat eine Reihe von Vorteilen. Denn Mitarbeiter können Produktionsdaten, Aufträge und Software von jedem Standort aus und auch unterwegs nutzen. Durch die zentrale Speicherung werden Fehler durch doppelte Daten oder veraltete Versionen verhindert. Da der Cloud-Anbieter die Wartung übernimmt, sinkt der IT-Aufwand vor Ort. Das kann vor allem in kleineren Druckereien ohne eigene IT-Abteilung zu erheblichen Einsparungen führen. Cloud-Dienste sind außerdem gut skalierbar. Für neue Mitarbeiter oder Großaufträge lassen sich unkompliziert weitere Kapazitäten zubuchen.

Für Druckereien kann es aber auch Nachteile haben, sich teilweise oder vollständig auf die Nutzung von Cloud-Diensten einzulassen. Oft ist nicht leicht festzustellen, wo die Daten wirklich lagern. Das kann zu Compliance-Problemen mit Kunden führen. Zudem sind Unternehmen, die auf Cloud Anwendungen setzen jederzeit auf eine stabile und schnelle Internetverbindung angewiesen. Häufig gibt es auch die Befürchtung, bei der Nutzung von Cloud-Diensten leichter ein Opfer von Cyber-Angriffen zu werden.

Datev
In Deutschland weit verbreitet für Buchhaltung und Buchungsvorbereitung in der Cloud:  Datev Unternehmen online.

Software as a Service (SaaS) und Cloud-Dienste – Wo liegt der Unterschied?

SaaS ist ein spezielles Modell innerhalb der Cloud-Technologie, bei dem Software-Anwendungen über das Internet bereitgestellt und genutzt werden. Anstatt Programme lokal zu installieren, greifen Anwender auf die Anwendung über einen Webbrowser oder eine App zu. Beispiele sind Microsoft 365, Adobe Express oder Datev Unternehmen Online.

Cloud-Dienste hingegen sind ein übergeordneter Begriff und umfassen neben SaaS auch Infrastructure as a Service (IaaS) und Platform as a Service (PaaS). Während SaaS die Nutzung fertiger Software ermöglicht, stellen IaaS und PaaS grundlegende IT-Ressourcen wie Server, Speicher oder Entwicklungsplattformen bereit.

Printfactory
Der komplette Workflow einer Großformat-Druckerei mit Cloud-Unterstützung: Print Factory.

Anwendungsbeispiele für die Cloud in einer Druckerei

Cloud-Lösungen sind in Digitaldruckereien und Werbetechnik-Betrieben an bereits an vielen Stellen im Einsatz:

  • Verwaltung, Kunden- und Kontakt-Management (z.B iCloud, Google One)
  • Erfassung der Arbeitszeit (z.B. Toggl)
  • Datenanlieferung und Archivierung (z.B. WeTransfer)
  • Datenoptimierung und Druckvorbereitung (z.B. Printfactory Connect)
  • Ansteuerung, Service und Überwachung von Maschinen (z.B. Mutoh Direct)
  • Logistik und Sendungsverfolgung (z.B. Paketda)
  • Rechnungsstellung, Finanz-Management und Buchhaltung (z.B. Lexware)

Meist handelt es sich, vor allem in kleineren Betrieben, um Einzellösungen. Das bedeutet: Im Unternehmen ist nicht eine, sondern es sind mehrere Clouds ganz unterschiedlicher Anbieter im Einsatz.

Trotzdem ergibt sich im Ganzen meist ein erheblicher Produktivitätsgewinn durch die Nutzung von Cloud-Diensten. Dies gilt vor allem dann, wenn Mitarbeiter teilweise hybrid, im Home-Office oder auf Montage tätig sind. Denn sie können über Laptop oder Smartphone auf alle wichtigen Daten zugreifen. Dadurch sind Änderungen oder Verzögerungen, die sich vor Ort ergeben, schnell für alle zuständigen Kollegen sichtbar. Langwierige Anrufe oder Kommunikation über Nachrichten-Apps können entfallen.

Dennoch können viele unterschiedliche Cloud-Dienste in einer Druckerei auch zu Problemen führen. Denn kostenfreie oder günstige Cloud Abos wie etwa Apple iCloud, sind ausdrücklich nicht für den Profi-Einsatz vorgesehen. Der Anbieter kann also den Account schnell sperren, weil gegen die AGBs verstoßen wurde. Dadurch geht der Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten, womöglich auch wertvolle Hardware verloren.

Bei der Nutzung vieler verschiedener Cloud-Dienste besteht zudem immer die Möglichkeit, dass beim manuellen Umkopieren oder automatischen Synchronisieren Übertragungsfehler entstehen. Fragen des Datenschutzes können vor allem bei der Nutzung von Cloud-Diensten mit Standorten im Nicht-EU-Ausland knifflig werden.

Schließlich stellt sich auch die Frage nach der Wirtschaftlichkeit. Meist ist die Monatsgebühr pro Nutzer und Monat bei Cloud-Diensten eher gering. Allerdings können auch nur eine Handvoll Apps und Services schon bei Betrieben mit nur einem Dutzend Mitarbeitern schnell teuer werden. Hinzu kommt der Verwaltungsaufwand allein für die Cloud-Abos.

Lexware
Unkomplizierte Cloud-Tools für Rechnungsstellung und Buchhaltung:  Lexware Office.

Effiziente Cloud-Lösungen schaffen

Der Einsatz vieler verschiedener Cloud-Lösungen für die einzelnen Arbeitsbereiche einer Druckerei ist besonders für kleinere Unternehmen verführerisch. Denn oft lassen sich die einzelnen Dienste recht leicht einrichten und nutzen.

Umfassende Cloud-Lösungen für die Druckindustrie wie etwa aus der Agfa Asanti-Familie, Caldera Primecenter, Roland DG Connect oder HP PrintOS decken hingegen in einer Cloud-Anwendung einen Großteil der Prozesskette vom Webshop bis hin zur Rechnungslegung ab. Installation und erstmaliges Einrichten können aber recht aufwendig sein.

Denn es müssen umfangreiche Abläufe im Unternehmen abgebildet werden. Hinzu kommt, dass viele Lösungen hybrid laufen, also teilweise zusätzlich Software vor Ort installiert werden muss. Vielfach müssen Druckdienstleister dazu freie Berater oder Mitarbeiter von Fachhändlern und Systemhäusern hinzuziehen. Dadurch entstehen womöglich erhebliche Anfangsinvestitionen.

Wird die Einführung von Cloud-Diensten in einer Druckerei professionell begleitet, sind aber auch weitere Automatisierungsschritte denkbar. So können etwa revisionssichere E-Mail-Workflows aufgesetzt werden, z.B. mit Konnect E-Mail.

Cloud-Dienste verfügen zudem in der Regel über APIs (Application Programming Interfaces). Diese Schnittstellen ermöglichen es verschiedenen Softwareanwendungen miteinander zu kommunizieren und Daten oder Funktionen auszutauschen. Dadurch lassen sich bestehende Büro-Anwendungen mit Software zur Produktionsplanung und Steuerung, Finishing und Logistik verknüpfen. Es entsteht ein durchgängiger, transparenter Workflow, bei dem viele Arbeiten von jedem Ort der Welt aus erledigt werden können.

Lohnt sich die Cloud langfristig für Druckereien?

Bei den allermeisten Druckereien und Werbetechnikbetrieben dürften bereits Cloud-Lösungen im Einsatz sein, selbst wenn es sich nur um einzelne Apps auf den Smartphones der Mitarbeiter handelt. Ohne MS Sharepoint, Google Cloud Storage mobile E-Mail oder zubuchbare Server- und Rechner-Kapazitäten, etwa von AWS, können schon heute viele Druckereien nicht mehr im Tagesgeschäft arbeiten.

Den nächsten Schritt zur Effizienzsteigerung sind aber längst noch nicht alle Druckdienstleister gegangen. Denn mit vernetzten Cloudservices, die alle wichtigen Abläufe im Unternehmen abbilden, fallen viele typischen Fehlerquellen weg. Es entstehen moderne, flexible Arbeitsplätze, die für hochqualifizierte Mitarbeiter attraktiv sind und Nachwuchskräfte anlocken.

Derzeit sind umfassende, gut angepasste Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen aber oft noch zu kompliziert oder schlicht zu teuer. Für sie werden hoffentlich in Zukunft noch einfache, praxistaugliche Dienste auf den Markt kommen.

Denn eines ist jetzt schon sicher: Künstliche Intelligenz wird das Thema Cloud und Effizienz auch für Druckereien noch einmal auf ein ganz neues Niveau haben. Unternehmen aus der Druckbranche, die hier nicht mitziehen können oder wollen, werden künftig allenfalls noch in sehr kleinen Nischen Erfolg haben.

Entdecken Sie weitere Inhalte zum Thema Automatisierung