Workflow 2026: zo maken drukkerijen gebruik van de cloud voor maximale efficiëntie

De drukkerijsector staat voor een ingrijpende verandering: cloudtechnologieën maken workflows sneller, flexibeler en betrouwbaarder. Waar moeten drukkerijen op letten om cloudoplossingen efficiënt te kunnen inzetten?

In 2026 betekent een moderne workflow veel meer dan alleen de automatisering van afzonderlijke productiestappen. Het omvat de volledige digitale koppeling van orderontvangst, gegevensvoorbereiding, productie en levering.

Cloudgebaseerde systemen vormen daarbij de ruggengraat van deze processen. Ze bieden realtime toegang tot productiegegevens, ongeacht de locatie, en leggen de basis voor een naadloze samenwerking tussen klanten, bureaus en drukkerijen.

De cloud: voor- en nadelen in een drukkerij

De cloud is in wezen een netwerk van servers die via het internet toegankelijk zijn. In plaats van gegevens en applicaties lokaal op een computer of server in de drukkerij op te slaan, worden ze gehost op de servers van de cloudprovider.

Dit biedt een aantal voordelen. Medewerkers kunnen namelijk vanaf elke locatie en ook onderweg gebruikmaken van productiegegevens, opdrachten en software. Dankzij de centrale opslag worden fouten als gevolg van dubbele gegevens of verouderde versies voorkomen. Aangezien de cloudprovider het onderhoud voor zijn rekening neemt, neemt de IT-werkdruk ter plaatse af. Dit kan vooral in kleinere drukkerijen zonder eigen IT-afdeling tot aanzienlijke besparingen leiden. Clouddiensten zijn bovendien goed schaalbaar. Voor nieuwe medewerkers of grote opdrachten kan eenvoudig extra capaciteit worden bijgeboekt.

Voor drukkerijen kan het echter ook nadelen hebben om gedeeltelijk of volledig over te stappen op het gebruik van clouddiensten. Vaak is het niet eenvoudig vast te stellen waar de gegevens daadwerkelijk worden opgeslagen. Dit kan leiden tot compliance-problemen met klanten. Bovendien zijn bedrijven die gebruikmaken van cloudtoepassingen te allen tijde afhankelijk van een stabiele en snelle internetverbinding. Vaak bestaat ook de vrees dat men bij het gebruik van clouddiensten gemakkelijker het slachtoffer wordt van cyberaanvallen.

Software as a Service (SaaS) en clouddiensten – Wat is het verschil?

SaaS is een specifiek model binnen de cloudtechnologie, waarbij softwareapplicaties via het internet worden aangeboden en gebruikt. In plaats van programma’s lokaal te installeren, openen gebruikers de applicatie via een webbrowser of een app. Voorbeelden hiervan zijn Microsoft 365, Adobe Express of Datev Unternehmen Online.

Clouddiensten zijn daarentegen een overkoepelende term en omvatten naast SaaS ook Infrastructure as a Service (IaaS) en Platform as a Service (PaaS). Terwijl SaaS het gebruik van kant-en-klare software mogelijk maakt, stellen IaaS en PaaS fundamentele IT-middelen zoals servers, opslagruimte of ontwikkelingsplatforms ter beschikking.

Toepassingsvoorbeelden van de cloud in een drukkerij

Cloudoplossingen worden in digitale drukkerijen en reclamebedrijven al op veel plaatsen toegepast:

• Beheer, klanten- en contactbeheer (bijv. iCloud, Google One)
• Registratie van de werktijd (bijv. Toggl)
• Aanlevering en archivering van gegevens (bijv. WeTransfer)
• Gegevensoptimalisatie en drukvoorbereiding (bijv. Printfactory Connect)
• Besturing, onderhoud en bewaking van machines (bijv. Mutoh Direct)
• Logistiek en pakketvolgsysteem (bijv. Paketda)
• Facturering, financieel beheer en boekhouding (bijv. Lexware)

Meestal gaat het, vooral in kleinere bedrijven, om afzonderlijke oplossingen. Dat betekent dat er binnen het bedrijf niet één, maar meerdere clouds van heel verschillende aanbieders in gebruik zijn.

Toch leidt het gebruik van clouddiensten over het algemeen tot een aanzienlijke productiviteitswinst. Dit geldt vooral wanneer medewerkers deels hybride werken, vanuit huis of op locatie. Ze hebben namelijk via hun laptop of smartphone toegang tot alle belangrijke gegevens. Daardoor zijn wijzigingen of vertragingen die zich ter plaatse voordoen, snel zichtbaar voor alle betrokken collega’s. Langdurige telefoongesprekken of communicatie via berichtenapps zijn hierdoor overbodig.

Toch kunnen veel verschillende clouddiensten in een drukkerij ook tot problemen leiden. Gratis of goedkope cloudabonnementen, zoals Apple iCloud, zijn namelijk uitdrukkelijk niet bedoeld voor professioneel gebruik. De aanbieder kan het account dus snel blokkeren omdat de algemene voorwaarden zijn geschonden. Hierdoor gaat de toegang tot belangrijke bedrijfsgegevens verloren, en mogelijk ook waardevolle hardware.

Bij het gebruik van veel verschillende clouddiensten bestaat bovendien altijd de kans dat er bij het handmatig kopiëren of automatisch synchroniseren overdrachtsfouten ontstaan. Kwesties rond gegevensbescherming kunnen vooral lastig worden bij het gebruik van clouddiensten met vestigingen in landen buiten de EU.

Ten slotte rijst ook de vraag naar de kostenefficiëntie. Meestal is het maandelijkse bedrag per gebruiker bij clouddiensten vrij laag. Maar zelfs een handvol apps en diensten kan al snel duur uitvallen voor bedrijven met slechts een dozijn medewerkers. Daar komt nog eens de administratieve rompslomp bij die alleen al het beheer van de cloudabonnementen met zich meebrengt.

Efficiënte cloudoplossingen creëren

Het gebruik van veel verschillende cloudoplossingen voor de afzonderlijke werkgebieden van een drukkerij is vooral voor kleinere bedrijven aantrekkelijk. De afzonderlijke diensten zijn namelijk vaak vrij eenvoudig in te stellen en te gebruiken.

Uitgebreide cloudoplossingen voor de drukindustrie, zoals die uit de Agfa Asanti-familie, Caldera Primecenter, Roland DG Connect of HP PrintOS, dekken daarentegen in één cloudtoepassing een groot deel van de procesketen, van de webshop tot en met de facturering. De installatie en de eerste configuratie kunnen echter behoorlijk tijdrovend zijn.

Er moeten namelijk uitgebreide bedrijfsprocessen in kaart worden gebracht. Daar komt nog bij dat veel oplossingen hybride werken, wat betekent dat er deels ook software ter plaatse moet worden geïnstalleerd. Vaak moeten drukwerkdienstverleners hiervoor een beroep doen op onafhankelijke adviseurs of medewerkers van gespecialiseerde leveranciers en systeemintegrators. Dit kan leiden tot aanzienlijke initiële investeringen.

Als de invoering van clouddiensten in een drukkerij professioneel wordt begeleid, zijn ook verdere automatiseringsstappen denkbaar. Zo kunnen er bijvoorbeeld auditbestendige e-mailworkflows worden opgezet, bijvoorbeeld met Konnect E-Mail.

Clouddiensten beschikken bovendien doorgaans over API’s (Application Programming Interfaces). Deze interfaces maken het mogelijk dat verschillende softwareapplicaties met elkaar communiceren en gegevens of functies uitwisselen. Hierdoor kunnen bestaande kantoortoepassingen worden gekoppeld aan software voor productieplanning en -aansturing, afwerking en logistiek. Zo ontstaat een naadloze, transparante workflow, waarbij veel taken vanaf elke plek ter wereld kunnen worden uitgevoerd.

Is de cloud op de lange termijn de moeite waard voor drukkerijen?

Bij de overgrote meerderheid van de drukkerijen en reclamebedrijven worden waarschijnlijk al cloudoplossingen gebruikt, ook al gaat het slechts om afzonderlijke apps op de smartphones van de medewerkers. Zonder MS SharePoint, Google Cloud Storage, mobiele e-mail of bij te boeken server- en computercapaciteit, bijvoorbeeld van AWS, kunnen veel drukkerijen vandaag de dag hun dagelijkse werkzaamheden al niet meer uitvoeren.

Nog lang niet alle drukwerkbedrijven hebben echter de volgende stap naar meer efficiëntie gezet. Met geïntegreerde clouddiensten die alle belangrijke bedrijfsprocessen in kaart brengen, worden namelijk veel typische bronnen van fouten weggenomen. Zo ontstaan moderne, flexibele werkplekken die aantrekkelijk zijn voor hooggekwalificeerde medewerkers en jong talent aantrekken.

Op dit moment zijn uitgebreide, goed afgestemde cloudoplossingen voor kleine bedrijven echter vaak nog te ingewikkeld of simpelweg te duur. Hopelijk komen er in de toekomst voor hen nog eenvoudige, praktijkgerichte diensten op de markt.

Want één ding staat nu al vast: kunstmatige intelligentie zal het thema ‘cloud’ en efficiëntie ook voor drukkerijen naar een geheel nieuw niveau tillen. Bedrijven uit de drukkerijsector die hier niet mee kunnen of willen meegaan, zullen in de toekomst hooguit nog in zeer kleine niches succes boeken.