Trykkeribranchen står over for en omvæltning: Cloud-teknologier gør arbejdsgangene hurtigere, mere fleksible og mere pålidelige. Hvad bør trykkerier være opmærksomme på, så de kan udnytte cloud-løsninger effektivt?
I 2026 vil en moderne arbejdsgang betyde langt mere end blot automatisering af enkelte produktionstrin. Den omfatter en fuldstændig digital sammenkobling af ordremodtagelse, databehandling, produktion og levering.
Cloudbaserede systemer udgør rygraden i disse processer. De giver adgang til produktionsdata i realtid, uanset placering, og skaber grundlaget for et problemfrit samarbejde mellem kunder, bureauer og trykkerier.
Cloud-løsninger: Fordele og ulemper i et trykkeri
I sin kerne er skyen et netværk af servere, der er tilgængelige via internettet. I stedet for at gemme data og applikationer lokalt på en computer eller server i trykkeriet, hostes de på cloududbyderens servere.
Det har en række fordele. Medarbejderne kan nemlig få adgang til produktionsdata, ordrer og software fra alle lokationer og også, når de er på farten. Den centrale lagring forhindrer fejl som følge af dublerede data eller forældede versioner. Da cloud-udbyderen står for vedligeholdelsen, reduceres IT-arbejdsbyrden på stedet. Det kan især i mindre trykkerier uden egen IT-afdeling føre til betydelige besparelser. Cloud-tjenester er desuden let skalerbare. Ved ansættelse af nye medarbejdere eller store ordrer kan der nemt tilkøbes yderligere kapacitet.
For trykkerier kan det dog også have ulemper at gå helt eller delvist over til at bruge cloud-tjenester. Det er ofte ikke let at fastslå, hvor dataene rent faktisk er lagret. Det kan føre til problemer med overholdelse af reglerne over for kunderne. Desuden er virksomheder, der satser på cloud-applikationer, til enhver tid afhængige af en stabil og hurtig internetforbindelse. Der er også ofte en frygt for, at man ved brug af cloud-tjenester lettere bliver offer for cyberangreb.
Software as a Service (SaaS) og cloud-tjenester – Hvad er forskellen?
SaaS er en særlig model inden for cloud-teknologien, hvor softwareapplikationer stilles til rådighed og benyttes via internettet. I stedet for at installere programmer lokalt får brugerne adgang til applikationen via en webbrowser eller en app. Eksempler herpå er Microsoft 365, Adobe Express og Datev Unternehmen Online.
Cloud-tjenester er derimod et overordnet begreb, der ud over SaaS også omfatter Infrastructure as a Service (IaaS) og Platform as a Service (PaaS). Mens SaaS gør det muligt at benytte færdigudviklet software, stiller IaaS og PaaS grundlæggende IT-ressourcer såsom servere, lagerplads eller udviklingsplatforme til rådighed.
Eksempler på anvendelse af cloud-løsninger i et trykkeri
Cloud-løsninger er allerede i brug på mange områder i digitale trykkerier og reklamebureauer:
- Administration, kunde- og kontaktstyring (f.eks. iCloud, Google One)
- Registrering af arbejdstid (f.eks. Toggl)
- Levering og arkivering af data (f.eks. WeTransfer)
- Dataoptimering og forberedelse til tryk (f.eks. Printfactory Connect)
- Styring, service og overvågning af maskiner (f.eks. Mutoh Direct)
- Logistik og forsendelsessporing (f.eks. Paketda)
- Fakturering, økonomistyring og regnskab (f.eks. Lexware)
Oftest drejer det sig, især i mindre virksomheder, om individuelle løsninger. Det betyder, at virksomheden ikke bruger én, men flere cloud-tjenester fra helt forskellige udbydere.
Alligevel medfører brugen af cloud-tjenester som helhed oftest en betydelig produktivitetsgevinst. Dette gælder især, når medarbejderne arbejder delvist i en hybridmodel, hjemmefra eller på montagearbejde. De kan nemlig få adgang til alle vigtige data via deres bærbare computer eller smartphone. Dermed bliver ændringer eller forsinkelser, der opstår på stedet, hurtigt synlige for alle relevante kolleger. Langvarige telefonopkald eller kommunikation via beskedapps kan undgås.
Alligevel kan mange forskellige cloud-tjenester i et trykkeri også medføre problemer. For gratis eller billige cloud-abonnementer, såsom Apple iCloud, er udtrykkeligt ikke beregnet til professionel brug. Udbyderen kan derfor hurtigt spærre kontoen, fordi vilkårene og betingelserne er blevet overtrådt. Dermed går adgangen til vigtige virksomhedsdata, og muligvis også værdifuld hardware, tabt.
Når man bruger mange forskellige cloud-tjenester, er der desuden altid en risiko for, at der opstår overførselsfejl ved manuel kopiering eller automatisk synkronisering. Spørgsmål om databeskyttelse kan især blive komplicerede, når man bruger cloud-tjenester med servere i lande uden for EU.
Endelig er der også spørgsmålet om omkostningseffektivitet. I de fleste tilfælde er det månedlige gebyr pr. bruger ret lavt for cloud-tjenester. Men selv blot en håndfuld apps og tjenester kan hurtigt blive dyre for virksomheder med blot et dusin medarbejdere. Dertil kommer administrationsomkostningerne alene i forbindelse med cloud-abonnementerne.
Skabe effektive cloud-løsninger
Brugen af mange forskellige cloud-løsninger til de enkelte arbejdsområder i et trykkeri er især fristende for mindre virksomheder. De enkelte tjenester er nemlig ofte ret nemme at sætte op og bruge.
Omfattende cloud-løsninger til trykkeribranchen, såsom dem fra Agfa Asanti-serien, Caldera Primecenter, Roland DG Connect eller HP PrintOS, dækker derimod i en cloud-applikation en stor del af proceskæden – lige fra webshoppen til fakturering. Installation og den indledende opsætning kan dog være ret tidskrævende.
For der skal kortlægges omfattende forretningsgange i virksomheden. Derudover fungerer mange løsninger som hybridløsninger, hvilket betyder, at der i nogle tilfælde også skal installeres software på stedet. I mange tilfælde er udbydere af udskrivningstjenester derfor nødt til at trække uafhængige konsulenter eller medarbejdere fra specialforhandlere og systemhusene ind. Dette kan medføre betydelige startinvesteringer.
Hvis indførelsen af cloud-tjenester i et trykkeri ledsages af professionel støtte, er det også muligt at gennemføre yderligere automatiseringstrin. Man kan f.eks. oprette revisionssikre e-mail-workflows, bl.a. med Konnect E-Mail.
Cloud-tjenester råder desuden som regel over API’er (Application Programming Interfaces). Disse grænseflader gør det muligt for forskellige softwareapplikationer at kommunikere med hinanden og udveksle data eller funktioner. Dermed kan eksisterende kontorapplikationer kobles sammen med software til produktionsplanlægning og -styring, efterbehandling og logistik. Der skabes en sammenhængende, gennemsigtig arbejdsgang, hvor mange opgaver kan udføres fra hvor som helst i verden.
Er cloud-løsningen en god investering for trykkerier på lang sigt?
De allerfleste trykkerier og reklamebureauer bruger sandsynligvis allerede cloud-løsninger, selvom det kun drejer sig om enkelte apps på medarbejdernes smartphones. Uden MS SharePoint, Google Cloud Storage, mobil e-mail eller tilkøbte server- og computerkapaciteter, f.eks. fra AWS, kan mange trykkerier allerede i dag ikke længere klare deres daglige drift.
Men langt fra alle udbydere af tryktjenester har taget det næste skridt mod øget effektivitet. For med integrerede cloudtjenester, der dækker alle vigtige processer i virksomheden, fjernes mange typiske fejlkilder. Der skabes moderne, fleksible arbejdspladser, som er attraktive for højtkvalificerede medarbejdere og tiltrækker unge talenter.
I øjeblikket er omfattende, veltilpassede cloud-løsninger til små virksomheder dog ofte stadig for komplicerede eller simpelthen for dyre. Forhåbentlig vil der i fremtiden komme enkle, brugervenlige tjenester på markedet til dem.
For én ting står allerede nu fast: Kunstig intelligens vil løfte emnerne cloud og effektivitet op på et helt nyt niveau, også for trykkerier. Virksomheder i trykkeribranchen, der ikke kan eller vil følge med her, vil i fremtiden højst kunne opnå succes i meget små nicher.
Udforsk mere indhold om automatisering
