印刷行业正面临一场变革：云技术使工作流程变得更快、更灵活、更可靠。印刷服务提供商应注意哪些方面，才能高效地应用云解决方案？
到2026年，现代化工作流程的意义已远不止于单个生产环节的自动化。它涵盖了订单接收、数据准备、生产和交付之间的全面数字化互联。
基于云的系统构成了这些流程的支柱。它们能够实现无论身处何地均可实时访问生产数据，并为客户、代理商和印刷服务提供商之间的无缝协作奠定了基础。
云计算：在印刷厂中的优缺点
从本质上讲，云是一个可通过互联网访问的服务器网络。数据和应用程序不再存储在印刷厂内的计算机或服务器上，而是托管在云服务提供商的服务器上。
这带来了一系列优势。因为员工无论身处何地，甚至在外出途中，都能访问生产数据、订单和软件。通过集中存储，可以避免因数据重复或版本过时而导致的错误。由于云服务提供商负责维护工作，现场的IT工作量得以减少。 这尤其能为没有自有IT部门的小型印刷厂带来可观的成本节约。此外，云服务还具有良好的可扩展性。无论是为新员工还是处理大订单，都能轻松追加更多计算资源。
但对于印刷企业而言，部分或完全采用云服务也可能存在弊端。通常很难确定数据究竟存储在哪里，这可能会导致与客户之间的合规问题。此外，依赖云应用的企业必须时刻确保拥有稳定且高速的互联网连接。 此外，人们通常还担心，使用云服务会更容易成为网络攻击的受害者。
软件即服务（SaaS）与云服务——两者有何区别？
SaaS是云技术中的一种特殊模式，其特点是通过互联网提供和使用软件应用程序。用户无需在本地安装程序，而是通过网页浏览器或应用程序访问该应用。例如Microsoft 365、Adobe Express或Datev Unternehmen Online。
相比之下，云服务是一个更宽泛的概念，除了SaaS之外，还包括基础设施即服务（IaaS）和平台即服务（PaaS）。SaaS允许用户使用现成的软件，而IaaS和PaaS则提供服务器、存储或开发平台等基础IT资源。
印刷厂中云计算的应用案例
云解决方案已在数字印刷厂和广告技术企业中的许多领域得到应用：
- 行政管理、客户及联系人管理（例如 iCloud、Google One）
- 工时记录（例如Toggl）
- 数据交付与归档（例如WeTransfer）
- 数据优化与印前处理（例如Printfactory Connect）
- 机器的控制、维护和监控（例如Mutoh Direct）
- 物流与包裹追踪（例如：Paketda）
- 开具发票、财务管理和会计核算（例如Lexware）
大多数情况下，尤其是小型企业，采用的都是分散式解决方案。这意味着：企业内部使用的并非一个，而是来自多家完全不同供应商的多个云服务。
尽管如此，总体而言，使用云服务通常能带来显著的生产力提升。这一点在员工部分采用混合办公模式、居家办公或在外现场作业时尤为明显。 因为他们可以通过笔记本电脑或智能手机访问所有重要数据。这样一来，现场发生的变更或延误就能迅速被所有相关同事知晓。从而省去了冗长的电话沟通或通过即时通讯应用进行沟通的麻烦。
然而，在印刷厂中使用多种不同的云服务也可能引发问题。因为像苹果iCloud这样的免费或低价云服务订阅，明确不适用于专业用途。 因此，服务提供商可能会因违反服务条款而迅速冻结该账户。这将导致无法访问重要的企业数据，甚至可能造成宝贵硬件的损失。
此外，在使用多种不同的云服务时，无论是在手动复制还是自动同步过程中，都可能出现传输错误。特别是在使用服务器位于非欧盟国家的云服务时，数据保护问题可能会变得相当棘手。
最后，还需考虑经济性问题。通常情况下，云服务的每用户每月费用相对较低。然而，即便是只有十几名员工的企业，仅使用寥寥几款应用和服务，费用也很快会变得高昂。此外，仅云服务订阅本身就需耗费大量管理精力。
打造高效的云解决方案
对于印刷企业的各个业务领域而言，采用多种不同的云解决方案尤其对小型企业极具吸引力。因为这些服务通常都相当容易配置和使用。
相比之下，面向印刷行业的全面云解决方案——例如Agfa Asanti系列、Caldera Primecenter、Roland DG Connect或HP PrintOS——则通过一个云应用程序，覆盖了从网店到开具发票的大部分流程链。不过，其安装和初始配置可能相当耗时。
因为必须将企业内部的复杂业务流程进行系统化映射。此外，许多解决方案采用混合部署模式，这意味着部分情况下还需要在本地额外安装软件。为此，印刷服务提供商往往需要聘请独立顾问，或借助专业经销商及系统集成商的技术人员。这可能会导致巨大的初期投资。
如果印刷厂在引入云服务时得到专业指导，那么还可以考虑实施进一步的自动化措施。例如，可以搭建符合审计要求的电子邮件工作流，比如使用Konnect E-Mail。
此外，云服务通常还配备API（应用程序编程接口）。这些接口使不同的软件应用程序能够相互通信，并交换数据或功能。由此，现有的办公应用程序可以与生产计划与控制、后道加工及物流软件实现互联。 由此形成了一个贯通且透明的工作流程，许多工作都可以从世界任何地方完成。
从长远来看，云计算对印刷企业来说值得吗？
绝大多数印刷厂和广告技术公司很可能已经开始使用云解决方案，即使这些解决方案仅仅是员工智能手机上的几个应用程序。 如果没有微软SharePoint、谷歌云存储、移动电子邮件，或是可按需扩展的服务器和计算资源（例如来自AWS的），如今许多印刷厂已经无法开展日常业务了。
然而，并非所有印刷服务提供商都已迈出提高效率的下一步。因为借助能够映射企业所有重要流程的联网云服务，许多典型的错误源头便不复存在。 由此形成的现代化、灵活的工作场所，不仅对高素质员工极具吸引力，还能吸引新一代人才。
不过，目前针对小型企业的全面且高度适配的云解决方案，往往仍然过于复杂，或者价格过高。希望未来能有更简单、更实用的服务面向这类企业推出。
因为有一点现在已经可以确定：人工智能将把云计算和效率这一议题，也带入印刷行业的一个全新层面。那些无法或不愿跟上这一趋势的印刷行业企业，未来充其量只能在极小的利基市场中取得成功。
