Il settore della stampa sta vivendo una svolta: le tecnologie cloud rendono i flussi di lavoro più veloci, flessibili e affidabili. A cosa dovrebbero prestare attenzione i fornitori di servizi di stampa per poter utilizzare le soluzioni cloud in modo efficiente?
Nel 2026, un flusso di lavoro moderno va ben oltre l’automazione delle singole fasi di produzione. Comprende l’integrazione digitale completa tra l’accettazione degli ordini, la preparazione dei dati, la produzione e la consegna.
I sistemi basati sul cloud costituiscono la spina dorsale di questi processi. Consentono di accedere ai dati di produzione in tempo reale, indipendentemente dalla posizione, e creano le basi per una collaborazione senza intoppi tra clienti, agenzie e fornitori di servizi di stampa.
Il cloud: vantaggi e svantaggi in una tipografia
Il cloud è, in sostanza, una rete di server accessibili tramite Internet. Invece di salvare dati e applicazioni localmente su un computer o un server nella tipografia, vengono ospitati sui server del fornitore di servizi cloud.
Questo comporta una serie di vantaggi. Infatti, i dipendenti possono accedere ai dati di produzione, agli ordini e al software da qualsiasi sede e anche mentre sono in viaggio. L’archiviazione centralizzata evita errori dovuti a dati duplicati o versioni obsolete. Dato che è il fornitore del cloud a occuparsi della manutenzione, il carico di lavoro IT in sede si riduce. Questo può portare a risparmi notevoli, soprattutto nelle tipografie più piccole che non hanno un reparto IT interno. Inoltre, i servizi cloud sono facilmente scalabili. Per i nuovi dipendenti o per gli ordini di grandi dimensioni, puoi aggiungere facilmente ulteriori capacità.
Per le tipografie, però, affidarsi in parte o del tutto ai servizi cloud può comportare anche degli svantaggi. Spesso non è facile capire dove siano realmente archiviati i dati. Questo può causare problemi di conformità con i clienti. Inoltre, le aziende che puntano sulle applicazioni cloud devono poter contare in ogni momento su una connessione Internet stabile e veloce. Spesso c’è anche il timore che, usando i servizi cloud, si possa diventare più facilmente vittime di attacchi informatici.
Software as a Service (SaaS) e servizi cloud: qual è la differenza?
Il SaaS è un modello specifico nell’ambito della tecnologia cloud, in cui le applicazioni software vengono fornite e utilizzate tramite Internet. Invece di installare i programmi in locale, gli utenti accedono all’applicazione tramite un browser web o un’app. Alcuni esempi sono Microsoft 365, Adobe Express o Datev Unternehmen Online.
I servizi cloud, invece, sono un concetto più ampio e comprendono, oltre al SaaS, anche l’Infrastructure as a Service (IaaS) e la Platform as a Service (PaaS). Mentre il SaaS permette di utilizzare software già pronto, l’IaaS e il PaaS mettono a disposizione risorse IT di base come server, spazio di archiviazione o piattaforme di sviluppo.
Esempi di utilizzo del cloud in una tipografia
Le soluzioni cloud sono già ampiamente utilizzate nelle tipografie digitali e nelle aziende di grafica pubblicitaria:
- Amministrazione, gestione dei clienti e dei contatti (ad es. iCloud, Google One)
- Registrazione dell’orario di lavoro (ad es. Toggl)
- Consegna e archiviazione dei dati (ad es. WeTransfer)
- Ottimizzazione dei dati e preparazione alla stampa (ad es. Printfactory Connect)
- Controllo, assistenza e monitoraggio delle macchine (ad es. Mutoh Direct)
- Logistica e tracciamento delle spedizioni (ad es. Paketda)
- Fatturazione, gestione finanziaria e contabilità (ad es. Lexware)
Di solito, soprattutto nelle aziende più piccole, si tratta di soluzioni individuali. Questo significa che in azienda non c’è un solo cloud, ma ne vengono utilizzati diversi, di fornitori completamente diversi tra loro.
Ciononostante, nel complesso l’uso dei servizi cloud porta spesso a un notevole aumento della produttività. Questo vale soprattutto quando i dipendenti lavorano in modalità ibrida, da casa o in trasferta. Infatti, possono accedere a tutti i dati importanti tramite laptop o smartphone. In questo modo, eventuali modifiche o ritardi che si verificano sul posto diventano subito visibili a tutti i colleghi coinvolti. Si possono così evitare lunghe telefonate o comunicazioni tramite app di messaggistica.
Tuttavia, l’utilizzo di tanti servizi cloud diversi in una tipografia può anche causare problemi. Infatti, gli abbonamenti cloud gratuiti o economici, come ad esempio Apple iCloud, non sono espressamente pensati per un uso professionale. Il fornitore può quindi bloccare rapidamente l’account per violazione dei termini e delle condizioni. Di conseguenza, si perde l’accesso a dati aziendali importanti e, forse, anche a hardware di valore.
Quando usi tanti servizi cloud diversi, c’è sempre il rischio che si verifichino errori di trasferimento durante il copia-incolla manuale o la sincronizzazione automatica. Le questioni relative alla protezione dei dati possono diventare complicate, soprattutto quando usi servizi cloud con sedi in paesi extra-UE.
Infine, c’è anche la questione della convenienza economica. Di solito, il canone mensile per utente dei servizi cloud è piuttosto basso. Però, anche solo una manciata di app e servizi può diventare rapidamente costosa per aziende con appena una dozzina di dipendenti. A questo si aggiunge l’onere amministrativo legato ai soli abbonamenti cloud.
Creare soluzioni cloud efficienti
L’utilizzo di tante soluzioni cloud diverse per le singole aree operative di una tipografia è particolarmente allettante, soprattutto per le piccole imprese. Infatti, spesso i singoli servizi sono piuttosto facili da configurare e utilizzare.
Le soluzioni cloud complete per il settore della stampa, come quelle della famiglia Agfa Asanti, Caldera Primecenter, Roland DG Connect o HP PrintOS, coprono invece, in un’unica applicazione cloud, gran parte della catena di processo, dal negozio online fino alla fatturazione. L’installazione e la configurazione iniziale possono però essere piuttosto complesse.
Infatti, bisogna mappare processi aziendali piuttosto complessi. A questo si aggiunge il fatto che molte soluzioni funzionano in modalità ibrida, il che significa che a volte bisogna installare anche del software in loco. Spesso i fornitori di servizi di stampa devono ricorrere a consulenti indipendenti o a collaboratori di rivenditori specializzati e società di sistemistica. Questo può comportare investimenti iniziali piuttosto consistenti.
Se l’introduzione dei servizi cloud in una tipografia viene gestita in modo professionale, si possono anche prevedere ulteriori passi verso l’automazione. Ad esempio, si possono impostare flussi di lavoro via e-mail a prova di revisione, magari con Konnect E-Mail.
Inoltre, i servizi cloud dispongono di solito di API (Application Programming Interfaces). Queste interfacce permettono a diverse applicazioni software di comunicare tra loro e scambiarsi dati o funzioni. In questo modo, è possibile collegare le applicazioni da ufficio esistenti con software per la pianificazione e il controllo della produzione, la finitura e la logistica. Si crea così un flusso di lavoro continuo e trasparente, in cui molte attività possono essere svolte da qualsiasi parte del mondo.
Il cloud conviene a lungo termine per le tipografie?
Probabilmente la stragrande maggioranza delle tipografie e delle aziende di grafica pubblicitaria utilizza già soluzioni cloud, anche se si tratta solo di singole app sugli smartphone dei dipendenti. Senza MS SharePoint, Google Cloud Storage, la posta elettronica mobile o le capacità di server e computer aggiuntive, ad esempio quelle di AWS, molte tipografie non riescono già oggi a svolgere le loro attività quotidiane.
Ma non tutti i fornitori di servizi di stampa hanno ancora compiuto il passo successivo verso una maggiore efficienza. Infatti, grazie ai servizi cloud interconnessi, che riproducono tutti i processi chiave dell’azienda, molte delle tipiche fonti di errore vengono eliminate. Si creano così ambienti di lavoro moderni e flessibili, attraenti per i dipendenti altamente qualificati e in grado di attirare nuove leve.
Al momento, però, le soluzioni cloud complete e ben adattate alle piccole imprese sono spesso ancora troppo complicate o semplicemente troppo costose. Speriamo che in futuro arrivino sul mercato servizi più semplici e pratici pensati proprio per loro.
Perché una cosa è già certa: l’intelligenza artificiale porterà il tema del cloud e dell’efficienza a un livello completamente nuovo anche per le tipografie. Le aziende del settore della stampa che non riescono o non vogliono stare al passo con questi cambiamenti, in futuro avranno successo al massimo solo in nicchie molto ristrette.
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