No setor da impressão, durante muito tempo prevaleceu a ideia de que quem tivesse o melhor hardware ganhava. Mas a situação mudou – hoje em dia, os dados e o seu processamento são, pelo menos, tão importantes quanto o hardware. Esta visão geral mostra por que é que isso acontece e o que isso significa para os prestadores de serviços de impressão.

Da impressora ao centro de dados

Antigamente, as novas máquinas de impressão eram o centro das atenções nos eventos do setor. Por outro lado, os investimentos em front-ends digitais (DFEs) ou em soluções de fluxo de trabalho quase não eram celebrados – apesar de, muitas vezes, serem igualmente caros.

Na verdade, é estranho que, no setor da impressão, o software seja muitas vezes menos valorizado do que o hardware. Afinal, a ascensão meteórica da impressão digital e a rápida digitalização da indústria gráfica não teriam sido possíveis sem computadores e software feito à medida.

A impressão digital é sempre especialmente útil quando…

  • onde assume tarefas que simplesmente não são possíveis com a impressão analógica, por exemplo, quando se trata de personalização ou dados variáveis
  • onde se pode utilizá-la de forma mais eficiente do que os métodos analógicos, por exemplo, em pequenas tiragens em impressão a quatro cores.

Os dados certos sempre tiveram um papel importante nisto. Nos últimos anos, isso tornou-se ainda mais evidente. Afinal, a economia atual, fortemente orientada para a Internet, disponibiliza aos proprietários de marcas e às empresas enormes quantidades de dados de todo o tipo.

Além disso, os consumidores habituaram-se a uma forma de comunicação mais personalizada e a bens de consumo personalizados. Para a impressão digital, isto é uma boa notícia. Por isso, a impressão de dados variáveis (Variable Data Printing, VDP) está a tornar-se cada vez mais importante.

Com o Chili Publish Chili GraFX, os proprietários de marcas podem adaptar facilmente os seus ficheiros de impressão a diferentes países e públicos-alvo. Foto: captura de ecrã.

Impressão de dados variáveis, explicada de forma simples

A VDP começou por ser utilizada principalmente para mailings e impressões transacionais, como extratos de cartões de crédito. Hoje em dia, quase todas as aplicações de impressão digital podem ser combinadas com dados variáveis. Podem ser, por exemplo, cartazes e material de ponto de venda, mas também brindes promocionais, embalagens, material de marketing ou têxteis, de acordo com o que o cliente quiser.

No VDP, um design é combinado com uma base de dados que fornece conteúdos personalizados, como textos, imagens ou logótipos. Assim, é possível criar milhares de impressões únicas sem qualquer intervenção humana.

Como a preparação para a impressão de dados variáveis é bastante mais simples, é possível produzir estes documentos de forma especialmente rápida e económica. No entanto, para isso são necessárias impressoras potentes, software adequado e uma infraestrutura de TI rápida.

Como é possível otimizá-las com o VDP especificamente para o destinatário, estas impressões são especialmente eficazes. É por isso que as empresas de impressão podem cobrar preços mais altos pelos seus produtos.

O módulo de dados variáveis AcccurioPro da Konica Minolta é versátil e fácil de usar. Foto: Konica Minolta.

Características dos ficheiros VDP

Nos primeiros anos da impressão digital, os prestadores de serviços de impressão tinham muitas vezes de se contentar com ficheiros «abertos», por exemplo, do Adobe InDesign. Hoje em dia, o envio de dados prontos para impressão em formato PDF é, em grande parte, a norma.

Existem muitas versões diferentes de PDFs. O formato atualmente recomendado para a entrega de dados para impressão é o PDF/X-6, que se baseia no PDF 2.0 e oferece funcionalidades significativamente mais avançadas. O PDF/VT-3 foi lançado no final de 2020 e também se baseia no PDF/X-6. Esta norma foi desenvolvida especialmente para dados variáveis e já substituiu, em grande parte, formatos de ficheiro mais antigos, como o AFP, o IJPDS e o PPML. No entanto, estes ainda são, em parte, utilizados no marketing direto.

Com o Fiery Freeform Create, dá para criar ficheiros para a impressão de dados variáveis (VPD). Foto: captura de ecrã

As novas normas PDF/X-6 e PDF/VT-3 oferecem vantagens significativas em relação às suas versões anteriores. Suportam espaços de cor modernos, um tratamento melhorado da transparência e funcionalidades avançadas de metadados, que são essenciais para fluxos de trabalho de produção complexos.

No formato PDF/VT já está implementada uma estrutura para metadados. Isso permite definir tarefas de automatização, como as que normalmente ocorrem no marketing direto. Por exemplo, informações sobre a distribuição das páginas de impressão por diferentes máquinas ou sobre o endereçamento. Já podes utilizá-las nos fluxos de trabalho correspondentes.

No entanto, o que é muito mais interessante para a impressão de grande formato é a norma «PDF Processing Steps» (ISO 19593-1). Esta norma tem como objetivo padronizar a implementação de linhas de corte e vinco, bem como de etapas de acabamento, como a estampagem a quente. Com isso, deixaria de existir a nomenclatura, muitas vezes enganadora, das camadas de PDF para identificar determinados processos de acabamento. A norma, publicada em 2018, já foi adotada, entre outras, pela Esko e pela Global Graphics.

Existem várias formas de criar designs com a funcionalidade VDP. Alguns exemplos são o Dynamic VDP, um plug-in para o Adobe Illustrator da Esko, o AccurioPro Variable Data da Konica Minolta, o CHILI GraFx Suite (anteriormente Chili Publish Suite) ou o Fiery Freeform Create.

O Dynamic VDP é um plug-in para o Adobe Illustrator da Esko. Foto: Captura de ecrã

Desafios na entrega de ficheiros para impressão

A qualidade dos dados dos clientes sempre foi um desafio para os prestadores de serviços de impressão. Nos últimos anos, a situação até piorou. Isso porque muitas campanhas dão prioridade aos canais digitais. Por isso, os designers têm cada vez menos experiência na criação de dados para impressão.

Na impressão de dados variáveis, ter ficheiros de impressão perfeitos talvez seja ainda mais importante do que noutros trabalhos. Como muitas vezes se imprimem grandes quantidades de uma só vez, até os pequenos erros podem causar grandes atrasos ou uma grande quantidade de material rejeitado. Por isso, é ainda mais importante que os prestadores de serviços de impressão informem os seus clientes sobre o que é importante na entrega dos ficheiros.

O HP PrintOS é um exemplo de software baseado na nuvem, específico para dados de impressão. Foto: captura de ecrã

Da máquina de impressão ao ecossistema

Os fabricantes de máquinas de impressão já tinham percebido a importância crescente dos dados na indústria gráfica ainda na década de 2010 e desenvolveram os seus próprios produtos de software para fluxos de trabalho e preparação de dados. Exemplos de destaque são, por exemplo, a HP com o PrintOS ou a Agfa com o Asanti e o PrintTune.

Nesse contexto, alguns fornecedores de software que antes eram independentes também foram integrados. Assim, em abril de 2024, o Durst Group anunciou a aquisição da Callas, especialista em pré-impressão e PDF. O objetivo é criar uma plataforma de software aberta e interligada para o setor da impressão.

Nesse contexto, a nuvem tem vindo a desempenhar um papel cada vez mais importante. Por exemplo, a Chili Publish, agora conhecida como CHILI GraFx, tem vindo a desenvolver continuamente a sua plataforma e a posicionar-se como uma solução baseada na nuvem para a automação criativa.

Como é que as empresas de serviços de impressão se podem adaptar ao novo mundo dos dados?

Como o tratamento de dados e os fluxos de trabalho automatizados estão a tornar-se cada vez mais importantes para a rentabilidade das empresas de serviços de impressão, parece aconselhável aumentar os investimentos nessas áreas.

No futuro, vai ser igualmente importante dar formação aos colaboradores e aos clientes sobre como lidar com os dados. Porque, especialmente na impressão de dados variáveis, qualquer ficheiro que não seja entregue na perfeição vai reduzir os lucros de forma ainda mais significativa do que o habitual.

As recentes aquisições e consolidações no setor mostram que as soluções de software e de fluxo de trabalho são cada vez mais vistas como ativos estratégicos. Por isso, os prestadores de serviços de impressão não devem investir apenas em hardware, mas também ir ampliando continuamente as suas competências em processamento e otimização de dados.

A implementação de novos padrões PDF, como o PDF/X-6 e o PDF/VT-3, deve ser vista como um investimento na sustentabilidade da empresa. Ao mesmo tempo, é importante desenvolver programas de formação para os colaboradores e clientes, para que possam tirar o máximo partido destas novas tecnologias.