En el sector de la impresión, durante mucho tiempo se ha dicho que quien tiene el mejor hardware, gana. Pero las cosas han cambiado: hoy en día, los datos y su procesamiento son al menos igual de importantes. En este resumen te explicamos por qué es así y qué significa esto para los proveedores de servicios de impresión.

De la impresora al centro de datos

Antes, las nuevas máquinas de impresión eran el centro de atención en los eventos del sector. En cambio, las inversiones en interfaces digitales (DFE) o soluciones de flujo de trabajo apenas se celebraban, aunque a menudo son igual de caras.

La verdad es que es raro que, en el sector de la impresión, el software se valore a menudo menos que el hardware. Al fin y al cabo, el auge vertiginoso de la impresión digital y la rápida digitalización de la industria gráfica no habrían sido posibles sin ordenadores y sin software a medida.

La impresión digital siempre resulta especialmente útil cuando…

  • donde se encarga de tareas que con la impresión analógica simplemente no se pueden hacer, como cuando se trata de personalización o datos variables
  • donde se puede usar de forma más eficiente que los métodos analógicos, por ejemplo, en tiradas pequeñas en cuatricromía.

Los datos adecuados siempre han sido clave en este sentido. Y en los últimos años esto se ha acentuado aún más. Y es que la economía actual, tan centrada en Internet, pone a disposición de los propietarios de marcas y de las empresas cantidades enormes de datos de todo tipo.

Además, los consumidores se han acostumbrado a una forma de comunicación más personalizada y a productos de consumo a medida. Esto es una buena noticia para la impresión digital. Por eso, la impresión de datos variables (Variable Data Printing, VDP) está cobrando cada vez más importancia.

Con Chili Publish Chili GraFX, los propietarios de marcas pueden adaptar fácilmente sus datos de impresión a diferentes países y públicos objetivo. Foto: captura de pantalla.

La impresión de datos variables, explicada de forma sencilla

Al principio, la impresión variable de datos (VDP) se usaba sobre todo para envíos postales e impresiones transaccionales, como los extractos de tarjetas de crédito. Hoy en día, casi todas las aplicaciones de impresión digital se pueden combinar con datos variables. Pueden ser, por ejemplo, carteles y material para puntos de venta, pero también regalos promocionales, envases, material de marketing o prendas de ropa según lo que pidas.

En el VDP, se combina un diseño con una base de datos que proporciona contenidos personalizados, como textos, imágenes o logotipos. Así se pueden crear miles de impresiones únicas sin necesidad de intervención humana.

Como la preparación de la impresión de datos variables es mucho más sencilla, puedes producir estos documentos de forma especialmente rápida y económica. Eso sí, para ello necesitas impresoras potentes, el software adecuado y una infraestructura informática rápida.

Como con VDP puedes optimizarlas exactamente para cada destinatario, este tipo de impresiones son especialmente eficaces. Por eso, las empresas de impresión pueden cobrar precios más altos por sus productos.

El módulo de datos variables AcccurioPro de Konica Minolta es versátil y fácil de usar. Foto: Konica Minolta.

Características especiales de los archivos VDP

En los primeros años de la impresión digital, las imprentas solían tener que conformarse con archivos «abiertos», como los de Adobe InDesign. Hoy en día, lo habitual es que los datos que se envían para imprimir estén en formato PDF.

Hay muchas versiones diferentes de archivos PDF. El formato que se recomienda actualmente para el envío de datos a imprenta es el PDF/X-6, que se basa en PDF 2.0 y ofrece funcionalidades mucho más amplias. El PDF/VT-3 se introdujo a finales de 2020 y también se basa en el PDF/X-6. Este estándar se ha desarrollado especialmente para datos variables y ya ha sustituido en gran medida a formatos de archivo más antiguos como AFP, IJPDS y PPML. Sin embargo, estos últimos siguen utilizándose en parte en el marketing directo.

Con Fiery Freeform Create puedes crear archivos para la impresión de datos variables (VPD). Foto: Captura de pantalla

Los nuevos estándares PDF/X-6 y PDF/VT-3 ofrecen ventajas importantes respecto a sus predecesores. Son compatibles con espacios de color modernos, ofrecen un mejor manejo de la transparencia y cuentan con funciones avanzadas de metadatos, que son imprescindibles para los flujos de trabajo de producción complejos.

En el formato PDF/VT ya se ha implementado un marco para los metadatos. Esto te permite configurar tareas de automatización, como las que suelen darse en el marketing directo. Por ejemplo, datos sobre cómo repartir las páginas de impresión entre diferentes máquinas o sobre el direccionamiento. Ya puedes usarlas en los flujos de trabajo correspondientes.

Sin embargo, lo que resulta mucho más interesante para la impresión en gran formato es la norma «PDF Processing Steps» (ISO 19593-1). Esta norma tiene como objetivo estandarizar la implementación de líneas de corte y de ranurado, así como de pasos de acabado como el estampado en caliente. De este modo, se eliminaría la denominación, a menudo confusa, de las capas de PDF para identificar determinados procesos de acabado. La norma, publicada en 2018, ya ha sido adoptada, entre otros, por Esko y Global Graphics.

Hay varias formas de crear diseños con la función VDP. Algunos ejemplos son Dynamic VDP, un complemento de Adobe Illustrator de Esko; AccurioPro Variable Data de Konica Minolta; CHILI GraFx Suite (antes Chili Publish Suite); o Fiery Freeform Create.

Dynamic VDP es un complemento para Adobe Illustrator de Esko. Foto: captura de pantalla

Problemas a la hora de enviar los archivos de impresión

La calidad de los datos de los clientes siempre ha sido un reto para los proveedores de servicios de impresión. En los últimos años, la situación incluso ha empeorado. Y es que muchas campañas se centran en los canales digitales. Por eso, los diseñadores tienen cada vez menos experiencia en la creación de datos para impresión.

En la impresión de datos variables, tener unos archivos de impresión perfectos es quizás aún más importante que en otros trabajos. Como a menudo se imprimen grandes cantidades de una sola vez, incluso los pequeños errores pueden provocar largos retrasos o una gran cantidad de material defectuoso. Por eso es aún más importante que los proveedores de servicios de impresión expliquen a sus clientes qué hay que tener en cuenta a la hora de enviar los archivos.

HP PrintOS es un ejemplo de software basado en la nube diseñado específicamente para datos de impresión. Foto: captura de pantalla

De la imprenta al ecosistema

Los fabricantes de máquinas de impresión ya se dieron cuenta de la creciente importancia de los datos en el sector de la impresión allá por la década de 2010 y desarrollaron sus propios productos de software para el flujo de trabajo y la preparación de datos. Algunos ejemplos destacados son, por ejemplo, HP con PrintOS o Agfa con Asanti y PrintTune.

En algunos casos, también se ha integrado a proveedores de software que antes eran independientes. Por ejemplo, en abril de 2024, el Grupo Durst anunció la adquisición de Callas, especialista en preimpresión y PDF. El objetivo es crear una plataforma de software abierta e interconectada para el sector de la impresión.

En este contexto, la nube está cobrando cada vez más importancia. Por ejemplo, Chili Publish, que ahora se conoce como CHILI GraFx, ha seguido desarrollando su plataforma de forma continua y se ha posicionado como una solución basada en la nube para la automatización creativa.

¿Cómo pueden adaptarse las empresas de impresión al nuevo mundo de los datos?

Dado que la gestión de datos y los flujos de trabajo automatizados son cada vez más importantes para la rentabilidad de las empresas de impresión, parece que lo mejor es aumentar la inversión en estas áreas.

En el futuro, también será igual de importante formar a los empleados y a los clientes en el manejo de los datos. Y es que, sobre todo en la impresión de datos variables, cualquier archivo que no se entregue en perfectas condiciones reducirá los beneficios aún más de lo habitual.

Las últimas adquisiciones y fusiones en el sector demuestran que las soluciones de software y de flujo de trabajo se consideran cada vez más activos estratégicos. Por eso, los proveedores de servicios de impresión no solo deberían invertir en hardware, sino también ampliar continuamente sus conocimientos en el procesamiento y la optimización de datos.

La implementación de nuevos estándares PDF, como PDF/X-6 y PDF/VT-3, debería considerarse una inversión en el futuro de la empresa. Al mismo tiempo, es importante desarrollar programas de formación para empleados y clientes, para poder aprovechar al máximo las ventajas de estas nuevas tecnologías.