In de drukkerijsector gold lange tijd: wie de beste hardware heeft, wint. Maar het tij is gekeerd – tegenwoordig zijn gegevens en de verwerking daarvan minstens net zo belangrijk. Waarom dat zo is en wat dit betekent voor drukwerkbedrijven, wordt in dit overzicht uitgelegd.

Van printer tot datacentrum

Vroeger stonden nieuwe drukpersen centraal op branche-evenementen. Investeringen in digitale front-ends (DFE’s) of workflowoplossingen werden daarentegen nauwelijks geprezen – hoewel ze vaak even duur zijn.

Eigenlijk is het vreemd dat software in de drukkerijsector vaak minder wordt gewaardeerd dan hardware. De razendsnelle opkomst van digitaal drukken en de snelle digitalisering van de grafische industrie zouden immers niet mogelijk zijn geweest zonder computers en op maat gemaakte software.

Digitaal drukken is altijd bijzonder handig wanneer

  • waar het taken op zich neemt die met analoog drukken simpelweg niet mogelijk zijn, bijvoorbeeld als het gaat om personalisatie of variabele gegevens
  • waar het efficiënter kan worden ingezet dan analoge methoden, bijvoorbeeld bij kleine oplagen in vierkleurendruk.

De juiste gegevens spelen daarbij al sinds jaar en dag een belangrijke rol. De afgelopen jaren is dat nog sterker geworden. De huidige economie, die sterk op het internet is gericht, stelt merkhouders en bedrijven namelijk enorme hoeveelheden gegevens van allerlei aard ter beschikking.

Bovendien zijn eindgebruikers gewend geraakt aan een meer gepersonaliseerde vorm van communicatie en aan op maat gemaakte consumptiegoederen. Dat is goed nieuws voor de digitale druk. Met name het afdrukken van variabele gegevens (Variable Data Printing, VDP) wordt daarom steeds belangrijker.

Met Chili Publish Chili GraFX kunnen merkeigenaren hun drukgegevens eenvoudig aanpassen voor verschillende landen en doelgroepen. Foto: screenshot.

Variabele gegevensafdruk, kort uitgelegd

VDP werd aanvankelijk vooral gebruikt voor mailings en transactiedrukwerk, zoals creditcardafschriften. Tegenwoordig kunnen bijna alle digitale druktoepassingen ook worden gecombineerd met variabele gegevens. Dit kunnen bijvoorbeeld posters en POS-materiaal zijn, maar ook relatiegeschenken, verpakkingen, marketingmateriaal of textiel naar wens van de klant.

Bij VDP wordt een ontwerp gecombineerd met een database die individuele inhoud zoals teksten, afbeeldingen of logo’s aanlevert. Zo kunnen zonder enige menselijke tussenkomst duizenden unieke afdrukken worden geproduceerd.

Omdat de voorbereiding van het drukwerk bij het afdrukken van variabele gegevens aanzienlijk is vereenvoudigd, kunnen deze bijzonder snel en voordelig worden geproduceerd. Hiervoor zijn echter krachtige printers, geschikte software en een snelle IT-infrastructuur nodig.

Omdat men ze met VDP precies op de ontvanger kan afstemmen, zijn dergelijke drukwerken bijzonder doeltreffend. Daarom kunnen drukkerijen hogere prijzen voor hun producten vragen.

De AcccurioPro Variable Data-module van Konica Minolta is veelzijdig en gebruiksvriendelijk. Foto: Konica Minolta.

Bijzonderheden van VDP-bestanden

In de beginjaren van het digitaal drukken moesten drukkerijen vaak genoegen nemen met „open” bestanden, bijvoorbeeld uit Adobe InDesign. Tegenwoordig is het aanleveren van drukklare gegevens in PDF-formaat grotendeels de norm.

Er bestaan veel verschillende versies van PDF-bestanden. Het momenteel aanbevolen formaat voor de gegevensoverdracht in de drukkerij is PDF/X-6, dat is gebaseerd op PDF 2.0 en aanzienlijk uitgebreidere functionaliteiten biedt. PDF/VT-3 werd eind 2020 geïntroduceerd en is eveneens gebaseerd op PDF/X-6. De standaard is speciaal ontwikkeld voor variabele gegevens en heeft oudere bestandsformaten zoals AFP, IJPDS en PPML grotendeels vervangen. Deze worden echter deels nog steeds gebruikt in direct mailings.

Met Fiery Freeform Create kunnen bestanden voor variabele gegevensafdrukken (VPD) worden gemaakt. Foto: screenshot

De nieuwe standaarden PDF/X-6 en PDF/VT-3 bieden aanzienlijke voordelen ten opzichte van hun voorgangers. Ze ondersteunen moderne kleurruimten, een verbeterde verwerking van transparantie en uitgebreide metadatamogelijkheden, die onmisbaar zijn voor complexe productieworkflows.

In het PDF/VT-formaat is al een framework voor metagegevens geïmplementeerd. Hiermee kunnen automatiseringstaken worden vastgelegd, zoals die doorgaans bij direct mailing voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan gegevens over de verdeling van de afdrukpagina’s over verschillende machines, of over de adressering. Deze kunnen al in de betreffende workflows worden ingezet.

Veel interessanter voor grootformaatdruk is echter „PDF Processing Steps” (ISO 19593-1). Deze norm is bedoeld om de implementatie van snij- en rillijnen en van afwerkingsstappen zoals warmfoliedruk te standaardiseren. Hierdoor zou de vaak misleidende benaming van PDF-lagen ter aanduiding van bepaalde verwerkingsprocessen komen te vervallen. De in 2018 gepubliceerde norm is onder andere al overgenomen door Esko en Global Graphics.

Er zijn verschillende manieren om ontwerpen met VDP-functionaliteit te maken. Voorbeelden hiervan zijn onder meer Dynamic VDP, een Adobe Illustrator-plug-in van Esko, AccurioPro Variable Data van Konica Minolta, de CHILI GraFx Suite (voorheen Chili Publish Suite) of Fiery Freeform Create.

Dynamic VDP is een plug-in voor Adobe Illustrator van Esko. Foto: screenshot

Uitdagingen bij het aanleveren van drukbestanden

De kwaliteit van klantgegevens is voor drukwerkbedrijven altijd al een uitdaging geweest. De afgelopen jaren is de situatie zelfs nog verslechterd. Veel campagnes richten zich namelijk vooral op digitale kanalen. Daardoor hebben ontwerpers steeds minder ervaring met het opmaken van drukwerkbestanden.

Bij het afdrukken van variabele gegevens zijn perfecte drukbestanden misschien nog wel belangrijker dan bij andere opdrachten. Omdat er vaak grote hoeveelheden in één keer worden afgedrukt, leiden zelfs kleine fouten al tot lange vertragingen of een grote hoeveelheid afval. Daarom is het des te belangrijker dat drukwerkbedrijven hun klanten informeren over wat belangrijk is bij het aanleveren van ontwerpen.

HP PrintOS is een voorbeeld van cloudgebaseerde software die speciaal is ontwikkeld voor afdrukgegevens. Foto: screenshot

Van de drukpers tot het ecosysteem

Fabrikanten van drukpersen hebben het toenemende belang van gegevens in de drukindustrie al in de jaren 2010 onderkend en hebben eigen softwareproducten voor workflow en gegevensvoorbereiding ontwikkeld. Bekende voorbeelden zijn onder meer HP met PrintOS en Agfa met Asanti en PrintTune.

Daarbij zijn ook enkele voorheen onafhankelijke softwareleveranciers geïntegreerd. Zo maakte de Durst Group in april 2024 de overname bekend van Callas, een specialist op het gebied van prepress en PDF. Het doel is om een open en gekoppeld softwareplatform voor de drukkerijsector te creëren.

De cloud speelt daarbij een steeds grotere rol. Zo heeft Chili Publish, dat inmiddels bekendstaat onder de naam CHILI GraFx, zijn platform voortdurend verder ontwikkeld en zich gepositioneerd als een cloudgebaseerde oplossing voor creatieve automatisering.

Hoe kunnen drukwerkbedrijven zich aanpassen aan de nieuwe wereld van data?

Aangezien gegevensverwerking en geautomatiseerde workflows steeds belangrijker worden voor de winstgevendheid van drukkerijen, lijkt het raadzaam om de investeringen op deze gebieden op te voeren.

Het is in de toekomst net zo belangrijk om medewerkers en klanten te trainen in het omgaan met gegevens. Want juist bij variabele gegevensafdrukken zal elk bestand dat niet helemaal perfect wordt aangeleverd, de winst nog gevoeliger dan normaal doen dalen.

Uit de recente overnames en consolidaties in de sector blijkt dat software- en workflowoplossingen steeds vaker als strategische activa worden beschouwd. Drukwerkleveranciers zouden daarom niet alleen in hardware moeten investeren, maar ook hun expertise op het gebied van gegevensverwerking en -optimalisatie voortdurend moeten uitbreiden.

De implementatie van nieuwe PDF-standaarden, zoals PDF/X-6 en PDF/VT-3, moet worden gezien als een investering in de toekomstbestendigheid van het bedrijf. Tegelijkertijd is het belangrijk om opleidingsprogramma’s voor medewerkers en klanten te ontwikkelen, zodat de voordelen van deze nieuwe technologieën ten volle kunnen worden benut.