Tlačový priemysel čelí zásadnej zmene: technológie v cloude zrýchľujú pracovné postupy, zvyšujú ich flexibilitu a spoľahlivosť. Na čo by mali poskytovatelia tlačových služieb dbať, aby mohli riešenia v cloude efektívne využívať?
V roku 2026 bude moderný pracovný postup znamenať oveľa viac než len automatizáciu jednotlivých výrobných krokov. Zahŕňa kompletnú digitálnu prepojenosť prijímania objednávok, prípravy údajov, výroby a dodávky.
Systémy založené na cloude tvoria chrbtovú kosť týchto procesov. Umožňujú prístup k výrobným údajom v reálnom čase bez ohľadu na miesto a vytvárajú základ pre plynulú spoluprácu medzi zákazníkmi, agentúrami a poskytovateľmi tlačových služieb.
Cloud: Výhody a nevýhody v tlačiarni
Cloud je v podstate sieť serverov, ku ktorým je možné pristupovať cez internet. Namiesto toho, aby sa údaje a aplikácie ukladali lokálne na počítači alebo serveri v tlačiarni, sú hostované na serveroch poskytovateľa cloudových služieb.
To prináša celý rad výhod. Zamestnanci totiž môžu využívať výrobné údaje, objednávky a softvér z akéhokoľvek miesta, a to aj na cestách. Centrálne ukladanie údajov zabraňuje chybám spôsobeným duplicitnými údajmi alebo zastaranými verziami. Keďže údržbu zabezpečuje poskytovateľ cloudových služieb, znižujú sa náklady na IT priamo na mieste. To môže viesť k značným úsporám, najmä v menších tlačiarňach bez vlastného IT oddelenia. Cloudové služby sú navyše dobre škálovateľné. Pre nových zamestnancov alebo veľké zákazky je možné jednoducho pridať ďalšie kapacity.
Pre tlačiarne však môže mať čiastočné alebo úplné prechod na využívanie cloudových služieb aj nevýhody. Často nie je ľahké zistiť, kde sa údaje skutočne nachádzajú. To môže viesť k problémom s dodržiavaním predpisov vo vzťahu k zákazníkom. Okrem toho sú spoločnosti, ktoré sa spoliehajú na cloudové aplikácie, kedykoľvek závislé od stabilného a rýchleho internetového pripojenia. Často sa tiež objavujú obavy, že pri využívaní cloudových služieb sa ľahšie stanú obeťou kybernetických útokov.
Softvér ako služba (SaaS) a cloudové služby – v čom spočíva rozdiel?
SaaS je špecifický model v rámci cloudovej technológie, pri ktorom sa softvérové aplikácie poskytujú a využívajú prostredníctvom internetu. Namiesto lokálnej inštalácie programov používatelia pristupujú k aplikácii cez webový prehliadač alebo aplikáciu. Príkladmi sú Microsoft 365, Adobe Express alebo Datev Unternehmen Online.
Cloudové služby sú naopak nadradeným pojmom a okrem SaaS zahŕňajú aj Infrastructure as a Service (IaaS) a Platform as a Service (PaaS). Kým SaaS umožňuje využívanie hotového softvéru, IaaS a PaaS poskytujú základné IT zdroje, ako sú servery, úložisko alebo vývojárske platformy.
Príklady využitia cloudu v tlačiarni
Cloudové riešenia sa v digitálnych tlačiarňach a firmách zaoberajúcich sa reklamnou technikou už využívajú v mnohých oblastiach:
- Správa, riadenie zákazníkov a kontaktov (napr. iCloud, Google One)
- Evidencia pracovného času (napr. Toggl)
- Doručenie a archivácia údajov (napr. WeTransfer)
- Optimalizácia dát a príprava na tlač (napr. Printfactory Connect)
- Ovládanie, servis a monitorovanie strojov (napr. Mutoh Direct)
- Logistika a sledovanie zásielok (napr. Paketda)
- Vystavovanie faktúr, finančné riadenie a účtovníctvo (napr. Lexware)
Väčšinou ide, najmä v menších podnikoch, o individuálne riešenia. To znamená, že v podniku sa nevyužíva len jeden, ale viacero cloudov od úplne rôznych poskytovateľov.
Napriek tomu sa v celkovom meradle väčšinou dosahuje výrazný nárast produktivity vďaka využívaniu cloudových služieb. Platí to najmä v prípadoch, keď zamestnanci pracujú čiastočne v hybridnom režime, z domova alebo na montážnych prácach. Majú totiž prostredníctvom notebooku alebo smartfónu prístup ku všetkým dôležitým údajom. Vďaka tomu sú zmeny alebo oneskorenia, ktoré vzniknú priamo na mieste, rýchlo viditeľné pre všetkých príslušných kolegov. Dlhotrvajúce telefonáty alebo komunikácia prostredníctvom aplikácií na zasielanie správ tak môžu byť vynechané.
Napriek tomu môže existencia mnohých rôznych cloudových služieb v tlačiarni viesť aj k problémom. Bezplatné alebo lacné cloudové predplatné, ako napríklad Apple iCloud, totiž nie sú výslovne určené na profesionálne použitie. Poskytovateľ môže preto účet rýchlo zablokovať z dôvodu porušenia všeobecných obchodných podmienok. V dôsledku toho dôjde k strate prístupu k dôležitým firemným údajom a prípadne aj k strate cenného hardvéru.
Pri využívaní mnohých rôznych cloudových služieb navyše vždy existuje možnosť, že pri ručnom kopírovaní alebo automatickej synchronizácii dôjde k chybám pri prenose. Otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov môžu byť zložité najmä pri využívaní cloudových služieb, ktorých prevádzkovatelia majú sídlo v krajinách mimo EÚ.
Nakoniec sa vynára aj otázka nákladovej efektívnosti. Mesačný poplatok za používateľa a mesiac je pri cloudových službách väčšinou pomerne nízky. Avšak už len niekoľko aplikácií a služieb môže rýchlo vyjsť draho aj v podnikoch s iba tuctom zamestnancov. K tomu sa pridáva administratívna záťaž spojená samotnými cloudovými predplatnými.
Vytváranie efektívnych cloudových riešení
Využitie mnohých rôznych cloudových riešení pre jednotlivé pracovné oblasti tlačiarne je lákavé najmä pre menšie podniky. Jednotlivé služby sa totiž často dajú pomerne ľahko nastaviť a používať.
Komplexné cloudové riešenia pre polygrafický priemysel, ako napríklad riešenia z rodiny Agfa Asanti, Caldera Primecenter, Roland DG Connect alebo HP PrintOS, naopak v rámci jednej cloudovej aplikácie pokrývajú veľkú časť procesného reťazca od internetového obchodu až po fakturáciu. Ich inštalácia a počiatočné nastavenie však môžu byť pomerne náročné.
Je totiž potrebné zmapovať rozsiahle procesy v podniku. K tomu treba pripočítať, že mnohé riešenia fungujú hybridne, čo znamená, že v niektorých prípadoch je potrebné dodatočne nainštalovať softvér priamo na mieste. Poskytovatelia tlačových služieb sa preto často musia obrátiť na nezávislých konzultantov alebo zamestnancov špecializovaných predajcov a systémových integrátorov. V dôsledku toho môžu vzniknúť značné počiatočné investície.
Ak je zavádzanie cloudových služieb v tlačiarni profesionálne sprevádzané, je možné uvažovať aj o ďalších krokoch v oblasti automatizácie. Takto je možné napríklad nastaviť pracovné postupy pre e-maily, ktoré spĺňajú požiadavky na auditovateľnosť, napríklad pomocou Konnect E-Mail.
Cloudové služby navyše zvyčajne disponujú rozhraniami API (Application Programming Interfaces). Tieto rozhrania umožňujú rôznym softvérovým aplikáciám navzájom komunikovať a vymieňať si údaje alebo funkcie. Vďaka tomu je možné prepojiť existujúce kancelárske aplikácie so softvérom na plánovanie a riadenie výroby, dokončovacie práce a logistiku. Vzniká tak plynulý a transparentný pracovný tok, v rámci ktorého je možné vykonávať mnohé úlohy z ktoréhokoľvek miesta na svete.
Oplatí sa tlačiarňam využívať cloudové riešenia z dlhodobého hľadiska?
Vo väčšine tlačiarní a reklamných agentúr sa pravdepodobne už využívajú cloudové riešenia, aj keby išlo len o jednotlivé aplikácie na smartfónoch zamestnancov. Bez MS SharePointu, Google Cloud Storage, mobilnej e-mailovej služby alebo dodatočne objednaných kapacít serverov a počítačov, napríklad od AWS, už dnes mnohé tlačiarne nedokážu fungovať v každodennom prevádzke.
Nie všetci poskytovatelia tlačových služieb však už urobili ďalší krok smerom k zvýšeniu efektívnosti. Vďaka prepojeným cloudovým službám, ktoré mapujú všetky dôležité procesy v podniku, totiž miznú mnohé typické zdroje chýb. Vznikajú tak moderné a flexibilné pracoviská, ktoré sú atraktívne pre vysoko kvalifikovaných zamestnancov a priťahujú mladé talenty.
V súčasnosti sú však komplexné a dobre prispôsobené cloudové riešenia pre malé podniky často ešte príliš zložité alebo jednoducho príliš drahé. Dúfajme, že v budúcnosti sa na trhu objavia aj jednoduché a praktické služby určené práve pre ne.
Jedno je totiž už teraz isté: umelá inteligencia posunie tému cloudu a efektívnosti aj v tlačiarenskom odvetví na úplne novú úroveň. Spoločnosti z tlačiarenského odvetvia, ktoré v tejto oblasti nedokážu alebo nechcú držať krok, budú v budúcnosti úspešné nanajvýš len vo veľmi malých špecializovaných segmentoch.
Objavte ďalšie informácie na tému automatizácia
