O setor da impressão está a passar por uma grande mudança: as tecnologias na nuvem tornam os fluxos de trabalho mais rápidos, flexíveis e fiáveis. A que é que os prestadores de serviços de impressão devem prestar atenção para poderem utilizar as soluções na nuvem de forma eficiente?
Em 2026, um fluxo de trabalho moderno vai muito além da automatização de etapas individuais da produção. Abrange a integração digital completa entre a receção de encomendas, a preparação de dados, a produção e a entrega.
Os sistemas baseados na nuvem são a espinha dorsal destes processos. Permitem aceder aos dados de produção em tempo real, independentemente da localização, e criam as bases para uma colaboração harmoniosa entre clientes, agências e prestadores de serviços de impressão.
A nuvem: vantagens e desvantagens numa gráfica
A nuvem é, no fundo, uma rede de servidores acessíveis através da Internet. Em vez de guardar dados e aplicações localmente num computador ou servidor na gráfica, estes ficam alojados nos servidores do fornecedor de serviços na nuvem.
Isso traz uma série de vantagens. Os colaboradores podem aceder aos dados de produção, às encomendas e ao software a partir de qualquer local e mesmo quando estão em viagem. O armazenamento centralizado evita erros causados por dados duplicados ou versões desatualizadas. Como é o fornecedor da nuvem que se encarrega da manutenção, o trabalho de TI no local diminui. Isto pode resultar em poupanças significativas, sobretudo em gráficas mais pequenas que não têm um departamento de TI próprio. Além disso, os serviços na nuvem são facilmente escaláveis. É fácil adicionar mais capacidade para novos colaboradores ou para encomendas de grande volume.
Mas, para as gráficas, pode também haver desvantagens em optar, parcial ou totalmente, pela utilização de serviços na nuvem. Muitas vezes, não é fácil determinar onde os dados estão realmente armazenados. Isso pode levar a problemas de conformidade com os clientes. Além disso, as empresas que apostam em aplicações na nuvem dependem sempre de uma ligação à Internet estável e rápida. Muitas vezes, também existe o receio de que, ao usar serviços na nuvem, seja mais fácil tornares-te vítima de ciberataques.
Software como Serviço (SaaS) e serviços na nuvem – Qual é a diferença?
O SaaS é um modelo específico da tecnologia na nuvem, em que as aplicações de software são disponibilizadas e utilizadas através da Internet. Em vez de instalarem os programas localmente, os utilizadores acedem à aplicação através de um navegador da Web ou de uma aplicação. Exemplos disso são o Microsoft 365, o Adobe Express ou o Datev Unternehmen Online.
Os serviços na nuvem, por outro lado, são um conceito mais abrangente e incluem, além do SaaS, também a Infraestrutura como Serviço (IaaS) e a Plataforma como Serviço (PaaS). Enquanto o SaaS permite a utilização de software já pronto, o IaaS e o PaaS disponibilizam recursos de TI básicos, como servidores, armazenamento ou plataformas de desenvolvimento.
Exemplos de utilização da nuvem numa gráfica
As soluções na nuvem já são utilizadas em muitos setores das gráficas digitais e das empresas de publicidade:
- Administração, gestão de clientes e contactos (por exemplo, iCloud, Google One)
- Registo do tempo de trabalho (por exemplo, Toggl)
- Entrega e arquivo de dados (por exemplo, WeTransfer)
- Otimização de dados e preparação para impressão (por exemplo, Printfactory Connect)
- Controlo, manutenção e monitorização de máquinas (por exemplo, Mutoh Direct)
- Logística e acompanhamento de envios (por exemplo, Paketda)
- Faturação, gestão financeira e contabilidade (por exemplo, Lexware)
Na maioria das vezes, sobretudo nas empresas mais pequenas, trata-se de soluções individuais. Ou seja: na empresa não se usa apenas uma, mas sim várias nuvens de fornecedores totalmente diferentes.
Apesar disso, no geral, a utilização de serviços na nuvem costuma resultar num aumento significativo da produtividade. Isto aplica-se sobretudo quando os colaboradores trabalham, em parte, num modelo híbrido, a partir de casa ou em intervenções no terreno. Isso porque conseguem aceder a todos os dados importantes através do portátil ou do smartphone. Assim, quaisquer alterações ou atrasos que surjam no local ficam rapidamente visíveis para todos os colegas responsáveis. Já não é preciso fazer chamadas intermináveis nem comunicar através de aplicações de mensagens.
No entanto, ter muitos serviços na nuvem diferentes numa gráfica também pode causar problemas. Isso porque as assinaturas gratuitas ou baratas na nuvem, como o iCloud da Apple, não são, de forma alguma, destinadas a uso profissional. O fornecedor pode, portanto, bloquear rapidamente a conta por violação dos Termos e Condições. Com isso, perde-se o acesso a dados importantes da empresa e, possivelmente, também a equipamento valioso.
Além disso, quando usas vários serviços na nuvem diferentes, há sempre a possibilidade de ocorrerem erros de transferência, seja ao copiar manualmente ou ao sincronizar automaticamente. As questões relacionadas com a proteção de dados podem tornar-se complicadas, sobretudo quando usas serviços na nuvem com servidores localizados em países fora da UE.
Por fim, há também a questão da rentabilidade. Na maioria das vezes, a mensalidade por utilizador e por mês nos serviços na nuvem é bastante baixa. No entanto, mesmo apenas um punhado de aplicações e serviços pode tornar-se rapidamente dispendioso para empresas com apenas uma dúzia de colaboradores. A isso acrescenta-se o trabalho administrativo apenas com as assinaturas na nuvem.
Criar soluções eficientes na nuvem
A utilização de várias soluções na nuvem para as diferentes áreas de trabalho de uma gráfica é especialmente tentadora para as empresas mais pequenas. Isso porque, muitas vezes, é bastante fácil configurar e utilizar cada um desses serviços.
Por outro lado, as soluções completas na nuvem para a indústria gráfica, como as da família Agfa Asanti, o Caldera Primecenter, o Roland DG Connect ou o HP PrintOS, cobrem, numa aplicação na nuvem, grande parte da cadeia de processos, desde a loja online até à faturação. No entanto, a instalação e a configuração inicial podem ser bastante demoradas.
Isso porque é preciso mapear processos abrangentes na empresa. Além disso, muitas soluções funcionam de forma híbrida, o que significa que, em alguns casos, é preciso instalar software adicional no local. Muitas vezes, os prestadores de serviços de impressão têm de recorrer a consultores independentes ou a colaboradores de revendedores especializados e empresas de sistemas. Isso pode implicar investimentos iniciais consideráveis.
Se a implementação de serviços na nuvem numa gráfica for acompanhada por profissionais, também é possível dar mais passos no sentido da automatização. Assim, é possível configurar fluxos de trabalho de e-mail à prova de auditoria, por exemplo, com o Konnect E-Mail.
Além disso, os serviços na nuvem costumam ter APIs (Interfaces de Programação de Aplicações). Estas interfaces permitem que diferentes aplicações de software comuniquem entre si e troquem dados ou funções. Assim, dá para ligar as aplicações de escritório que já tens ao software de planeamento e controlo da produção, acabamento e logística. O resultado é um fluxo de trabalho contínuo e transparente, em que muitas tarefas podem ser realizadas a partir de qualquer lugar do mundo.
A nuvem compensa a longo prazo para as gráficas?
Na grande maioria das gráficas e empresas de publicidade, provavelmente já se utilizam soluções na nuvem, mesmo que sejam apenas aplicações isoladas nos smartphones dos colaboradores. Sem o MS SharePoint, o Google Cloud Storage, o e-mail móvel ou capacidades de servidor e computadores que se possam contratar, por exemplo, da AWS, muitas gráficas já não conseguem, hoje em dia, fazer o seu trabalho diário.
Mas nem todos os prestadores de serviços de impressão deram ainda o próximo passo para aumentar a eficiência. Isso porque, com serviços em nuvem interligados, que abrangem todos os processos importantes da empresa, muitas fontes típicas de erros desaparecem. Criam-se assim locais de trabalho modernos e flexíveis, que são atrativos para colaboradores altamente qualificados e atraem jovens talentos.
No entanto, neste momento, as soluções na nuvem abrangentes e bem adaptadas para pequenas empresas ainda são, muitas vezes, demasiado complicadas ou simplesmente demasiado caras. Espera-se que, no futuro, surjam no mercado serviços mais simples e práticos para elas.
Porque uma coisa já é certa: a inteligência artificial vai levar o tema da nuvem e da eficiência a um nível totalmente novo, também para as gráficas. As empresas do setor da impressão que não conseguirem ou não quiserem acompanhar esta evolução só terão sucesso, no futuro, em nichos muito pequenos, na melhor das hipóteses.
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