Branża poligraficzna stoi w obliczu przełomowych zmian: technologie chmurowe sprawiają, że procesy robocze stają się szybsze, bardziej elastyczne i niezawodne. Na co powinni zwrócić uwagę dostawcy usług poligraficznych, aby móc efektywnie wykorzystywać rozwiązania chmurowe?
W 2026 roku nowoczesny proces roboczy będzie oznaczał znacznie więcej niż tylko automatyzację poszczególnych etapów produkcji. Obejmuje on pełną cyfrową integrację procesów przyjmowania zamówień, przygotowywania danych, produkcji i dostawy.
Systemy oparte na chmurze stanowią podstawę tych procesów. Umożliwiają one dostęp do danych produkcyjnych w czasie rzeczywistym, niezależnie od lokalizacji, oraz tworzą podstawę do płynnej współpracy między klientami, agencjami i dostawcami usług poligraficznych.
Chmura: zalety i wady w drukarni
Chmura to w istocie sieć serwerów dostępnych przez Internet. Zamiast przechowywać dane i aplikacje lokalnie na komputerze lub serwerze w drukarni, są one hostowane na serwerach dostawcy usług w chmurze.
Ma to szereg zalet. Pracownicy mogą bowiem korzystać z danych produkcyjnych, zleceń i oprogramowania z dowolnej lokalizacji, a także w podróży. Dzięki centralnemu przechowywaniu danych unika się błędów wynikających z powielania danych lub korzystania z nieaktualnych wersji. Ponieważ dostawca usług w chmurze zajmuje się konserwacją, zmniejsza się nakład pracy działu IT na miejscu. Może to przynieść znaczne oszczędności, zwłaszcza w mniejszych drukarniach, które nie posiadają własnego działu IT. Usługi w chmurze charakteryzują się ponadto dobrą skalowalnością. W przypadku nowych pracowników lub dużych zleceń można w prosty sposób dokupić dodatkowe zasoby.
Dla drukarni częściowe lub całkowite przejście na korzystanie z usług w chmurze może jednak wiązać się również z pewnymi wadami. Często nie jest łatwo ustalić, gdzie faktycznie przechowywane są dane. Może to prowadzić do problemów związanych z przestrzeganiem przepisów w relacjach z klientami. Ponadto firmy korzystające z aplikacji w chmurze są w każdej chwili uzależnione od stabilnego i szybkiego połączenia internetowego. Często pojawiają się również obawy, że korzystanie z usług w chmurze zwiększa ryzyko stania się ofiarą cyberataków.
Oprogramowanie jako usługa (SaaS) i usługi w chmurze – na czym polega różnica?
SaaS to specjalny model w ramach technologii chmury obliczeniowej, w którym aplikacje są udostępniane i wykorzystywane przez Internet. Zamiast instalować programy lokalnie, użytkownicy uzyskują dostęp do aplikacji za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej. Przykładami są Microsoft 365, Adobe Express czy Datev Unternehmen Online.
Usługi w chmurze są natomiast pojęciem nadrzędnym i obejmują nie tylko model SaaS, ale także Infrastructure as a Service (IaaS) oraz Platform as a Service (PaaS). Podczas gdy model SaaS umożliwia korzystanie z gotowego oprogramowania, modele IaaS i PaaS zapewniają podstawowe zasoby informatyczne, takie jak serwery, pamięć masowa czy platformy programistyczne.
Przykłady zastosowań chmury obliczeniowej w drukarni
Rozwiązania chmurowe są już szeroko stosowane w drukarniach cyfrowych i firmach zajmujących się reklamą:
- Administracja, zarządzanie klientami i kontaktami (np. iCloud, Google One)
- Rejestracja czasu pracy (np. Toggl)
- Przesyłanie danych i archiwizacja (np. WeTransfer)
- Optymalizacja danych i przygotowanie do druku (np. Printfactory Connect)
- Sterowanie, serwis i monitorowanie maszyn (np. Mutoh Direct)
- Logistyka i śledzenie przesyłek (np. Paketda)
- Fakturowanie, zarządzanie finansami i księgowość (np. Lexware)
W większości przypadków, zwłaszcza w mniejszych firmach, są to rozwiązania indywidualne. Oznacza to, że w przedsiębiorstwie korzysta się nie z jednej, ale z kilku chmur od zupełnie różnych dostawców.
Mimo to korzystanie z usług w chmurze zazwyczaj przynosi ogólnie znaczny wzrost wydajności. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pracownicy pracują częściowo w modelu hybrydowym, z domu lub na montażu. Mają oni bowiem dostęp do wszystkich ważnych danych za pośrednictwem laptopa lub smartfona. Dzięki temu zmiany lub opóźnienia, które pojawiają się na miejscu, są szybko widoczne dla wszystkich odpowiedzialnych współpracowników. Nie ma już potrzeby prowadzenia długich rozmów telefonicznych ani komunikowania się za pośrednictwem aplikacji do przesyłania wiadomości.
Jednak korzystanie z wielu różnych usług w chmurze w drukarni może również powodować problemy. Bezpłatne lub niedrogie subskrypcje usług w chmurze, takie jak Apple iCloud, nie są bowiem wyraźnie przeznaczone do profesjonalnego użytku. Dostawca może więc szybko zablokować konto z powodu naruszenia warunków korzystania z usługi. W rezultacie utracony zostanie dostęp do ważnych danych firmowych, a być może także do cennego sprzętu.
Ponadto podczas korzystania z wielu różnych usług w chmurze zawsze istnieje ryzyko wystąpienia błędów podczas ręcznego kopiowania lub automatycznej synchronizacji. Kwestie związane z ochroną danych mogą stać się szczególnie skomplikowane w przypadku korzystania z usług w chmurze, których serwery znajdują się w krajach spoza UE.
Wreszcie pojawia się również kwestia opłacalności. W większości przypadków miesięczna opłata za użytkownika w usługach chmurowych jest raczej niewielka. Jednak nawet zaledwie kilka aplikacji i usług może szybko stać się kosztowne w przypadku firm zatrudniających zaledwie kilkunastu pracowników. Do tego dochodzi nakład pracy związany z samym zarządzaniem abonamentami w chmurze.
Tworzenie wydajnych rozwiązań w chmurze
Korzystanie z wielu różnych rozwiązań chmurowych w poszczególnych obszarach działalności drukarni jest szczególnie kuszące dla mniejszych przedsiębiorstw. Często bowiem poszczególne usługi można dość łatwo skonfigurować i z nich korzystać.
Z kolei kompleksowe rozwiązania chmurowe dla branży poligraficznej, takie jak produkty z rodziny Agfa Asanti, Caldera Primecenter, Roland DG Connect czy HP PrintOS, obejmują w ramach jednej aplikacji chmurowej znaczną część łańcucha procesów – od sklepu internetowego aż po fakturowanie. Ich instalacja i wstępna konfiguracja mogą jednak być dość czasochłonne.
Wymaga to bowiem odwzorowania rozbudowanych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Do tego dochodzi fakt, że wiele rozwiązań działa w trybie hybrydowym, co oznacza, że w niektórych przypadkach konieczne jest dodatkowo zainstalowanie oprogramowania na miejscu. W wielu przypadkach dostawcy usług poligraficznych muszą w tym celu skorzystać z pomocy niezależnych konsultantów lub pracowników wyspecjalizowanych sklepów i firm systemowych. Może to wiązać się ze znacznymi inwestycjami początkowymi.
Jeśli wdrożenie usług w chmurze w drukarni odbywa się przy profesjonalnym wsparciu, możliwe jest również podjęcie dalszych kroków w kierunku automatyzacji. Można na przykład skonfigurować zgodne z wymogami audytowymi procesy obsługi poczty elektronicznej, np. za pomocą Konnect E-Mail.
Usługi w chmurze dysponują ponadto zazwyczaj interfejsami API (Application Programming Interfaces). Interfejsy te umożliwiają komunikację między różnymi aplikacjami oraz wymianę danych lub funkcji. Dzięki temu istniejące aplikacje biurowe można połączyć z oprogramowaniem do planowania i sterowania produkcją, wykończenia oraz logistyki. W ten sposób powstaje spójny, przejrzysty przepływ pracy, w ramach którego wiele zadań można wykonywać z dowolnego miejsca na świecie.
Czy chmura opłaca się drukarniom w perspektywie długoterminowej?
W zdecydowanej większości drukarni i firm zajmujących się reklamą prawdopodobnie stosuje się już rozwiązania chmurowe, nawet jeśli są to tylko pojedyncze aplikacje na smartfonach pracowników. Bez MS SharePoint, Google Cloud Storage, mobilnej poczty elektronicznej czy możliwości dokupienia mocy obliczeniowej serwerów i komputerów, na przykład od AWS, wiele drukarni już dziś nie jest w stanie funkcjonować na co dzień.
Jednak nie wszyscy dostawcy usług poligraficznych podjęli jeszcze kolejny krok w kierunku zwiększenia wydajności. Dzięki zintegrowanym usługom w chmurze, które odzwierciedlają wszystkie kluczowe procesy w przedsiębiorstwie, eliminuje się bowiem wiele typowych źródeł błędów. Powstają nowoczesne, elastyczne miejsca pracy, które są atrakcyjne dla wysoko wykwalifikowanych pracowników i przyciągają młode talenty.
Obecnie jednak kompleksowe, dobrze dostosowane rozwiązania chmurowe dla małych przedsiębiorstw są często wciąż zbyt skomplikowane lub po prostu zbyt drogie. Miejmy nadzieję, że w przyszłości na rynku pojawią się proste i praktyczne usługi przeznaczone właśnie dla nich.
Jedno jest już bowiem pewne: sztuczna inteligencja ponownie wyniesie kwestię chmury obliczeniowej i wydajności na zupełnie nowy poziom, również w przypadku drukarni. Firmy z branży poligraficznej, które nie będą w stanie lub nie będą chciały nadążyć za tymi zmianami, odniosą w przyszłości sukces co najwyżej w bardzo wąskich niszach.
Zapoznaj się z innymi materiałami na temat automatyzacji
