Le secteur de l’impression est à l’aube d’une profonde mutation : les technologies cloud rendent les flux de travail plus rapides, plus flexibles et plus fiables. À quoi les prestataires de services d’impression doivent-ils prêter attention pour pouvoir utiliser efficacement les solutions cloud ?
En 2026, un flux de travail moderne ne se limitera pas à l’automatisation de certaines étapes de production. Il englobera l’interconnexion numérique complète entre la prise de commande, la préparation des données, la production et la livraison.
Les systèmes basés sur le cloud constituent la colonne vertébrale de ces processus. Ils permettent d’accéder aux données de production en temps réel, quel que soit le lieu, et jettent les bases d’une collaboration fluide entre les clients, les agences et les prestataires d’impression.
Le cloud : avantages et inconvénients dans une imprimerie
Le cloud est, par essence, un réseau de serveurs accessibles via Internet. Au lieu de stocker les données et les applications localement sur un ordinateur ou un serveur au sein de l’imprimerie, celles-ci sont hébergées sur les serveurs du fournisseur de services cloud.
Cela présente toute une série d’avantages. En effet, les collaborateurs peuvent accéder aux données de production, aux commandes et aux logiciels depuis n’importe quel site, même lorsqu’ils sont en déplacement. Le stockage centralisé permet d’éviter les erreurs liées aux doublons ou aux versions obsolètes. Le fournisseur de services cloud se chargeant de la maintenance, la charge de travail informatique sur site s’en trouve réduite. Cela peut se traduire par des économies considérables, notamment dans les petites imprimeries ne disposant pas de leur propre service informatique. Les services cloud sont par ailleurs facilement évolutifs. Il est aisé d’ajouter des capacités supplémentaires pour accueillir de nouveaux collaborateurs ou traiter des commandes importantes.
Pour les imprimeries, le recours partiel ou total aux services cloud peut toutefois présenter des inconvénients. Il n’est souvent pas facile de déterminer où les données sont réellement stockées. Cela peut entraîner des problèmes de conformité avec les clients. De plus, les entreprises qui misent sur les applications cloud dépendent à tout moment d’une connexion Internet stable et rapide. On craint également souvent que l’utilisation de services cloud augmente le risque d’être victime de cyberattaques.
Logiciel en tant que service (SaaS) et services cloud : quelle est la différence ?
Le SaaS est un modèle spécifique de la technologie cloud, dans lequel des applications logicielles sont mises à disposition et utilisées via Internet. Au lieu d’installer des programmes localement, les utilisateurs accèdent à l’application via un navigateur Web ou une application. Citons par exemple Microsoft 365, Adobe Express ou Datev Unternehmen Online.
Les services cloud, quant à eux, constituent un terme générique qui englobe, outre le SaaS, l’Infrastructure as a Service (IaaS) et la Platform as a Service (PaaS). Alors que le SaaS permet d’utiliser des logiciels prêts à l’emploi, l’IaaS et le PaaS fournissent des ressources informatiques de base telles que des serveurs, des espaces de stockage ou des plateformes de développement.
Exemples d’utilisation du cloud dans une imprimerie
Les solutions cloud sont déjà largement utilisées dans les imprimeries numériques et les entreprises de communication visuelle :
- Administration, gestion des clients et des contacts (par exemple, iCloud, Google One)
- Enregistrement du temps de travail (par exemple, Toggl)
- Transmission et archivage des données (par exemple, WeTransfer)
- Optimisation des données et préparation à l’impression (par exemple, Printfactory Connect)
- Commande, maintenance et surveillance des machines (par exemple, Mutoh Direct)
- Logistique et suivi des envois (par exemple, Paketda)
- Facturation, gestion financière et comptabilité (par exemple, Lexware)
Il s’agit le plus souvent, notamment dans les petites entreprises, de solutions individuelles. Cela signifie que l’entreprise utilise non pas un seul cloud, mais plusieurs clouds provenant de fournisseurs très différents.
Malgré tout, l’utilisation des services cloud se traduit généralement par un gain de productivité considérable. Cela vaut tout particulièrement lorsque les collaborateurs travaillent en mode hybride, en télétravail ou sur des chantiers. En effet, ils peuvent accéder à toutes les données importantes depuis leur ordinateur portable ou leur smartphone. Ainsi, les modifications ou les retards survenant sur place sont rapidement visibles par tous les collègues concernés. Les appels interminables ou les échanges via des applications de messagerie peuvent ainsi être évités.
Cependant, l’utilisation de nombreux services cloud différents au sein d’une imprimerie peut également poser des problèmes. En effet, les abonnements cloud gratuits ou bon marché, tels qu’iCloud d’Apple, ne sont expressément pas destinés à un usage professionnel. Le fournisseur peut donc rapidement bloquer le compte en raison d’une violation des conditions générales. Cela entraîne la perte de l’accès à des données importantes de l’entreprise, voire à du matériel informatique de grande valeur.
De plus, lorsque vous utilisez de nombreux services cloud différents, il existe toujours un risque d’erreurs de transfert lors d’une copie manuelle ou d’une synchronisation automatique. Les questions relatives à la protection des données peuvent s’avérer particulièrement délicates, notamment lorsque vous utilisez des services cloud dont les serveurs sont situés dans des pays tiers hors de l’UE.
Enfin, la question de la rentabilité se pose également. La plupart du temps, le coût mensuel par utilisateur est plutôt modeste pour les services cloud. Cependant, même une poignée d’applications et de services peut rapidement représenter un coût important pour des entreprises ne comptant qu’une douzaine de salariés. À cela s’ajoute la charge administrative liée aux seuls abonnements cloud.
Mettre en place des solutions cloud efficaces
Le recours à de nombreuses solutions cloud différentes pour les différents domaines d’activité d’une imprimerie est particulièrement séduisant pour les petites entreprises. En effet, ces différents services sont souvent assez faciles à mettre en place et à utiliser.
En revanche, les solutions cloud complètes destinées au secteur de l’imprimerie, telles que celles de la gamme Agfa Asanti, Caldera Primecenter, Roland DG Connect ou HP PrintOS, couvrent, au sein d’une application cloud, une grande partie de la chaîne de processus, de la boutique en ligne à la facturation. L’installation et la configuration initiale peuvent toutefois s’avérer assez complexes.
En effet, il faut modéliser des processus complexes au sein de l’entreprise. À cela s’ajoute le fait que de nombreuses solutions fonctionnent en mode hybride, ce qui implique parfois l’installation de logiciels supplémentaires sur site. Dans de nombreux cas, les prestataires de services d’impression doivent pour cela faire appel à des consultants indépendants ou à des collaborateurs de revendeurs spécialisés et d’intégrateurs de systèmes. Cela peut entraîner des investissements initiaux considérables.
Si la mise en place de services cloud dans une imprimerie est accompagnée de manière professionnelle, d’autres étapes d’automatisation sont également envisageables. Il est ainsi possible de mettre en place des flux de travail par e-mail conformes aux exigences d’audit, par exemple avec Konnect E-Mail.
Les services cloud disposent en outre généralement d’API (interfaces de programmation d’applications). Ces interfaces permettent à différentes applications logicielles de communiquer entre elles et d’échanger des données ou des fonctionnalités. Cela permet de relier les applications bureautiques existantes à des logiciels de planification et de pilotage de la production, de finition et de logistique. Il en résulte un flux de travail continu et transparent, dans lequel de nombreuses tâches peuvent être effectuées depuis n’importe quel endroit dans le monde.
Le cloud est-il rentable à long terme pour les imprimeries ?
La grande majorité des imprimeries et des entreprises de communication visuelle utilisent probablement déjà des solutions cloud, ne serait-ce que sous la forme d’applications individuelles installées sur les smartphones de leurs collaborateurs. Sans MS SharePoint, Google Cloud Storage, la messagerie mobile ou les capacités de serveurs et d’ordinateurs supplémentaires, proposées par exemple par AWS, de nombreuses imprimeries ne peuvent déjà plus aujourd’hui mener à bien leurs activités quotidiennes.
Cependant, tous les prestataires de services d’impression n’ont pas encore franchi cette étape vers une efficacité accrue. En effet, grâce aux services cloud interconnectés, qui couvrent l’ensemble des processus clés de l’entreprise, de nombreuses sources d’erreurs courantes sont éliminées. Il en résulte des postes de travail modernes et flexibles, qui séduisent les collaborateurs hautement qualifiés et attirent les jeunes talents.
À l’heure actuelle, les solutions cloud complètes et bien adaptées aux petites entreprises sont toutefois souvent encore trop compliquées ou tout simplement trop coûteuses. Espérons que des services simples et pratiques seront proposés à l’avenir pour ces entreprises.
Car une chose est d’ores et déjà certaine : l’intelligence artificielle va faire passer le cloud et l’efficacité à un tout autre niveau, y compris pour les imprimeries. Les entreprises du secteur de l’imprimerie qui ne peuvent ou ne veulent pas s’adapter à cette évolution ne pourront, à l’avenir, réussir que dans de très petits créneaux, tout au plus.
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