Tiskařský průmysl stojí před zásadní změnou: cloudové technologie zrychlují pracovní postupy, zvyšují jejich flexibilitu a spolehlivost. Na co by měli poskytovatelé tiskových služeb dbát, aby mohli cloudová řešení efektivně využívat?
V roce 2026 bude moderní pracovní postup znamenat mnohem více než jen automatizaci jednotlivých výrobních kroků. Zahrnuje kompletní digitální propojení přijímání zakázek, přípravy dat, výroby a dodávky.
Základem těchto procesů jsou systémy založené na cloudu. Umožňují přístup k výrobním datům v reálném čase, bez ohledu na místo, a vytvářejí základ pro plynulou spolupráci mezi zákazníky, agenturami a poskytovateli tiskových služeb.
Cloud: výhody a nevýhody v tiskárně
Cloud je v podstatě síť serverů, ke kterým je možné se připojit přes internet. Namísto ukládání dat a aplikací lokálně na počítači nebo serveru v tiskárně jsou tyto údaje a aplikace hostovány na serverech poskytovatele cloudových služeb.
To přináší řadu výhod. Zaměstnanci totiž mohou využívat výrobní data, zakázky a software z jakéhokoli místa i na cestách. Díky centrálnímu ukládání se předchází chybám způsobeným duplicitními daty nebo zastaralými verzemi. Jelikož údržbu zajišťuje poskytovatel cloudových služeb, snižují se náklady na IT přímo na místě. To může vést k značným úsporám, zejména v menších tiskárnách bez vlastního IT oddělení. Cloudové služby jsou navíc dobře škálovatelné. Pro nové zaměstnance nebo velké zakázky lze snadno přikoupit další kapacity.
Pro tiskárny však může mít částečné či úplné přecházení na cloudové služby i své nevýhody. Často není snadné zjistit, kde jsou data skutečně uložena. To může vést k problémům s dodržováním předpisů ze strany zákazníků. Navíc jsou společnosti, které sázejí na cloudové aplikace, vždy závislé na stabilním a rychlém internetovém připojení. Často také panují obavy, že při využívání cloudových služeb se lze snáze stát obětí kybernetických útoků.
Software jako služba (SaaS) a cloudové služby – v čem spočívá rozdíl?
SaaS je specifický model v rámci cloudové technologie, při kterém jsou softwarové aplikace poskytovány a využívány přes internet. Místo lokální instalace programů uživatelé přistupují k aplikaci prostřednictvím webového prohlížeče nebo aplikace. Příkladem jsou Microsoft 365, Adobe Express nebo Datev Unternehmen Online.
Cloudové služby jsou naproti tomu širším pojmem a kromě SaaS zahrnují také Infrastructure as a Service (IaaS) a Platform as a Service (PaaS). Zatímco SaaS umožňuje využívání hotového softwaru, IaaS a PaaS poskytují základní IT zdroje, jako jsou servery, úložiště nebo vývojové platformy.
Příklady využití cloudu v tiskárně
Cloudová řešení se v digitálních tiskárnách a firmách zabývajících se reklamní technikou již v mnoha oblastech využívají:
- Správa, správa zákazníků a kontaktů (např. iCloud, Google One)
- Evidence pracovní doby (např. Toggl)
- Předání dat a archivace (např. WeTransfer)
- Optimalizace dat a příprava k tisku (např. Printfactory Connect)
- Ovládání, servis a monitorování strojů (např. Mutoh Direct)
- Logistika a sledování zásilek (např. Paketda)
- Fakturace, finanční řízení a účetnictví (např. Lexware)
Většinou se jedná, zejména v menších podnicích, o individuální řešení. To znamená, že v podniku se nepoužívá jeden, ale hned několik cloudů od zcela odlišných poskytovatelů.
Přesto však využívání cloudových služeb celkově většinou přináší značný nárůst produktivity. To platí zejména v případě, kdy zaměstnanci pracují částečně v hybridním režimu, z domova nebo na montážních akcích. Mají totiž přístup ke všem důležitým údajům prostřednictvím notebooku nebo smartphonu. Díky tomu jsou změny nebo zpoždění, ke kterým dochází na místě, rychle viditelné pro všechny příslušné kolegy. Dlouhé telefonáty nebo komunikace prostřednictvím aplikací pro zasílání zpráv tak mohou odpadnout.
V tiskárně však může existence mnoha různých cloudových služeb vést i k problémům. Bezplatná nebo levná cloudová předplatná, jako je například Apple iCloud, totiž nejsou výslovně určena pro profesionální použití. Poskytovatel tak může účet rychle zablokovat z důvodu porušení smluvních podmínek. Tím dojde ke ztrátě přístupu k důležitým firemním datům, případně i k cennému hardwaru.
Při využívání mnoha různých cloudových služeb navíc vždy existuje riziko, že při ručním kopírování nebo automatické synchronizaci dojde k chybám při přenosu. Otázky ochrany osobních údajů mohou být složité zejména při využívání cloudových služeb, jejichž provozovny se nacházejí v zemích mimo EU.
Nakonec vyvstává také otázka ekonomické efektivity. Měsíční poplatek za uživatele a měsíc je u cloudových služeb většinou poměrně nízký. Nicméně i pouhá hrstka aplikací a služeb se může rychle prodražit, a to i v podnicích s pouhým tuctem zaměstnanců. K tomu je třeba připočítat administrativní náklady spojené samotnými cloudovými předplatnými.
Vytváření efektivních cloudových řešení
Využití mnoha různých cloudových řešení pro jednotlivé pracovní oblasti tiskárny je lákavé zejména pro menší podniky. Jednotlivé služby se totiž často dají poměrně snadno nastavit a používat.
Komplexní cloudová řešení pro polygrafický průmysl, jako jsou například řešení z řady Agfa Asanti, Caldera Primecenter, Roland DG Connect nebo HP PrintOS, naopak v rámci jedné cloudové aplikace pokrývají velkou část procesního řetězce od internetového obchodu až po fakturaci. Instalace a počáteční nastavení však mohou být poměrně náročné.
Je totiž nutné zmapovat rozsáhlé procesy v podniku. K tomu přistupuje skutečnost, že mnoho řešení funguje v hybridním režimu, což znamená, že v některých případech je nutné navíc nainstalovat software přímo na místě. Poskytovatelé tiskových služeb proto často musí přizvat nezávislé konzultanty nebo zaměstnance specializovaných prodejců a systémových integrátorů. To s sebou může přinést značné počáteční investice.
Pokud je zavádění cloudových služeb v tiskárně prováděno pod odborným dohledem, lze uvažovat i o dalších krocích v oblasti automatizace. Lze tak například nastavit e-mailové pracovní postupy splňující požadavky na auditovatelnost, například pomocí nástroje Konnect E-Mail.
Cloudové služby navíc zpravidla disponují rozhraními API (Application Programming Interfaces). Tato rozhraní umožňují různým softwarovým aplikacím vzájemně komunikovat a sdílet data či funkce. Díky tomu lze propojit stávající kancelářské aplikace se softwarem pro plánování a řízení výroby, dokončovací práce a logistiku. Vzniká tak souvislý a transparentní pracovní postup, v rámci kterého lze mnoho úkolů vykonávat z jakéhokoli místa na světě.
Vyplatí se tiskárnám využívat cloudové služby z dlouhodobého hlediska?
Ve velké většině tiskáren a reklamních agentur se pravděpodobně již využívají cloudová řešení, i když se jedná pouze o jednotlivé aplikace na smartphonech zaměstnanců. Bez MS SharePointu, Google Cloud Storage, mobilní e-mailové služby nebo přikupovatelných kapacit serverů a počítačů, například od AWS, již dnes mnoho tiskáren nedokáže fungovat v každodenním provozu.
Ne všichni poskytovatelé tiskových služeb však již učinili další krok ke zvýšení efektivity. Propojené cloudové služby, které pokrývají všechny důležité procesy ve firmě, totiž eliminují mnoho typických zdrojů chyb. Vznikají tak moderní a flexibilní pracoviště, která jsou atraktivní pro vysoce kvalifikované zaměstnance a přitahují nové talenty.
V současné době jsou však komplexní a dobře přizpůsobená cloudová řešení pro malé podniky často ještě příliš složitá nebo prostě příliš drahá. Doufejme, že se pro ně v budoucnu na trhu objeví ještě jednodušší a praktičtější služby.
Jedno je totiž již nyní jisté: umělá inteligence posune téma cloudu a efektivity i v tiskárenském odvětví na zcela novou úroveň. Společnosti z tiskového odvětví, které se v této oblasti nedokážou nebo nechtějí přizpůsobit, budou v budoucnu úspěšné nanejvýš ve velmi úzkých specializovaných oblastech.
Objevte další obsahy na téma automatizace
