Tryckeribranschen står inför en omvälvning: Molnteknologier gör arbetsflödena snabbare, mer flexibla och mer tillförlitliga. Vad bör tryckerier tänka på för att kunna använda molnlösningar på ett effektivt sätt?
År 2026 innebär ett modernt arbetsflöde mycket mer än bara automatisering av enskilda produktionssteg. Det omfattar en fullständig digital integrering av ordermottagning, databehandling, produktion och leverans.
Molnbaserade system utgör ryggraden i dessa processer. De möjliggör åtkomst till produktionsdata i realtid, oavsett plats, och lägger grunden för ett smidigt samarbete mellan kunder, byråer och tryckerier.
Molnet: Fördelar och nackdelar i ett tryckeri
I grund och botten är molnet ett nätverk av servrar som är tillgängliga via internet. Istället för att lagra data och applikationer lokalt på en dator eller server i tryckeriet, lagras de på molnleverantörens servrar.
Detta medför en rad fördelar. Medarbetarna kan nämligen komma åt produktionsdata, order och programvara från vilken plats som helst, även när de är på resande fot. Tack vare den centrala lagringen undviks fel som orsakas av dubbla data eller föråldrade versioner. Eftersom molnleverantören sköter underhållet minskar IT-arbetet på plats. Detta kan leda till betydande besparingar, framför allt i mindre tryckerier utan egen IT-avdelning. Molntjänster är dessutom lätt skalbara. Vid behov av ytterligare kapacitet för nya medarbetare eller stora uppdrag kan man enkelt boka till mer kapacitet.
För tryckerier kan det dock också finnas nackdelar med att helt eller delvis övergå till molntjänster. Det är ofta svårt att avgöra var data egentligen lagras. Detta kan leda till problem med efterlevnaden av kundernas krav. Dessutom är företag som använder molntjänster alltid beroende av en stabil och snabb internetanslutning. Ofta finns det också en oro för att man lättare kan bli offer för cyberattacker när man använder molntjänster.
Software as a Service (SaaS) och molntjänster – Vad är skillnaden?
SaaS är en särskild modell inom molnteknologin där programvaruapplikationer tillhandahålls och används via internet. Istället för att installera program lokalt får användarna tillgång till applikationen via en webbläsare eller en app. Exempel på detta är Microsoft 365, Adobe Express och Datev Unternehmen Online.
Molntjänster är däremot ett övergripande begrepp och omfattar, förutom SaaS, även Infrastructure as a Service (IaaS) och Platform as a Service (PaaS). Medan SaaS möjliggör användning av färdig programvara tillhandahåller IaaS och PaaS grundläggande IT-resurser såsom servrar, lagringsutrymme eller utvecklingsplattformar.
Exempel på hur molntjänster kan användas i ett tryckeri
Molnbaserade lösningar används redan på många håll inom digitala tryckerier och företag inom reklambranschen:
- Administration, kund- och kontakthantering (t.ex. iCloud, Google One)
- Registrering av arbetstid (t.ex. Toggl)
- Dataöverföring och arkivering (t.ex. WeTransfer)
- Dataoptimering och tryckförberedelse (t.ex. Printfactory Connect)
- Styrning, service och övervakning av maskiner (t.ex. Mutoh Direct)
- Logistik och spårning av försändelser (t.ex. Paketda)
- Fakturering, ekonomihantering och bokföring (t.ex. Lexware)
Oftast handlar det, framför allt i mindre företag, om enskilda lösningar. Det innebär att företaget inte använder en enda molntjänst, utan flera från helt olika leverantörer.
Trots detta leder användningen av molntjänster oftast till en betydande produktivitetsvinst totalt sett. Detta gäller framför allt när medarbetarna arbetar delvis i hybridform, på distans eller ute på fältet. De kan nämligen komma åt alla viktiga data via sin bärbara dator eller smartphone. På så sätt blir ändringar eller förseningar som uppstår på plats snabbt synliga för alla berörda kollegor. Långdragna telefonsamtal eller kommunikation via meddelandeappar kan därmed undvikas.
Ändå kan många olika molntjänster i ett tryckeri också leda till problem. Kostnadsfria eller billiga molnabonnemang, som till exempel Apple iCloud, är nämligen uttryckligen inte avsedda för professionellt bruk. Leverantören kan därför snabbt spärra kontot på grund av brott mot användarvillkoren. Detta leder till att åtkomsten till viktiga företagsdata, och eventuellt även värdefull hårdvara, går förlorad.
När man använder många olika molntjänster finns det dessutom alltid en risk att överföringsfel uppstår vid manuell kopiering eller automatisk synkronisering. Frågor om dataskydd kan bli särskilt knepiga när man använder molntjänster med serverplatser i länder utanför EU.
Slutligen uppstår också frågan om lönsamheten. Oftast är månadsavgiften per användare ganska låg för molntjänster. Men även en handfull appar och tjänster kan snabbt bli dyra för företag med bara ett dussin anställda. Till detta kommer den administrativa bördan enbart för molnabonnemangen.
Skapa effektiva molnlösningar
Att använda många olika molnlösningar för de olika arbetsområdena inom ett tryckeri är särskilt lockande för mindre företag. De enskilda tjänsterna är nämligen ofta ganska enkla att installera och använda.
Omfattande molnlösningar för tryckindustrin, såsom Agfa Asanti-serien, Caldera Primecenter, Roland DG Connect eller HP PrintOS, täcker däremot en stor del av processkedjan – från webbshop till fakturering – i en enda molnapplikation. Installation och den initiala konfigurationen kan dock vara ganska tidskrävande.
Det beror på att omfattande arbetsflöden inom företaget måste kartläggas. Dessutom fungerar många lösningar som hybridlösningar, vilket innebär att det i vissa fall även krävs installation av programvara på plats. I många fall måste tryckerier därför anlita oberoende konsulter eller personal från specialiserade återförsäljare och systemintegratörer. Detta kan medföra betydande initiala investeringar.
Om införandet av molntjänster i ett tryckeri sker under professionell ledning är det även möjligt att genomföra ytterligare automatiseringsåtgärder. Man kan till exempel skapa revisionssäkra e-postflöden, t.ex. med Konnect E-Mail.
Molntjänster har dessutom vanligtvis API:er (Application Programming Interfaces). Dessa gränssnitt gör det möjligt för olika programvaror att kommunicera med varandra och utbyta data eller funktioner. På så sätt kan befintliga kontorsprogram kopplas samman med programvara för produktionsplanering och styrning, efterbehandling och logistik. Det skapas ett enhetligt och transparent arbetsflöde där många arbetsuppgifter kan utföras var som helst i världen.
Är molntjänster lönsamma på lång sikt för tryckerier?
De allra flesta tryckerier och reklamteknikföretag använder förmodligen redan molnlösningar, även om det bara handlar om enstaka appar på de anställdas smartphones. Utan MS SharePoint, Google Cloud Storage, mobil e-post eller tilläggskapacitet för servrar och datorer, till exempel från AWS, kan många tryckerier redan idag inte längre sköta sin dagliga verksamhet.
Men det är långt ifrån alla tryckerier som har tagit nästa steg mot ökad effektivitet. Med nätverksanslutna molntjänster som kartlägger alla viktiga processer i företaget elimineras nämligen många typiska felkällor. Det skapas moderna, flexibla arbetsplatser som är attraktiva för högkvalificerade medarbetare och lockar till sig ny kompetens.
För närvarande är dock omfattande, väl anpassade molnlösningar för småföretag ofta fortfarande för komplicerade eller helt enkelt för dyra. Förhoppningsvis kommer det i framtiden att lanseras enkla och praktiska tjänster på marknaden som är anpassade för dem.
För en sak är redan nu säker: artificiell intelligens kommer att lyfta frågorna om molntjänster och effektivitet till en helt ny nivå även för tryckerier. Företag inom tryckeribranschen som inte kan eller vill hänga med i denna utveckling kommer i framtiden, i bästa fall, endast att kunna lyckas inom mycket små nischer.
Upptäck mer innehåll om automatisering
