Painoteollisuus on suurten muutosten kynnyksellä: pilviteknologiat tekevät työnkulkuista nopeampia, joustavampia ja luotettavampia. Mihin painopalvelujen tarjoajien tulisi kiinnittää huomiota, jotta he voivat hyödyntää pilviratkaisuja tehokkaasti?
Vuonna 2026 moderni työnkulku tarkoittaa paljon enemmän kuin yksittäisten tuotantovaiheiden automatisointia. Se kattaa tilausten vastaanoton, tietojen valmistelun, tuotannon ja toimituksen täydellisen digitaalisen verkottumisen.
Pilvipohjaiset järjestelmät muodostavat näiden prosessien selkärangan. Ne mahdollistavat tuotantotietojen reaaliaikaisen käytön sijainnista riippumatta ja luovat perustan saumattomalle yhteistyölle asiakkaiden, toimistojen ja painopalvelujen tarjoajien välillä.
Pilvipalvelu: edut ja haitat painotalossa
Pilvipalvelu on pohjimmiltaan Internetin kautta käytettävissä olevien palvelimien verkosto. Sen sijaan, että tiedot ja sovellukset tallennettaisiin paikallisesti painotalon tietokoneelle tai palvelimelle, ne isännöidään pilvipalveluntarjoajan palvelimilla.
Tällä on useita etuja. Työntekijät voivat nimittäin käyttää tuotantotietoja, tilauksia ja ohjelmistoja mistä tahansa toimipisteestä ja myös matkoilla. Keskitetty tallennus estää virheet, jotka johtuvat päällekkäisistä tiedoista tai vanhentuneista versioista. Koska pilvipalveluntarjoaja huolehtii ylläpidosta, paikallinen IT-työmäärä vähenee. Tämä voi tuoda merkittäviä säästöjä etenkin pienemmille painotaloille, joilla ei ole omaa IT-osastoa. Pilvipalvelut ovat lisäksi hyvin skaalautuvia. Uusille työntekijöille tai suurille tilauksille voidaan helposti varata lisää kapasiteettia.
Painotaloille voi kuitenkin olla myös haittoja siinä, että ne siirtyvät osittain tai kokonaan pilvipalveluiden käyttöön. Usein ei ole helppoa selvittää, missä tiedot todella sijaitsevat. Tämä voi johtaa asiakkaiden kanssa noudatettavia vaatimuksia koskeviin ongelmiin. Lisäksi pilvisovelluksia käyttävät yritykset ovat aina riippuvaisia vakaasta ja nopeasta internetyhteydestä. Usein pelätään myös, että pilvipalveluita käytettäessä yritys joutuu helpommin kyberhyökkäysten uhriksi.
Software as a Service (SaaS) ja pilvipalvelut – mikä on ero?
SaaS on pilviteknologian erityinen malli, jossa ohjelmistosovelluksia tarjotaan ja käytetään internetin kautta. Sen sijaan, että ohjelmat asennettaisiin paikallisesti, käyttäjät pääsevät sovellukseen verkkoselaimen tai sovelluksen kautta. Esimerkkejä ovat Microsoft 365, Adobe Express ja Datev Unternehmen Online.
Pilvipalvelut puolestaan ovat laajempi käsite, joka kattaa SaaS:n lisäksi myös Infrastructure as a Service (IaaS) – ja Platform as a Service (PaaS) -palvelut. Kun SaaS mahdollistaa valmiiden ohjelmistojen käytön, IaaS ja PaaS tarjoavat perustason IT-resursseja, kuten palvelimia, tallennustilaa tai kehitysympäristöjä.
Pilvipalvelun käyttötapauksia painotalossa
Pilvipohjaisia ratkaisuja hyödynnetään jo monissa yhteyksissä digitaalipainoissa ja mainosalan yrityksissä:
- Hallinto, asiakas- ja yhteystietojen hallinta (esim. iCloud, Google One)
- Työajan kirjaaminen (esim. Toggl)
- Tietojen toimittaminen ja arkistointi (esim. WeTransfer)
- Tietojen optimointi ja painovalmistelu (esim. Printfactory Connect)
- Koneiden ohjaus, huolto ja valvonta (esim. Mutoh Direct)
- Logistiikka ja lähetysten seuranta (esim. Paketda)
- Laskutus, taloushallinto ja kirjanpito (esim. Lexware)
Useimmiten, etenkin pienemmissä yrityksissä, kyseessä ovat yksittäiset ratkaisut. Tämä tarkoittaa, että yrityksessä ei ole käytössä yhtä, vaan useita täysin eri palveluntarjoajien pilvipalveluita.
Siitä huolimatta pilvipalveluiden käyttö tuo kokonaisuutena katsottuna useimmiten huomattavaa tuottavuuden kasvua. Tämä pätee erityisesti silloin, kun työntekijät työskentelevät osittain hybridimallissa, etätyönä tai asennustyömailla. He pääsevät nimittäin käsiksi kaikkiin tärkeisiin tietoihin kannettavan tietokoneen tai älypuhelimen kautta. Tämän ansiosta paikan päällä tapahtuvat muutokset tai viivästykset näkyvät nopeasti kaikille asiaan liittyville työtovereille. Pitkälliset puhelut tai viestisovellusten kautta tapahtuva viestintä voidaan jättää pois.
Silti monien erilaisten pilvipalveluiden käyttö painotalossa voi aiheuttaa ongelmia. Ilmaiset tai edulliset pilvipalvelutilaukset, kuten esimerkiksi Apple iCloud, eivät nimittäin ole nimenomaisesti tarkoitettu ammattikäyttöön. Palveluntarjoaja voi siis sulkea tilin nopeasti, koska käyttöehtoja on rikottu. Tämän seurauksena pääsy tärkeisiin yritystietoihin ja mahdollisesti myös arvokkaaseen laitteistoon menetetään.
Kun käytetään monia erilaisia pilvipalveluita, on lisäksi aina olemassa mahdollisuus, että manuaalisen kopioinnin tai automaattisen synkronoinnin yhteydessä syntyy siirtovirheitä. Tietosuojakysymykset voivat osoittautua hankaliksi etenkin silloin, kun käytetään pilvipalveluita, joiden toimipisteet sijaitsevat EU:n ulkopuolella.
Lopuksi herää myös kysymys kustannustehokkuudesta. Useimmiten pilvipalveluiden kuukausimaksu käyttäjää kohden on melko alhainen. Kuitenkin jo muutama sovellus ja palvelu voi tulla nopeasti kalliiksi jopa yrityksissä, joissa on vain tusina työntekijää. Tähän lisätään vielä pelkästään pilvipalveluiden tilausten hallinnoinnista aiheutuvat kustannukset.
Tehokkaiden pilviratkaisujen luominen
Erilaisten pilvipalveluiden käyttö painotalon eri toiminta-alueilla on erityisen houkuttelevaa etenkin pienille yrityksille. Yksittäiset palvelut ovat nimittäin usein melko helppoja ottaa käyttöön ja käyttää.
Sen sijaan painoteollisuudelle tarkoitetut kattavat pilviratkaisut, kuten Agfa Asanti -tuoteperhe, Caldera Primecenter, Roland DG Connect tai HP PrintOS, kattavat pilvisovelluksena suuren osan prosessiketjusta verkkokaupasta laskutukseen asti. Asennus ja alkuasetusten määrittäminen voivat kuitenkin olla varsin työläitä.
Yrityksen laajat prosessit on nimittäin kuvattava. Tähän lisätään se, että monet ratkaisut toimivat hybridimuodossa, eli osittain ohjelmistoja on asennettava myös paikan päälle. Usein tulostuspalvelujen tarjoajien on tämän vuoksi turvauduttava riippumattomiin konsultteihin tai erikoisliikkeiden ja järjestelmätoimittajien työntekijöihin. Tästä voi aiheutua huomattavia alkuinvestointeja.
Jos pilvipalveluiden käyttöönottoa painotalossa tuetaan ammattimaisesti, myös muut automatisointitoimenpiteet ovat mahdollisia. Näin voidaan esimerkiksi ottaa käyttöön tilintarkastuskestävät sähköpostityönkulut, esimerkiksi Konnect E-Mail -palvelun avulla .
Pilvipalveluissa on lisäksi yleensä käytettävissä sovellusrajapintoja (API:t). Nämä rajapinnat mahdollistavat eri ohjelmistosovellusten välisen viestinnän sekä tietojen ja toimintojen vaihdon. Tämän ansiosta olemassa olevat toimistosovellukset voidaan yhdistää tuotannon suunnittelu- ja ohjaus-, viimeistely- ja logistiikkaohjelmistoihin. Tuloksena on yhtenäinen ja läpinäkyvä työnkulku, jossa monia tehtäviä voidaan suorittaa mistä tahansa maailmassa.
Onko pilvipalvelu painotaloille kannattava ratkaisu pitkällä aikavälillä?
Suurimmassa osassa painotaloja ja mainosalan yrityksiä on todennäköisesti jo käytössä pilvipohjaisia ratkaisuja, vaikka kyseessä olisivatkin vain yksittäiset sovellukset työntekijöiden älypuhelimissa. Ilman MS SharePointia, Google Cloud Storagea, mobiilisähköpostia tai lisävarusteena saatavia palvelin- ja laskentakapasiteetteja, kuten AWS:n tarjoamia, monet painotalot eivät enää nykyään pysty hoitamaan päivittäistä liiketoimintaansa.
Kaikki painopalvelujen tarjoajat eivät kuitenkaan ole vielä ottaneet seuraavaa askelta tehokkuuden parantamiseksi. Verkottuneiden pilvipalveluiden avulla, jotka kattavat kaikki yrityksen tärkeät prosessit, monet tyypilliset virhelähteet nimittäin poistuvat. Tuloksena syntyy moderneja, joustavia työpaikkoja, jotka ovat houkuttelevia korkeasti koulutetuille työntekijöille ja vetävät puoleensa nuoria osaajia.
Tällä hetkellä kattavat ja hyvin räätälöidyt pilvipalveluratkaisut ovat kuitenkin pienyrityksille usein vielä liian monimutkaisia tai yksinkertaisesti liian kalliita. Toivottavasti tulevaisuudessa markkinoille tulee myös niille sopivia yksinkertaisia ja käytännöllisiä palveluita.
Yksi asia on nimittäin jo nyt varmaa: tekoäly nostaa pilvipalvelut ja tehokkuuden aivan uudelle tasolle myös painotalojen osalta. Painoalan yritykset, jotka eivät pysty tai halua mukautua tähän kehitykseen, menestyvät tulevaisuudessa korkeintaan hyvin pienillä markkinasegmenteillä.
Tutustu muihin automaatiota käsitteleviin sisältöihin
