El sector de la impresión está a punto de sufrir una transformación radical: las tecnologías en la nube hacen que los flujos de trabajo sean más rápidos, flexibles y fiables. ¿Qué deben tener en cuenta los proveedores de servicios de impresión para poder utilizar las soluciones en la nube de forma eficiente?
En 2026, un flujo de trabajo moderno será mucho más que la automatización de pasos concretos de la producción. Abarcará la interconexión digital completa entre la recepción de pedidos, la preparación de datos, la producción y la entrega.
Los sistemas basados en la nube son la columna vertebral de estos procesos. Permiten acceder a los datos de producción en tiempo real, sin importar dónde estés, y sientan las bases para una colaboración fluida entre clientes, agencias y proveedores de servicios de impresión.
La nube: ventajas y desventajas en una imprenta
En esencia, la nube es una red de servidores a los que se puede acceder a través de Internet. En lugar de guardar los datos y las aplicaciones de forma local en un ordenador o servidor de la imprenta, se alojan en los servidores del proveedor de servicios en la nube.
Esto tiene un montón de ventajas. Y es que los empleados pueden acceder a los datos de producción, los pedidos y el software desde cualquier lugar, incluso cuando están de viaje. Al guardarse todo en un lugar central, se evitan errores por datos duplicados o versiones desactualizadas. Como el proveedor de la nube se encarga del mantenimiento, se reduce el trabajo de informática que hay que hacer en la oficina. Esto puede suponer un ahorro considerable, sobre todo en imprentas más pequeñas que no tienen su propio departamento de informática. Además, los servicios en la nube son muy escalables. Si hay nuevos empleados o pedidos grandes, puedes ampliar la capacidad sin complicaciones.
Sin embargo, para las imprentas, recurrir total o parcialmente a los servicios en la nube también puede tener sus inconvenientes. A menudo no es fácil saber dónde se almacenan realmente los datos, lo que puede dar lugar a problemas de cumplimiento normativo con los clientes. Además, las empresas que apuestan por las aplicaciones en la nube dependen en todo momento de una conexión a Internet estable y rápida. A menudo también existe el temor de que, al usar servicios en la nube, sea más fácil convertirse en víctima de ciberataques.
Software como servicio (SaaS) y servicios en la nube: ¿en qué se diferencian?
El SaaS es un modelo específico dentro de la tecnología en la nube en el que las aplicaciones de software se ofrecen y se utilizan a través de Internet. En lugar de instalar los programas localmente, los usuarios acceden a la aplicación a través de un navegador web o una app. Algunos ejemplos son Microsoft 365, Adobe Express o Datev Unternehmen Online.
Los servicios en la nube, por su parte, son un concepto más amplio y, además de SaaS, incluyen también la infraestructura como servicio (IaaS) y la plataforma como servicio (PaaS). Mientras que SaaS te permite usar software ya listo para usar, IaaS y PaaS te ofrecen recursos informáticos básicos como servidores, almacenamiento o plataformas de desarrollo.
Ejemplos de uso de la nube en una imprenta
Las soluciones en la nube ya se utilizan en muchos ámbitos de las imprentas digitales y las empresas de publicidad:
- Administración, gestión de clientes y contactos (p. ej., iCloud, Google One)
- Registro de las horas de trabajo (p. ej., Toggl)
- Entrega y archivo de datos (p. ej., WeTransfer)
- Optimización de datos y preparación para la impresión (p. ej., Printfactory Connect)
- Control, mantenimiento y supervisión de máquinas (p. ej., Mutoh Direct)
- Logística y seguimiento de envíos (p. ej., Paketda)
- Facturación, gestión financiera y contabilidad (p. ej., Lexware)
En la mayoría de los casos, sobre todo en las empresas más pequeñas, se trata de soluciones individuales. Esto significa que en la empresa no se utiliza una sola nube, sino varias de proveedores muy diferentes.
Aun así, en general, el uso de los servicios en la nube suele suponer un aumento considerable de la productividad. Esto es especialmente cierto cuando los empleados trabajan de forma híbrida, desde casa o en obras. Y es que pueden acceder a todos los datos importantes desde su portátil o smartphone. Así, cualquier cambio o retraso que surja sobre el terreno se hace visible rápidamente para todos los compañeros implicados. Ya no hace falta perder el tiempo con llamadas interminables ni con la comunicación a través de apps de mensajería.
Sin embargo, tener muchos servicios en la nube diferentes en una imprenta también puede dar problemas. Y es que las suscripciones gratuitas o baratas a servicios en la nube, como el iCloud de Apple, no están pensadas para uso profesional. Así que el proveedor puede bloquearte la cuenta en un momento por incumplir las condiciones de uso. Con ello, pierdes el acceso a datos importantes de la empresa y, posiblemente, también a hardware valioso.
Además, cuando usas muchos servicios en la nube diferentes, siempre existe la posibilidad de que se produzcan errores de transferencia al copiar manualmente o al sincronizar automáticamente. Las cuestiones relacionadas con la protección de datos pueden complicarse, sobre todo cuando usas servicios en la nube con servidores en países fuera de la UE.
Por último, también hay que plantearse la cuestión de la rentabilidad. Normalmente, la cuota mensual por usuario en los servicios en la nube suele ser bastante baja. Sin embargo, incluso unas pocas apps y servicios pueden salir caros rápidamente, incluso en empresas con solo una docena de empleados. A esto hay que sumarle el trabajo administrativo que supone gestionar las suscripciones a la nube.
Crear soluciones eficientes en la nube
El uso de muchas soluciones en la nube diferentes para cada área de trabajo de una imprenta resulta especialmente tentador para las empresas más pequeñas. Y es que, a menudo, estos servicios se configuran y utilizan con bastante facilidad.
Por otro lado, las soluciones integrales en la nube para el sector de la impresión, como las de la familia Agfa Asanti, Caldera Primecenter, Roland DG Connect o HP PrintOS, cubren en una sola aplicación en la nube gran parte de la cadena de procesos, desde la tienda online hasta la facturación. Sin embargo, la instalación y la configuración inicial pueden resultar bastante laboriosas.
Y es que hay que integrar procesos muy complejos en la empresa. Además, muchas soluciones funcionan de forma híbrida, lo que significa que, en algunos casos, hay que instalar software adicional in situ. A menudo, los proveedores de servicios de impresión tienen que recurrir a consultores independientes o a personal de distribuidores especializados y empresas de sistemas. Esto puede suponer una inversión inicial considerable.
Si la implantación de servicios en la nube en una imprenta cuenta con un acompañamiento profesional, también se pueden plantear otras medidas de automatización. Por ejemplo, se pueden configurar flujos de trabajo de correo electrónico a prueba de auditorías, como con Konnect E-Mail.
Además, los servicios en la nube suelen contar con API (interfaces de programación de aplicaciones). Estas interfaces permiten que diferentes aplicaciones de software se comuniquen entre sí e intercambien datos o funciones. De este modo, puedes conectar las aplicaciones de oficina que ya tienes con programas de planificación y control de la producción, acabado y logística. Así se crea un flujo de trabajo continuo y transparente, en el que muchas tareas se pueden realizar desde cualquier parte del mundo.
¿Merece la pena la nube a largo plazo para las imprentas?
Seguramente, la gran mayoría de las imprentas y empresas de publicidad ya usan soluciones en la nube, aunque solo sean aplicaciones sueltas en los móviles de los empleados. Sin MS SharePoint, Google Cloud Storage, el correo electrónico móvil o la capacidad de servidores y ordenadores que se puede contratar, como la de AWS, muchas imprentas ya no podrían llevar a cabo su trabajo diario.
Pero no todos los proveedores de servicios de impresión han dado aún el siguiente paso para mejorar la eficiencia. Y es que, con los servicios en la nube conectados entre sí, que abarcan todos los procesos importantes de la empresa, se eliminan muchas fuentes típicas de errores. Así surgen puestos de trabajo modernos y flexibles que resultan atractivos para los empleados altamente cualificados y que atraen a las nuevas generaciones.
Sin embargo, ahora mismo las soluciones en la nube completas y bien adaptadas para las pequeñas empresas suelen ser todavía demasiado complicadas o, sencillamente, demasiado caras. Esperemos que en el futuro salgan al mercado servicios más sencillos y prácticos para ellas.
Porque una cosa ya está clara: la inteligencia artificial va a llevar el tema de la nube y la eficiencia a un nivel completamente nuevo, incluso para las imprentas. Las empresas del sector de la impresión que no puedan o no quieran sumarse a esta tendencia solo tendrán éxito en el futuro, como mucho, en nichos muy pequeños.
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