Cómo maximizar la automatización de su flujo de trabajo de producción

La automatización del flujo de trabajo ha evolucionado más allá de la preparación básica de archivos, abarcando ahora el envío de trabajos, la preimpresión y la posimpresión. Los impresores automatizan para aumentar la productividad, reducir el desperdicio y abordar la escasez de personal cualificado. La implementación de una automatización personalizada, desde RIP hasta MIS, optimiza el rendimiento y la rentabilidad, minimizando la intervención humana.

Hubo un tiempo en que el término "flujo de trabajo" simplemente se refería a la preparación básica de archivos justo antes de enviar un trabajo a imprimir. Inevitablemente, esto se ha vuelto más complejo a medida que las impresoras se vuelven más capaces y todos se esfuerzan por aumentar su productividad general.

Como parte de esto, la idea del flujo de trabajo se ha extendido más allá de la planta de producción para incluir la estimación y la ingesta de trabajos, por un lado, hasta el acabado y el cumplimiento, por el otro. No obstante, la automatización sigue siendo importante para mejorar el rendimiento y reducir el desperdicio en la búsqueda continua de mejorar los márgenes.

La automatización también ofrece una solución para los problemas de capacitación y la falta de habilidades. Muchos impresores reportan dificultades para encontrar personal calificado, pero se muestran reacios a invertir tiempo y dinero en capacitar a empleados que podrían simplemente cambiar de trabajo. Y, por supuesto, el personal con habilidades específicas esperará recibir una remuneración acorde. La automatización puede eliminar gran parte de la habilidad requerida para operar equipos o evaluar cómo ejecutar ciertos trabajos.

El grado de automatización necesario también dependerá de la variedad de trabajos entrantes. Cada trabajo requiere cierta preparación de archivos, por lo que cualquier imprenta con muchos trabajos puntuales y de tiradas cortas se beneficiará de la automatización de los flujos de trabajo de preimpresión para reducir la cantidad de operarios necesarios. En definitiva, el objetivo debe ser que el número de trabajos que pasan por preimpresión coincida con la cantidad que se puede procesar físicamente en las impresoras y la postimpresión cada día. De lo contrario, se producirá un cuello de botella en algún departamento.

Sin embargo, existe una variación tan amplia entre los proveedores de servicios de gran formato que no existe una respuesta sencilla sobre cómo hacerlo. En cambio, cada empresa debe preguntarse qué nivel de automatización es adecuado para su configuración particular y qué cambios desea lograr al automatizar su flujo de trabajo, ya sea comenzando desde cero, ampliando o incluso reemplazando un sistema existente.

Envío, preimpresión, posimpresión

Podemos dividir el flujo de trabajo en tres áreas principales: envío de trabajos, preimpresión y posimpresión. Por lo tanto, lo primero que debe considerar es cómo desea definir el paso de envío de trabajos para su empresa y cuánto desea automatizarlo. Podría decirse que el proceso de envío de trabajos comienza con la presentación de un presupuesto, ya que este incluirá inevitablemente un plan de producción, incluyendo el equipo individual y los consumibles asociados que se utilizarán.

Algunas empresas lo considerarán un asunto aparte, algo que se gestiona mejor mediante un software de estimación o un sistema de información de gestión (SIG). En cualquier caso, una vez aceptada, la estimación se convertirá en una ficha de trabajo que guiará cada proyecto en todas sus etapas, desde la producción hasta el cumplimiento y la facturación.

Para otros, el envío de trabajos comienza cuando el cliente entrega sus archivos. La primera tarea debe ser la verificación previa de los archivos para comprobar que coincidan con la orden de trabajo y que se puedan imprimir, y, si es necesario, corregir errores automáticamente. Esto es vital para evitar que los errores lleguen a producción, donde obligarían a costosas reimpresiones. A partir de aquí, los trabajos deben pasar por la gestión de color y luego a la cola de impresión.

SAi ha desarrollado Flexi Complete, que viene con opciones de anidamiento en su Production Manager RIP © Nessan Cleary

En esta etapa, también deberá asignar la ruta de producción, incluyendo el material y la impresora que se utilizarán, así como el trabajo de postimpresión necesario. Los trabajos similares deben agruparse para minimizar el tiempo de preparación de las impresoras. Idealmente, los diferentes trabajos deben anidarse en una hoja o rollo para reducir el desperdicio de sustrato.

Para imprentas pequeñas, con solo una o dos impresoras, la forma más eficiente de gestionar estas tareas probablemente sea mediante el RIP. La mayoría de los RIP de gran formato funcionan como interfaces digitales y son capaces de realizar la mayoría de las tareas de preimpresión inmediatas necesarias para los trabajos de impresión.

Los RIP de gran formato se han vuelto considerablemente más sofisticados durante la última década, en parte como respuesta al enorme aumento de la impresión web y los pedidos bajo demanda, y en parte para hacer frente a la mayor productividad que ofrecen actualmente la mayoría de las imprentas. Por consiguiente, la mayoría de los RIP deberían incluir funciones como la gestión del color, con la capacidad de crear y editar perfiles de color ICC. Muchos RIP también ofrecen verificación previa y deberían incluir anidamiento y mosaico. El RIP también debería ser capaz de crear los archivos de corte para la postimpresión y garantizar que las marcas de referencia y los códigos QR necesarios se impriman con el trabajo.

Una herramienta de gestión de flujo de trabajo le permite configurar flujos o rutas sofisticadas a través de la producción en función de los requisitos del ticket de trabajo.

Algunos RIP también pueden utilizarse para gestionar varias impresoras, a veces como opción y normalmente hasta un máximo de cuatro. Sin embargo, muchos RIP de gran formato ahora dividen el flujo de trabajo en dos mitades para separar la preparación del archivo o la preimpresión de la impresión propiamente dicha. Algunos proveedores, como Agfa, Durst y EFI, suministran un RIP de producción básico con sus impresoras y, a continuación, ofrecen un flujo de trabajo de preimpresión opcional para gestionar la configuración del trabajo. Esta es una opción eficiente para quienes tienen varias impresoras, ya que permite centralizar la preparación del trabajo y la gestión de la cola de impresión. Agfa suministra su RIP Asanti con una opción para el flujo de trabajo completo de Asanti, que se puede utilizar con impresoras como la Jeti Bronco (véase la imagen del encabezado).

Las imprentas más grandes pueden beneficiarse de un software especializado para cada paso, como la verificación previa, la gestión del color, la gestión de colas y la imposición. Cada vez es más común encontrar imprentas que utilizan diversas soluciones de diferentes proveedores, lo que les brinda la flexibilidad de crear el flujo de trabajo que desean. Los diferentes pasos se pueden vincular mediante un sistema de información de gestión (MIS), que también permite detectar cuellos de botella y comparar la producción diaria con los indicadores clave de rendimiento (KPI). Por supuesto, también se pueden usar carpetas activas para mover automáticamente los trabajos por las diferentes etapas.

Otra alternativa común es utilizar una herramienta de gestión de flujo de trabajo, como Enfocus Switch, que permite configurar flujos o rutas sofisticadas a través de la producción en función de los requisitos del ticket de trabajo.

Finalmente, cabe recordar que el software, al igual que cualquier equipo, debe mantenerse actualizado. Esto aplica especialmente a cualquier software externo, como un servidor de impresión web, así como a los sistemas operativos, para prevenir ataques maliciosos. Claro que siempre existe el riesgo de que la actualización de un software afecte su integración con otros equipos, pero puede controlar este riesgo manteniendo copias de seguridad de todos sus sistemas y programando actualizaciones para periodos de poca actividad.

Al final del día, automatizar su flujo de trabajo consiste en mejorar la productividad y los márgenes de ganancia al impulsar la máxima cantidad de trabajos en la empresa con la mínima intervención humana.