XML: el primer paso hacia la automatización

Comprender los diferentes formatos y estándares utilizados en la transferencia de datos es fundamental en el camino hacia la automatización. Andrew Bailes-Collins de Enfocus nos ayuda a familiarizarnos con XML.

Andrew Bailes-Collins, director senior de productos del especialista en software de impresión Enfocus, ha visto de cerca el desarrollo del sector de la impresión desde los procesos manuales tradicionales hasta su estado cada vez más digitalizado y automatizado. Comenzando su carrera como tipógrafo - él es la cuarta generación de su familia en convertirse en impresor - Andrew se ha movido con los tiempos a medida que la tecnología ha progresado y ha pasado los últimos 25 años en software y automatización.

“La industria de la impresión ha estado en un estado constante de evolución técnica, desde las formas de trabajo analógicas, manuales y más antiguas que incluían tableros de arte, cámaras y películas, hasta el punto en que ahora todo es digital”, dice Andrew.

“El primer formato digital convencional fue Adobe PostScript; antes de eso, los formatos de archivos digitales tendían a estar basados en imágenes y eran propiedad de fabricantes como Scitex y Crosfield. El gran cambio que ocurrió con PostScript, que inició la revolución de la autoedición, fue que los archivos se generaban mediante aplicaciones de diseño relativamente económicas que se ejecutaban en computadoras de escritorio, lo que por primera vez puso las herramientas de creación en manos de los diseñadores. Esto significaba que podían crear obras de arte ellos mismos en lugar de tratar de transmitir su visión a los tipógrafos y artistas y confiar en ellos para darle vida.

Si tiene que hacer algo manualmente tres veces o más, debe automatizarlo

“PostScript fue un gran paso adelante, pero los archivos tendían a ser muy grandes, a menudo tomaba mucho tiempo crearlos y, a veces, era un formato muy frustrante. Luego siguió PDF, aunque nunca fue diseñado para impresión: fue diseñado para ser un documento portátil para una oficina sin papel. Pero la industria de la impresión vio su potencial y lo abrazó, y de repente se convirtió en algo que los impresores podían usar porque era autónomo. Puede crear un PDF, verlo, verificarlo, editarlo, imponerlo y generarlo fácilmente. PDF es mucho más eficiente y más pequeño que PostScript, por lo que fue otro gran paso adelante para la industria ”.

El futuro automatizado

Para muchas personas, estas mejoras en términos de facilidad y eficiencia que provocó la digitalización todavía se consideran automatización del flujo de trabajo. Pero, dice Andrew, la automatización es ahora algo mucho más extenso.

"Si tiene que hacer algo manualmente tres veces o más, debe automatizarlo", dice Andrew. “Por ejemplo, si necesita guardar manualmente un archivo adjunto de correo electrónico en un servidor para cada trabajo que ingresa a su empresa, probablemente esté pasando horas simplemente guardando correos electrónicos todos los días. Eso no es productivo ni agrega valor, por lo que la tendencia de la automatización es hacer que el software haga ese tipo de tareas repetitivas y serviles por usted, lo que significa que puede hacer otro trabajo que agrega valor o por el que puede cobrar.

Un archivo JDF en XML

“Luego, además de eso, está la conectividad. Ya sea que se trate de una base de datos, un sitio web o un sistema de impresión desde la web, ¿por qué no hacer que se comuniquen entre sí, se muevan las cosas entre ellos e impulsen toda esa automatización para que pueda sentarse y ver cómo sucede? "

Hablando tu idioma

Aquí es donde entra XML. En términos técnicos, XML, que significa Extensible Markup Language, es un lenguaje de programación estándar abierto o formato de archivo que define un conjunto de reglas para codificar documentos de una manera que sea legible por humanos y legible por máquina. . XML es también la tecnología que sustenta los servicios web y es utilizada por aplicaciones conocidas como Microsoft Office o Apple Pages. En términos prácticos, XML es una forma de guardar información o datos, manipular esos datos y moverlos de una manera que pueda ser leída por múltiples sistemas en un mundo automatizado.

“Supongamos que tiene una impresora digital y tres bandejas de papel donde su RIP puede controlar cómo funciona ese motor: qué bandeja de papel usar, qué resolución usar, ya sea en color o en blanco y negro, ese tipo de cosas ”, dice Andrew.

“Es posible que tenga una configuración de flujo de trabajo diferente, y el operador tiene que realizar y separar los trabajos en blanco y negro de los trabajos en color. Pero si hubiera un archivo XML incluido con el trabajo, eso lo configuraría todo automáticamente y nadie tendría que tocar nada.

XML es simplemente una forma común de mover información y es la base misma de la automatización.

“Otra aplicación sería un sistema de impresión desde la web. Digamos que un cliente quiere 1,000 copias en cierto papel, entregadas en una fecha determinada en una dirección determinada. Puede tener todos esos metadatos registrados, pero necesita obtener esos datos de un sistema a otro sistema, por lo que exporta un XML desde su primer sistema y luego lo importa al siguiente sistema.

“Ese XML podría haber sido generado por un sitio web donde el cliente ingresó la información por sí mismo, o podría haber venido de un sistema de información de gestión, donde se encuentra toda la información del trabajo y donde se hizo una estimación. Independientemente de cómo se haya creado, la forma en que la información del trabajo puede moverse a través de la empresa puede ser a través de un archivo XML ".

Especificaciones de impresión

Específicamente para la industria de la impresión, se ha desarrollado un estándar de formato de archivo XML dedicado llamado JDF - 'Formato de definición de trabajo'. (Examinaremos JDF con más detalle en un artículo futuro). Sin embargo, en la producción diaria, a menos que una impresora tenga motivos para trabajar directamente con archivos XML, probablemente ni siquiera los notará: son simplemente un elemento del proceso automatizado.

“Las únicas excepciones a eso son posiblemente si se trata de una empresa que utiliza algún tipo de alimentación: direcciones de correo para hacer correo directo o algo similar. En ese caso, una empresa de impresión puede obtener los datos como un archivo XML porque se han exportado desde un sistema y el sistema de impresión debe leerlos ”, dice Andrew.

“Y, obviamente, el otro momento en el que los impresores se encontrarán conscientemente con XML es cuando quieran mejorar sus procesos internos. XML es esencialmente un conducto, una forma de mover información de 'a' a 'b', cuando 'a' y 'b' realmente no se comunican entre sí a nivel técnico.

“Es cuestión de exportar información de uno, extraer la información correcta del XML y colocarla en el lugar correcto. Hay herramientas que lo ayudan a hacer eso, como nuestra plataforma de automatización de flujo de trabajo Enfocus Switch, pero esencialmente XML es simplemente una forma común de mover información, y es la base misma de la automatización ".

Automatización: desbloquear cuellos de botella

“Cuando las empresas de impresión piensan en la automatización, muchas personas tienden a mirar el panorama general y tratan de hacer todo a la vez”, dice Andrew. “Proponen una especificación integral de lo que necesita toda la empresa. Pero escribirlo puede llevar de un año a un año y medio; para cuando está escrito, está prácticamente desactualizado.

“Lo que recomendaríamos, en cambio, es encontrar un punto débil o un cuello de botella que esté causando a su negocio una pérdida de ingresos o una pérdida de productividad. Concéntrese en ese problema, automatice ese proceso y resuélvalo. Luego, cuando haya resuelto ese proceso, busque el siguiente problema y resuélvalo. Y luego continúe hasta que finalmente regrese al primer número nuevamente porque se ha convertido nuevamente en un cuello de botella y todo lo demás es muy eficiente ".