Reduzca los costos centrándose en la automatización del flujo de trabajo.

Ryan McAbee, director de flujo de trabajo de producción en Keypoint Intelligence – InfoTrends, muestra cómo las estrategias de mapeo y las métricas de evaluación pueden transformar sus flujos de trabajo de letreros y gráficos.

¿Qué te puede comprar la automatización? Tiempo y dinero Una encuesta de 2019 realizada por InfoTrends descubrió que la impresora europea promedio puede ahorrar más de € 1.4m en un año de ahorro de mano de obra al automatizar 12 pasos comunes de flujo de trabajo, como verificación previa y correcciones de archivos. Contrariamente a los temores populares en torno a la automatización, la mayoría de los dueños de negocios no implementarían reducciones de personal. De hecho, el 69% de las impresoras dijeron que usarían los ahorros de la automatización para expandir las capacidades y enfocarse en nuevas oportunidades de negocios.

Todas las impresoras pueden mejorar sus flujos de trabajo al poner en funcionamiento el poder de la automatización.

¿Qué es el flujo de trabajo de producción de impresión?

En pocas palabras, son las tareas y procesos repetibles y auditables utilizados para mover el trabajo desde la incorporación del trabajo hasta su finalización. Una vista simple de un flujo de trabajo de impresión típico se parece a esto:

Un desafío para implementar la automatización del flujo de trabajo es el hecho de que las empresas de impresión crecen orgánicamente con el tiempo. El nuevo equipo, con el software asociado, ingresa al taller sin ser evaluado con respecto al impacto en el flujo de trabajo general. Como resultado, comienzan a aparecer ineficiencias y cuellos de botella. La realidad es que el flujo de trabajo exige un esfuerzo coordinado entre procesos, personas y tecnología para desbloquear estas eficiencias.

Una encuesta de InfoTrends a 130 encuestados confirmó la falta de automatización. La mayoría (57%) tenía algo de automatización o estaba mayormente automatizada, pero el 41% seguía siendo principalmente manual, y el 2% usaba solo procesos manuales. Según las experiencias con las auditorías de flujo de trabajo, InfoTrends generalmente descubre que las impresoras han automatizado ciertas partes del flujo de trabajo.

La automatización se ve muy afectada por la capacidad de la impresora para comprar e integrar software, junto con su adopción por parte del personal y los clientes. El Censo de impresión FESPA 2018 de 262 encuestados de tiendas de cartelería y exhibición describió su propiedad o planes de inversión para el software. La mayoría (85%) ya usaba software para diseño y preimpresión / RIP, pero solo el 18% para control de calidad y el 17% para impresión web. Desde los pedidos en línea hasta el seguimiento preciso de la capacidad de producción, las soluciones MIS de impresión web e impresión son críticas para estandarizar la incorporación de trabajos y administrar el trabajo a través de los procesos de producción. A pesar de los beneficios del flujo de trabajo, la mayoría de las tiendas de letreros y exhibidores no planean comprar software de impresión web (55%) e impresión MIS (58%).

De los 172 encuestados de los 262 que planeaban invertir en software, la mayoría (58%) planeaba gastar hasta € 2,000, con solo el 5% gastando más de € 51,000, una media de € 11,229. Esto pone en desventaja a los productores de carteles y pantallas en comparación con las impresoras comerciales, que cada vez agregan más aplicaciones de impresión de formación amplia, que gastan en promedio 49.720 € en software por año.

Desafíos de flujo de trabajo

La incorporación de trabajos es un desastre. En el pasado, una impresora aceptaba las especificaciones del cliente en persona, a través de archivos en medios físicos. Ahora, las solicitudes y los archivos de los clientes recorren muchos caminos: ventas, correo electrónico, EDI y API, en línea, aplicaciones móviles, etc.

Hay muchas rutas diferentes, pero se necesita la misma información para la incorporación de todos los trabajos: los requisitos para la intención del cliente (cantidad, tamaño, colores, materiales, fecha de vencimiento, etc.) y el contenido del cliente (ilustraciones y datos) deben estandarizarse para que el único las variaciones están en producto y cliente, independientemente de la ruta a su flujo de trabajo.

Cuanto menos automatizada y menos digital sea la ruta de incorporación de trabajos, más propenso es el proceso a que falte la información necesaria para la producción de impresión. Crear y aplicar procedimientos estándar para las ventas fuera de línea, particularmente para los representantes de ventas, es crítico. En las auditorías de flujo de trabajo, InfoTrends ha encontrado repetidamente que los representantes de ventas dentro de la misma compañía no son consistentes con la recepción de pedidos. En muchos casos, los representantes solo aceptan que se requiere el nombre del cliente, pasando por alto otra información crítica, como las especificaciones del trabajo y la fecha de entrega. Cada pieza de información faltante que no es capturada por las ventas desperdicia el tiempo de otro personal, como los representantes de atención al cliente, quienes finalmente deben poner la información en una herramienta de administración de impresión.

Se requiere un único sistema de registro para capturar todos estos elementos, un 'cerebro' que canalice la intención y el contenido del cliente sin problemas en un flujo de trabajo universal. Este cerebro podría ser un MIS impreso, un software de planificación de recursos empresariales (ERP) o un Tablero universal.

Una vista única de las operaciones permitirá a las impresoras ver de un vistazo:

• ¿Cuántos trabajos hay en producción?
• ¿Cuántos se retrasan?
• ¿Cuántos han perdido el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA)?
• ¿Dónde está el cuello de botella de hoy?

¿Cómo comenzamos a arreglarlo?

Para comenzar, las tiendas de formato ancho deben recorrer sus flujos de trabajo. Comience por identificar sus principales aplicaciones y siga las que se encuentran desde el punto en que un cliente solicita el producto hasta el punto en que se entrega. En el camino, realice un mapeo del recorrido del flujo de trabajo (ver más abajo) para documentar las personas, los procesos y la tecnología utilizados que resaltarán los cuellos de botella y conducirán a las acciones correctivas para mejorar el flujo de trabajo.

Métricas de evaluación

Evalúa lo siguiente:

• Procedimientos Operativos Estándar (SOP)

Definido, documentado, seguido y traducido en capacitación de inicio rápido.

• Flujos de trabajo

Procesos y automatización optimizados siguiendo las mejores prácticas para incorporar, procesar y generar archivos de clientes

• Empoderamiento del cliente

Capacidad para los clientes de autoservicio y gestión de contenido, pedidos y estado.

• Sistema único de registro

El único depósito de precisión y verdad para los registros de clientes y negocios.

• Vista de operaciones

Paneles de producción o informes accesibles para cualquier empleado relacionado con la producción para ver la ubicación y el estado de un trabajo.

• Utilización de software

Implementación de software para maximizar el beneficio potencial de la operación.

• Recuperación de desastres

Políticas, herramientas y procedimientos para recuperarse de un desastre natural o humano.

• Plan de conmutación por error y desbordamiento

Políticas, herramientas y procedimientos para mover la producción sin problemas en toda la organización durante las demandas máximas o los apagones de recursos.

• esa infraestructura

Robustez general de los componentes físicos, es decir, computadoras y redes.

• Optimización del personal.

Adecuación de roles y niveles de personal para cumplir con los objetivos de la organización.

Beneficios de la fabricación de impresión inteligente

Los beneficios de transformar las etapas de flujo de trabajo anteriores de procesos lentos, propensos a errores y reactivos a procesos continuos, conectados e inteligentes son claros. En lugar de puntos de contacto manuales de principio a fin, ya que cada trabajo tiene su propio viaje, un sistema inteligente usaría datos para conducir la ruta de procesamiento, minimizando la cantidad de puntos de contacto requeridos por el personal. Un flujo de trabajo inteligente ahorra tiempo y dinero que, en última instancia, puede reinvertirse para asegurar su negocio en el futuro.

¿Entonces, Qué esperas?

Ryan McAbee , Director de flujo de trabajo de producción en Keypoint Intelligence – InfoTrends