Control de procesos: ¿estás actualizado?

Paul Lindström dice que modernizar sus sistemas de flujo de trabajo hará que su negocio sea más rentable y productivo.

Al igual que con todas las demás organizaciones que utilizan procesos de producción industrial, las empresas de artes gráficas deben adoptar técnicas modernas de control de procesos en todo el flujo de trabajo de producción de impresión. El control de proceso implementado correctamente mejora la calidad de salida y los tiempos de respuesta. Reduce costos, consumo de energía y desperdicio. Además de mejorar la satisfacción del cliente en general, los proveedores de servicios de impresión (PSP) que han invertido mucho en el control del proceso también encuentran que el personal lo ve muy positivamente.

Gestión de calidad total

El control de procesos no es un proyecto aislado, sino que debe verse como algo completamente integrado en todos los procesos de la empresa. A menudo pensamos que el control de procesos es principalmente relevante para la fabricación, donde se aplica comúnmente. Pero puede y también debe aplicarse a tareas administrativas, así como a actividades de marketing y ventas. Esto se debe a que el control del proceso consiste en reducir el desperdicio, ya sea una pérdida de tiempo, recursos o materiales. Esto es a lo que realmente se aplica la expresión Gestión de calidad total (TQM).

El control de procesos es parte de la Gestión de calidad total (TQM). Las necesidades del cliente siempre deben estar enfocadas, junto con un esfuerzo constante por la mejora continua

Muchas compañías usan diagramas de flujo para describir los procesos de producción existentes, para identificar dónde y cuándo debe haber puntos de control, dónde tiene lugar el control de calidad. Los diagramas de flujo también proporcionan una manera conveniente de describir visualmente cómo se ven los procedimientos de producción correctos y optimizados, y también se pueden usar al capacitar al nuevo personal. Puede tener diagramas de flujo de visión general simplificados complementados con diagramas de flujo más detallados que describen los diversos subprocesos con más detalle.

Por lo general, es muy útil producir diagramas de flujo para describir los procesos de producción, especialmente para identificar y establecer dónde y cuándo debe llevarse a cabo el control de calidad.

Evaluación de riesgos

La norma ISO 9001 para sistemas de gestión de calidad es probablemente la norma internacional más conocida. Está estrechamente relacionado con el control de procesos, así como con la gestión de calidad, y describe los componentes que deben implementarse en un sistema robusto de gestión de calidad.

Pero ISO 9001 no dice nada sobre qué hardware o software debe usar, o qué métodos debe aplicar para lograr sus objetivos. Se basa en el modelo Plan, Do, Check y Act / Adjust (PDCA) y su tema central es que las empresas deben trabajar para lograr mejoras continuas.

En el corazón de la gestión de calidad según la norma ISO 9001 se encuentra el uso del modelo Plan, Do, Check and Act (PDCA). El uso de estándares establecidos ayuda a garantizar la calidad y las mejoras continuas.

Las mejores prácticas y rutinas establecidas no se fijan para siempre, y deben evaluarse y revisarse regularmente, generalmente a través de auditorías internas o externas. Las auditorías internas son lo que hace con su propio personal, y las auditorías externas se pueden hacer con consultores o, si es evaluado por una empresa de certificaciones acreditada, se contratan auditores independientes para evaluar qué tan bien funciona su sistema de gestión de calidad.

En la última versión de la norma ISO 9001 (2015), se ha puesto más énfasis en la evaluación de riesgos. En cada paso del proceso, puede preguntarse qué riesgos o efectos adversos tendrá una falla del sistema de calidad sobre usted o su cliente. Por ejemplo, no verificar (medir) la calidad de impresión de un pedido en particular que luego se rechaza no solo causa una reimpresión costosa, sino que también pone en riesgo la buena voluntad del cliente. No todos los clientes le informan cuando no están completamente satisfechos: pasan silenciosamente a otro proveedor de servicios de impresión. Debe ser proactivo tanto para garantizar que satisface las necesidades del cliente como para verificar la satisfacción del cliente a través de encuestas y comunicaciones periódicas.

Una vez que haya determinado cómo son sus procesos de producción optimizados y dónde deberían estar los puntos de control, debe realizar mediciones.

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ISO 9001: siete principios de gestión de calidad

1. Enfoque en el cliente
2. Liderazgo
3. Compromiso de las personas
4. Enfoque basado en procesos
5. Mejora
6. Toma de decisiones basada en evidencia
7. Gestión de la relación