Como maximizar a automação do seu fluxo de trabalho de produção

A automação do fluxo de trabalho evoluiu além da preparação básica de arquivos, abrangendo agora o envio de trabalhos, a pré-impressão e a pós-impressão. As gráficas automatizam para aumentar a produtividade, reduzir o desperdício e lidar com a escassez de mão de obra qualificada. A implementação de automação personalizada, de RIPs a MIS, otimiza a produtividade e a lucratividade, minimizando a intervenção humana.

Houve um tempo em que o termo "fluxo de trabalho" se referia simplesmente à preparação básica de arquivos imediatamente antes de enviar um trabalho para impressão. Inevitavelmente, isso se tornou mais complexo à medida que as impressoras se tornaram mais eficientes e todos se esforçam para aumentar sua produtividade geral.

Como parte disso, a ideia de fluxo de trabalho se expandiu para além do chão de fábrica, incluindo a estimativa e a ingestão de tarefas de um lado, até a finalização e o atendimento do outro. No entanto, a automação continua sendo importante para melhorar a produtividade e reduzir o desperdício na busca contínua por margens de lucro mais altas.

A automação também oferece uma solução para quaisquer problemas de treinamento e falta de qualificação. Muitas gráficas relatam dificuldades para encontrar profissionais qualificados, mas relutam em investir tempo e dinheiro treinando funcionários que podem simplesmente migrar para outros empregadores. E, claro, funcionários com habilidades específicas esperam ser remunerados de acordo. A automação pode eliminar grande parte da habilidade necessária para operar equipamentos ou avaliar como executar determinados trabalhos.

O grau de automação necessário também dependerá da combinação de trabalhos recebidos. Cada trabalho exige uma certa quantidade de preparação de arquivo, portanto, qualquer gráfica com muitos trabalhos pontuais e de curta tiragem se beneficiará da automatização dos fluxos de trabalho de pré-impressão para reduzir o número de operadores necessários. Em última análise, o objetivo deve ser igualar o número de trabalhos que passam pela pré-impressão à quantidade que você pode fisicamente passar pelas impressoras e pela pós-impressão a cada dia. Caso contrário, haverá um gargalo em um ou outro departamento.

No entanto, a variação entre os provedores de serviços de grande formato é tão grande que não há uma resposta simples sobre como fazer isso. Em vez disso, cada empresa precisa se perguntar qual o nível de automação apropriado para sua configuração específica e quais mudanças deseja alcançar com a automação do seu fluxo de trabalho, seja recomeçando do zero, expandindo ou até mesmo substituindo um sistema existente.

Envio, pré-impressão, pós-impressão

Podemos dividir o fluxo de trabalho em três áreas principais: envio de trabalhos, pré-impressão e pós-impressão. Portanto, a primeira coisa a considerar é como você deseja definir a etapa de envio de trabalhos para o seu negócio e o quanto dela você deseja automatizar. Pode-se argumentar que o processo de envio de trabalhos começa com o fornecimento de um orçamento, já que essa estimativa inevitavelmente incluirá um plano para a produção do trabalho, incluindo os equipamentos individuais e os consumíveis associados que serão utilizados.

Algumas empresas verão isso como uma questão separada, algo que pode ser melhor resolvido por meio de um software de estimativas ou de um sistema de informações gerenciais (SIG). De qualquer forma, uma vez aceita, essa estimativa se transformará em um tíquete de trabalho que deverá guiar cada projeto por todas as suas diferentes etapas, da produção ao atendimento e ao faturamento.

Para outros, o envio do trabalho começa quando o cliente entrega os arquivos. A primeira tarefa deve ser a pré-impressão dos arquivos para verificar se correspondem ao tíquete de trabalho, se podem ser impressos e, se necessário, corrigir erros automaticamente. Isso é vital para evitar que erros cheguem à produção, onde forçarão reimpressões dispendiosas. A partir daí, os trabalhos devem passar pelo gerenciamento de cores e, em seguida, para a fila de impressão.

A SAi desenvolveu o Flexi Complete, que vem com opções de aninhamento em seu Production Manager RIP © Nessan Cleary

Nesta etapa, você também precisará definir o roteiro de produção, incluindo a mídia e a impressora a serem utilizadas, além de qualquer trabalho de pós-impressão necessário. Trabalhos semelhantes devem ser agrupados para minimizar o tempo de configuração das impressoras. O ideal é que trabalhos diferentes sejam aninhados em uma folha ou rolo para reduzir a quantidade de substrato desperdiçada.

Para gráficas menores, com apenas uma ou duas impressoras, a maneira mais eficiente de lidar com essas tarefas provavelmente será por meio do RIP. A maioria dos RIPs de grande formato atua como front-ends digitais e é capaz de executar a maioria das tarefas imediatas de pré-impressão necessárias para imprimir trabalhos.

Os RIPs de grande formato tornaram-se consideravelmente mais sofisticados na última década, em parte devido ao enorme aumento nos pedidos web-to-print e sob demanda, e em parte para lidar com a maior produtividade oferecida pela maioria das gráficas. Consequentemente, a maioria dos RIPs deve incluir recursos como gerenciamento de cores, com a capacidade de criar e editar perfis de cores ICC. Muitos RIPs também oferecem pré-impressão e devem incluir aninhamento e mosaico. O RIP também deve ser capaz de criar os arquivos de corte para a pós-impressão e garantir que todas as marcas de referência e códigos QR necessários sejam impressos com o trabalho.

Uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que você configure fluxos ou rotas sofisticadas por meio da produção com base nos requisitos do tíquete de trabalho

Alguns RIPs também podem ser usados para operar várias impressoras, às vezes como um extra opcional e normalmente até um máximo de quatro. Mas muitos RIPs de grande formato agora dividem o fluxo de trabalho em duas metades, para separar a preparação do arquivo ou a pré-impressão da impressão propriamente dita. Alguns fornecedores, como Agfa, Durst e EFI, fornecem um RIP de produção básico com suas impressoras e, em seguida, oferecem um fluxo de trabalho de pré-impressão opcional para lidar com as configurações de trabalho. Esta é uma opção eficiente para quem tem várias impressoras, pois significa que toda a preparação do trabalho pode ser centralizada, juntamente com o gerenciamento da fila de impressão. A Agfa fornece seu RIP Asanti com uma opção para o fluxo de trabalho Asanti completo para uso com impressoras como a Jeti Bronco (veja a imagem do cabeçalho acima).

Gráficas maiores podem se beneficiar mais com softwares especializados para cada etapa, como pré-impressão, gerenciamento de cores, gerenciamento de filas e imposição. É cada vez mais comum encontrar gráficas utilizando uma variedade de soluções de diferentes fornecedores, o que lhes dá a flexibilidade de criar o fluxo de trabalho desejado. As diferentes etapas podem ser interligadas por meio de um MIS, que também pode ser usado para verificar se há gargalos e comparar a produção do dia com os principais indicadores de desempenho. É claro que você também pode usar hot folders para mover os trabalhos automaticamente pelas diferentes etapas.

Outra alternativa comum é usar uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho, como o Enfocus Switch, que permite configurar fluxos ou rotas sofisticadas por meio da produção com base nos requisitos do tíquete de trabalho.

Por fim, vale lembrar que o software, assim como qualquer equipamento, precisa ser mantido e atualizado. Isso se aplica principalmente a qualquer software externo, como um servidor web-to-print, bem como aos sistemas operacionais, a fim de impedir ataques maliciosos. É claro que sempre existe o risco de que a atualização de um software afete sua integração com outros equipamentos, mas você pode gerenciar esse risco mantendo backups de todos os seus sistemas e agendando atualizações para horários de menor movimento.

No final das contas, automatizar seu fluxo de trabalho significa melhorar a produtividade e as margens de lucro, enviando o máximo de tarefas para a empresa com o mínimo de intervenção humana.