Conozca sus números: cree KPI efectivos para su negocio

Marshall Atkinson enfatiza la importancia de crear y comprender KPIS efectivos para su negocio. También detalla qué KPI es importante medir y cómo implementarlos.

En algún momento de su carrera, probablemente haya leído, visto o escuchado a alguien detallando la importancia de los KPI o "indicadores clave de rendimiento". Aproximadamente diez minutos después de lo que estaban hablando, comenzaste a revisar tu teléfono, correos electrónicos, redes sociales o cualquier otra cosa, excepto sintonizarte con lo que la persona estaba tratando de comunicar.

¿KPI? ¿Números? ¿Matemáticas?

¡Aburrido! Quiero decir... vamos. Nuestro negocio va muy bien. Hemos tenido éxito sin ninguna tontería de KPI. ¿Por qué empezar ahora?

Porque el sonido de succión que escuchas son las ganancias que salen volando por la ventana. Incluso si ha tenido éxito sin preocuparse por sus métricas de KPI, eso no garantiza el éxito futuro. Y no olvidemos que podría estar dejando una bolsa de lona con dinero en efectivo sin capturar en su negocio porque no está haciendo el trabajo necesario para recogerlo.

Esto es lo que quiero decir. Un "indicador clave de rendimiento" es cualquier cosa importante en su negocio. Desea realizar un seguimiento de esto porque, si algo es importante, desea asegurarse de obtener siempre el máximo nivel de efectividad. Sin embargo, si eso aún no se ha definido, ¿cómo sabe que está operando a su capacidad total y que no tiene ningún potencial no realizado?

Este artículo trata sobre cómo definir estas oportunidades, implementar un sistema y garantizar que funcione.

Comprender las mejores métricas

¿Cuáles son las cosas más importantes a las que presta atención constantemente en su negocio? ¿Ventas? ¿Producción? ¿La satisfacción del cliente? ¿Precisión del pedido? ¿Cuántos minutos pasa ese chico de producción en el baño todos los días?

Hay cientos, si no miles, de cosas que podríamos medir en cualquier negocio. Pero sólo unos pocos encajan y marcan la diferencia al siguiente nivel. Cuando consideras algo tan importante, ¿qué lo lleva al éxito o al fracaso?

Por ejemplo, tomemos probablemente el más común: las ventas. Claro, puedes establecer un objetivo de ingresos de primera línea. ¿Pero qué impulsa eso? ¿Puedes descomponerlo en matemáticas fáciles de entender para saber diariamente si lograrás ese objetivo de ventas?

Supongamos que desea alcanzar un objetivo de ventas de 1.000.000 de dólares. Si el tamaño promedio de su pedido es de $1500, puede usarlo para determinar un KPI fácil de leer.

$1.000.000/$1.500 = 666,6 pedidos por año. Redondeemos y llamémoslo 667.

667/12 meses = 55,58 pedidos al mes. Redondeemos y llamémoslo 56.

56/4 semanas = 14 pedidos por semana.

14/5 = 2,8 pedidos por día. Redondeemos y llamémoslo 3.

Por lo tanto, si su empresa cierra 3 pedidos diarios con un valor de ventas promedio de $1,500, alcanzará fácilmente su objetivo de ingresos de $1,000,000.

Mire hacia atrás en su esfuerzo de ventas de ayer. ¿Cerró al menos tres órdenes valoradas en $1,500? Si no, ¿qué cambios estás haciendo para alcanzar esa pequeña meta diaria?

Otros ejemplos

Por supuesto, ese es un ejemplo. El KPI que más le importa podría ser el tiempo de producción, la educación de los empleados, las tasas de defectos o cualquier punto de datos importante para indicar fácilmente el éxito o el fracaso.

Más que nada, desea que sus KPI sean relevantes. No tiene mucho sentido rastrear y medir datos si no se hace nada con la información. Una vez que tenga la información, comience a usarla como señal de cambio. Como dice mi buen amigo Mark Coudray: “Sólo pueden suceder tres cosas, y dos de ellas son malas. Las cosas van a mejorar. Las cosas van a empeorar. O las cosas seguirán igual”.

Cuando comienza a profundizar en los números de KPI, puede señalarle la oportunidad de mejorar otras áreas comerciales.

Oportunidades frente a ti

Digamos que comienzas a medir el tiempo de inactividad de tu producción. Esta es la cantidad de tiempo durante la jornada laboral que no se dedica a imprimir. Cuando imprimes, estás ganando dinero. Cuando no estás imprimiendo, estás gastando dinero. El tiempo de inactividad puede resultar costoso, por lo que es un KPI fantástico del que realizar un seguimiento.

Debido al nuevo interés en el KPI del tiempo de inactividad, su equipo ha comenzado a investigar la causa raíz del tiempo de inactividad de la producción. Se trata principalmente de esperar las cosas. Esperando a que se mezcle la tinta. Esperando en las pantallas para estar preparados. Esperando que el inventario sea contado y organizado. Esperando la aprobación del gerente para ejecutar un trabajo.

Las matemáticas detrás de su hipótesis les dan la razón y muestran que más del 60 % del tiempo de inactividad del taller se debe a la espera de algo. Para corregir esto, el equipo comienza hoy a realizar una “búsqueda del tesoro” de todo lo necesario para la producción de mañana. Esto requiere cierta reorganización, capacitación y cambios en los procesos, pero lo logran.

Debido a este esfuerzo, la producción aumenta, los costos disminuyen y hay un aumento tanto en la satisfacción de los empleados como de los clientes.

Porque sucedieron dos cosas: algo se midió y eso llevó al cambio. Las mejoras se validaron porque los KPI demostraron que la idea funcionaba.

¿Qué KPI medir?

¿Sigues pensando que los KPI son aburridos y una pérdida de tiempo? Si lo haces, estoy seguro de que tu competencia estará contenta.

Pero, si desea profundizar en esto, exploremos cómo determinar qué KPI podría querer medir.

Primero, examinemos esto desde dos perspectivas. ¿Qué está roto o necesita mejorarse? ¿Y qué es importante y necesario para seguir funcionando con éxito? Puede crear métricas de KPI en torno a cualquiera de esas ideas, pero probablemente ambas serían importantes.

La mejor manera de hacerlo es reunir a su equipo y discutir. A lo largo de los años he aprendido que si quieres conocer la realidad real de un negocio, tienes que salir de tu oficina y preguntarle a las personas que hacen el trabajo. Créame, tienen una opinión.

Como su objetivo es facilitarles el trabajo, mejorar su producto, reducir costos y aumentar las ganancias… esta es una actividad valiosa. Utilice una pizarra o un caballete grande con un bloc. Piense en las métricas importantes para medir y analizar y qué las alimenta con su equipo.

Al final del ejercicio, desea enumerar los puntos importantes sobre el negocio que mantienen la empresa saludable. "Si estas cosas no funcionan correctamente, estamos condenados".

Y para cada uno, determine cómo se puede medir el éxito. ¿Qué y cómo medirás algo y qué es un número exitoso?

Definir cosas importantes en el formato OKR

Una forma sencilla de ayudar a definir el éxito es enumerar cada punto crucial en el formato OKR. OKR significa "Objetivo, Resultado Clave". Es decir, "Esto es lo que queremos y este es el resultado positivo de que eso suceda".

Usando nuestro ejemplo de ventas anterior, si el objetivo es tener un promedio diario de tres ventas por día, con un total de ventas de al menos $1,500, entonces se alcanzará la meta de ingresos de $1,000,000.

El siguiente paso es ver si puede comprender qué contribuye a ese éxito. ¿Cuántas cotizaciones diarias tienes que enviar para cerrar tres ventas? Si el valor promedio del pedido es $1,500, ¿qué tipo de cliente gasta esa cantidad? ¿Cierras más ventas por referencias o por llamadas en frío?

Aquí es donde comienza el verdadero trabajo. Establezca sus objetivos, defina lo que es importante, establezca un número de KPI objetivo y mida y pruebe los resultados.

No olvide que debe involucrar a su equipo en todos los aspectos de este viaje. Después de todo, ellos son los que se romperán la espalda tratando de que esto suceda.

Implementación de KPI

Supongamos que usted y su equipo se han reunido y han elaborado su primer conjunto de KPI para utilizar. En realidad, el siguiente paso es implementar el paso de recopilación de datos para medir el éxito.

Quieres que esto sea lo más fácil posible. Si puede automatizar la recopilación de datos sin que una persona haga el trabajo, es lo mejor. Sin embargo, eso no siempre es posible. Si un miembro del equipo va a dedicar tiempo y esfuerzo a rastrear algo, facilítele la recopilación de datos. Simplifica las cosas tanto como puedas y bríndeles las herramientas para tener éxito.

Debe realizar un seguimiento frecuente con capacitación y soporte para garantizar que los datos se recopilen de manera precisa y oportuna. Mi experiencia ha sido que si una hoja de horas tiene números que abrumadoramente terminan en 5 o 0, el miembro del equipo los está inventando.

Crear buenos hábitos es la forma en que se recopilan estos datos. Debe sentirse como una parte natural del proceso y ocurrir siempre sin falta.

Conclusión

Todos los líderes empresariales veteranos le dirán que "no se puede gestionar lo que no se mide". Esto es 100% exacto.

Tomarse el tiempo para recopilar, ordenar, representar gráficamente y analizar los puntos de datos clave para su negocio es un paso fundamental para mantener su negocio saludable y en crecimiento.

Los datos de desempeño ayudan al líder a tomar decisiones informadas. De lo contrario, sólo estás adivinando.