Coffee Break de FESPA: los beneficios de la automatización de software y las nuevas habilidades que

En este Coffee Break de FESPA, reunimos a dos personas con amplios conocimientos y experiencia en flujos de trabajo PDF para ampliar sus conocimientos sobre preimpresión y cómo se ejecuta mejor para maximizar la productividad.

El anfitrión: Graeme Richardson-Locke: Gerente de soporte técnico, FESPA. Con 35 años de experiencia en la industria, Graeme comenzó como aprendiz y progresó a través de varios cargos directivos antes de unirse a FESPA en su puesto actual. También es miembro de la Academy of Screen and Digital Printing Technologies.

Los expertos :
Malcolm McKenzie : director técnico de Color Engine, Malcolm se incorporó a la empresa hace 15 años. Tiene experiencia con PitStop Pro, Enfocus y Switch. Se especializa en ayudar a impresores y creativos a aumentar su productividad aplicando conocimientos de software a sus problemas.
Andrew Bailes-Collins : Gerente senior de productos en Enfocus, Andrew tiene una vasta experiencia en la industria de software de computadora y es experto en administración de impresión, impresión digital, PDF, flujo de trabajo de preimpresión y aplicaciones móviles.

Graeme Richardson-Locke: Cuando se considera la digitalización de las empresas que utilizan técnicas de impresión especializadas, lo que comenzó con el diseño y la autoedición progresó hasta las prensas digitales y el acabado. Junto a estas interrupciones en la producción convencional, se produjeron avances en la impresión web y su capacidad para impulsar pedidos que se canalizan claramente hacia productos específicos.Con la facilidad de realizar pedidos en línea, los clientes ahora pueden hacer el trabajo en una fracción del tiempo que solían tomar. Ahora es el momento de ver cómo la automatización de tareas repetitivas y la creación de flujos de trabajo impresionarán a los clientes, aumentarán el rendimiento y reducirán el desperdicio.

¿Es la automatización de software relevante tanto para pequeñas impresoras como para operaciones más grandes?

Malcolm: Si miramos primero a los clientes más pequeños, todo el mundo tiene problemas similares, que es conseguir el personal y las habilidades y poder reaccionar a los clientes de manera oportuna. Todo el mundo sabe en el mundo de la impresión que normalmente a las cuatro de la tarde de un viernes es cuando llega todo el trabajo.

Para poder escalar lo suficientemente rápido cuando las tiradas de impresión se acortan y las expectativas del cliente aumentan, la automatización es el camino a seguir: liberar a los trabajadores para que hagan algo más que abrir un PDF y mirarlo y luego tal vez hacer un pequeño cambio. Este es el tipo de cosas que pueden abrir a los impresores a una gran cantidad de experiencias mejoradas para ellos y sus clientes.

Uno de los grandes problemas que tiene todo el mundo, independientemente de la escala, es cómo llegan los archivos y cómo responde a ellos de forma oportuna. No estamos hablando de nada terriblemente complejo, pero la mayoría de las impresoras en formato ancho ven correos electrónicos con archivos adjuntos o mediante WeTransfer, lo que significa que alguien tiene que abrirlo, tomar el archivo, descargarlo, cambiarle el nombre y colocarlo. en una carpeta. Si una empresa tiene una tirada de 20.000 copias, pero está mezclada en 10 lotes diferentes, es un gran problema logístico: mover archivos, colocarlos en las carpetas correctas, resolver las comunicaciones, todo lleva mucho tiempo y no es lucrativo.
Nuevamente, en realidad no estamos hablando de pre-vuelo o de hacer algo como tal con el PDF. Solo se trata de obtener el archivo y obtener el producto que se necesita para imprimir rápidamente y responder al cliente.

Ahí es cuando puede automatizar una gran cantidad de aspectos repetitivos del flujo de trabajo y es simple para empezar. Es entregar los archivos a la prensa donde radica el problema.

Andrew: Cuando hablas de flujo de trabajo, piensas en lo que todos sabemos sobre los flujos de trabajo de preimpresión tradicionales: colocas un PDF en un extremo y luego lo envías a una prensa, a una filmadora de planchas o filmadora al final.

Con la automatización, estamos hablando de tomar tareas y cosas que suceden dentro de su empresa. No necesariamente solo la preimpresión y las cosas que se hacen manualmente en este momento, son propensas a errores y deben tener una persona allí para hacerlas. Estamos hablando de automatizar esos procesos, para que una persona no tenga que hacerlos. Eso puede ser de lo que acabo de hablar en el escenario de la preimpresión, pero también puede ser mucho más.

Las empresas más grandes tienden a tener más "juguetes". Tienen un sistema MIS, un sistema de impresión web, varios motores de impresión y diferentes RIPS. La tarea de la automatización no es solo procesar y administrar archivos, sino también conectividad. Es el pegamento que puede ayudar a que esos dispositivos se comuniquen entre sí y automaticen el negocio en general. Obtiene su información de un MIS, procesa el PDF en función de esa información y luego envía el resultado al MIS, que se puede usar para calcular los costos, por ejemplo. Es el mismo concepto, pero está en una escala más amplia.

¿Qué herramientas están disponibles? Y vale la pena comenzar con la verificación automática de archivos antes de avanzar en otros aspectos de la automatización.

Malcolm: La mayoría de las personas ya han tenido experiencia en la verificación de archivos porque tienen acceso a una licencia de PitStop. Lo que Andrew y yo hacemos es ponerlo en primer plano.
Más allá de la verificación previa, puede hacer otras cosas. Ahí es donde las empresas más pequeñas y las más grandes pueden, automatizando, encontrar nuevas vías y nuevas oportunidades de trabajo que de otra manera no podrían hacer. Comprobaciones previas, correcciones: estas son todavía cosas que a la gente le asusta un poco y es por eso que tratamos de desmitificar y tratar de ayudarlos y darle forma para que les funcione.

Andrew: Las empresas deben centrarse en el lugar donde van a obtener el mayor valor y luego ir desde allí, porque una vez que se supera el primer obstáculo, se genera confianza, se empieza a ver que funciona, se empieza a ver el valor.

Como dijo Malcolm, la verificación de archivos es un gran problema. Durante los últimos 15 años, he escuchado un problema en el que un cliente envía un archivo y no responde al cliente durante seis, ocho horas o incluso al día siguiente. Eso es un mal servicio al cliente.

Si puede volver en un par de minutos, es genial. Entonces tienes tiempo para tomar decisiones y tener una conversación con el cliente sobre los horarios y los costos. El problema no es cuánto tiempo lleva realizar la tarea, el problema es que alguien encuentra el tiempo para abrir manualmente el archivo y verificarlo. Si tiene un software que puede entrar y hacer eso, entonces gana.

La segunda parte de esa ecuación es que, en lugar de que algunos operadores abran cada archivo, lo verifiquen y hagan correcciones, use un producto basado en servidor que verifique los archivos automáticamente por usted, donde normalmente pasará el 80%. Eso es el 80% de sus archivos con los que su equipo de preimpresión no tiene que involucrarse.

¿Qué habilidades se requieren para poner en marcha un proyecto? ¿Necesitan los impresores aportar habilidades de codificación y, de ser así, cuánto de ellas tienen acceso como tecnólogos de impresión y para cuánto necesitarán un nuevo conjunto de habilidades?

Malcolm: Enfocus and Switch está diseñado para ser orgánico y crece a medida que aprende. El aprendizaje es importante y si fuera a sugerirle a la gente cómo aprenden sobre software, les aconsejaría que vayan a los foros de Enfocus, porque ahí es donde los usuarios hablan de ello. Puede ver todas las soluciones y las cosas innovadoras que la gente está haciendo con la automatización.

Lo que necesita en cualquier organización es alguien que ame el producto y pueda ver el futuro. Si está en el nivel de director o de propietario, debe darle tiempo a su personal. No puede simplemente decir: "Debido a que es de preimpresión, simplemente lo enviaremos a preimpresión". Entonces, esta pobre persona que nunca ha tenido que lidiar con la logística, probablemente se sienta un poco fuera de lugar.

Para poseer el software, se requiere una combinación de preimpresión, el campeón y, con suerte, alguien con algunas habilidades de TI. Para empezar, no es necesario que tenga experiencia en codificación.

Andrew: Necesitas un campeón y necesitas darles tiempo. No puede esperar que hagan trabajo de producción y luego hagan un poco de automatización cuando tienen un hueco.

Ni siquiera necesita necesariamente ninguna experiencia, solo necesita saber lo que quiere. Conozco gente que compra el software y todo está zumbando. Luego hay otras personas que invierten algo de tiempo, no solo en el software, sino también en la consultoría. Luego, tienen a alguien que les tome de la mano en las etapas iniciales, y después de un tiempo, pueden tomarlo y ejecutarlo ellos mismos. La parte clave es tener una persona responsable y asegurarse de que esté interesada.

¿Qué es PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro es un complemento de Adobe Acrobat. Tiene dos tareas: una es verificar un PDF con un conjunto de criterios predefinidos y también corregirlos. La segunda parte es editarlos manualmente.
Comenzó con publicaciones, periódicos, revistas y trabajo comercial, y ha evolucionado para su uso con grandes formatos, empaques y etiquetas. Le permite crear automáticamente trazados de corte, agregar sangrado y todo tipo de cosas, como exportar conversiones de color.

PitStop Pro es esencialmente una herramienta que le permite realizar el trabajo correctamente antes de ponerlo en producción. También está PitStop Server, que es la versión automatizada y no necesita ningún operador para controlarlo.

Enfocus Switch conecta software y datos. ¿Qué ganancias de eficiencia se pueden lograr?

Andrew: Enfocus Switch une aplicaciones y sistemas, por lo que puede trabajar con muchas aplicaciones de terceros y automatizarlas. Si desea abrir un archivo y convertirlo en PDF, normalmente habrá un operador que lo haga, pero Enfocus Switch puede hacerlo por usted. Su operador no tiene que abrir un archivo, cargar las fuentes y los enlaces, el software puede hacerlo por usted, así como la conectividad y extraer información de las bases de datos.

Las ganancias pueden ser tremendas, pero depende de lo que quieras que haga. Por ejemplo, si observa lo que está haciendo manualmente, como su producción, debe comprender realmente lo que está sucediendo allí para aprovecharlo al máximo.

Con Switch, puede tenerlo como parte de un marco de comercio electrónico totalmente integrado. Puede usarlo de un extremo a otro o puede usarlo solo en un proceso interno. No se trata solo de habilitar el comercio electrónico, se trata simplemente de hacer las cosas más rápido.

Malcolm: Cualquier impresor que no haya mirado realmente a Switch tal vez esté pensando en estos flujos de trabajo a gran escala que vienen, particularmente de los fabricantes, que tienden a imponerse a las personas. Dicen: "Bien, tienes que tener nuestro front-end y nuestro portal web. Tienes que tener nuestra forma de trabajar y luego tienes que tener nuestro software de imposición". Eso realmente ya no funciona para mucha gente, especialmente en formato ancho. Si tienen muchos equipos y máquinas diferentes, entonces tienen diferentes salidas.

Estos sistemas se vuelven muy antiguos y no particularmente ágiles. Con Switch, comienza muy delgado y agrega lo que necesita. Si desea que se comunique con su base de datos, puede comprar un módulo de base de datos.

¿Tilia Labs también será otro?

Malcolm: Es uno enorme que se está conectando. Puede vincular sin problemas todos los elementos.

Es como plug-and-play hasta cierto punto. Cuando decimos "a prueba de futuro", no le estamos diciendo cómo imponer sus archivos. Lo enviaremos a un paquete que pueda hacer eso. Nuevamente, el aprendizaje del flujo real es más fácil porque gran parte del tiempo solo dedicamos conocimientos de otras aplicaciones. Eso se extiende a cosas como Illustrator y Photoshop. Todo lo que pueda hacer como acciones lo podemos repetir y automatizar.

Tomamos conjuntos de habilidades que la gente ya ha construido y los construimos o moldeamos en el sistema. Por eso a la gente le encanta, porque es ágil. Mucha gente tendrá flujos de trabajo muy costosos y luego también tendrá Switch porque puede hacer las cosas que sus costosos flujos de trabajo no pueden hacer.

En términos de PitStop Pro, Server y Switch, ¿podemos obtener una idea de la inversión requerida? ¿Qué costos están involucrados?

Andrew: PitStop Server está experimentando un cambio en este momento y ganando más automatización porque lo estamos moviendo para que se base en Switch. Ha sido lo mismo durante unos 20 años, donde es solo la carpeta activa básica que entra y sale y nos damos cuenta de que eso ya no es lo que la gente quiere.

Por el momento, cuesta £ 3,300, pero ese precio en realidad aumentará el 1 de enero (2021). Tendrá muchas funciones adicionales.

Luego, a partir de ahí, su ruta de actualización es un Switch completo, donde puede comenzar a agregar los módulos mencionados anteriormente. Empieza con PitStop Server y cree que le vendría bien vincularlo a una base de datos, trabajar con XML o trabajar con JDF. Luego puede agregar un módulo para aumentar la funcionalidad del mismo.

Al expandir esas API que se conectarán con Switch, ¿tendrán algunos costos de licencia adjuntos a algunas de ellas? ¿Son algunos gratis?

Andrew: Depende. Tenemos una tienda de aplicaciones para Switch, que también está disponible para PitStop Server. Esto es único, ciertamente en la industria de la impresión, ya que aprovecha la base de usuarios y nuestros integradores globales. Pueden crear estas pequeñas aplicaciones que se pueden introducir en Switch PitStop Server para realizar tareas como cambiar el nombre y otras cosas que Switch no hace. Pueden ser gratuitos o de pago; eso depende totalmente de la persona que los construye, pero ahora hay más de 100 de ellos.

Estas son cosas reales que la gente ha creado para sus flujos de trabajo o para sus clientes. En realidad, son cosas del mundo real que tienen usos prácticos y solo amplían la funcionalidad. Malcolm estaba hablando de la integración de HP. Ese es un ejemplo similar de eso. Crean una aplicación y conecta Switch con su producto, su servicio, su tienda o su sitio web.

Vea la grabación completa de este seminario web de FESPA Coffee Break aquí .