FESPA Coffee Break: los beneficios de la automatización del software y qué nuevas habilidades se req

En este Coffee Break de FESPA, reunimos a dos personas con un amplio conocimiento y experiencia en flujos de trabajo PDF para ampliar sus conocimientos sobre preimpresión y cómo ejecutarla mejor para maximizar la productividad.

El anfitrión: Graeme Richardson-Locke: director de soporte técnico, FESPA. Con 35 años de experiencia en la industria, Graeme comenzó como aprendiz y progresó a través de varios cargos directivos antes de unirse a FESPA en su puesto actual. También es miembro de la Academia de Tecnologías de Impresión Digital y Serigrafía.

Los expertos :
Malcolm McKenzie : Director técnico de Color Engine, Malcolm se unió a la empresa hace 15 años. Tiene experiencia con PitStop Pro, Enfocus y Switch. Se especializa en ayudar a impresores y creativos a aumentar su productividad aplicando conocimientos de software a sus problemas.
Andrew Bailes-Collins : Gerente senior de productos en Enfocus, Andrew tiene una amplia experiencia en la industria del software y es experto en gestión de impresión, impresión digital, PDF, flujo de trabajo de preimpresión y aplicaciones móviles.

Graeme Richardson-Locke: Cuando se considera la digitalización de las empresas que utilizan técnicas de impresión especializadas, lo que comenzó con el diseño y la autoedición progresó hasta las prensas digitales y el acabado. Junto con estas interrupciones en la producción convencional, llegaron los avances en la impresión web y su capacidad para generar pedidos que se canalizan claramente hacia productos específicos. Con la facilidad de realizar pedidos en línea, los clientes ahora pueden realizar el trabajo en una fracción del tiempo que antes tomar. Ahora es el momento de observar cómo la automatización de tareas repetitivas y la creación de flujos de trabajo impresionarán a los clientes, aumentarán el rendimiento y reducirán el desperdicio.

¿Es la automatización del software relevante tanto para las imprentas pequeñas como para las operaciones más grandes?

Malcolm: Si nos fijamos primero en los clientes más pequeños, todos tienen problemas similares: conseguir el personal y las habilidades necesarios para poder reaccionar ante los clientes de manera oportuna. Todo el mundo sabe en el mundo de la imprenta que normalmente las cuatro de la tarde del viernes es cuando llega todo el trabajo.

Para poder crecer lo suficientemente rápido cuando las tiradas de impresión son cada vez más cortas y las expectativas de los clientes son mayores, la automatización es el camino a seguir: liberar a los trabajadores para que puedan hacer algo más que abrir un PDF y mirarlo y luego tal vez hacer una pequeña cambiar. Este es el tipo de cosas que pueden abrir a los impresores a una gran cantidad de experiencias mejoradas para ellos y sus clientes.

Uno de los grandes problemas que todos tenemos, independientemente de la escala, es cómo llegan los archivos y cómo se responde a ellos de manera oportuna. No estamos hablando de nada terriblemente complejo, pero la mayoría de las imprentas de gran formato reciben correos electrónicos con archivos adjuntos o a través de WeTransfer, lo que significa que alguien tiene que abrirlo, tomar el archivo, descargarlo, cambiarle el nombre y colocarlo. en una carpeta. Si una empresa tiene una tirada de 20.000 ejemplares, pero está mezclada en 10 lotes diferentes, es un enorme problema logístico (mover archivos, colocarlos en las carpetas correctas, ordenar las comunicaciones), todo requiere mucho tiempo y no es nada fácil. obtención de beneficios.
Una vez más, en realidad no estamos hablando de realizar una verificación previa ni de hacer nada parecido con el PDF. Se trata simplemente de obtener el archivo y el producto que se necesita para imprimir rápidamente y responder al cliente.

Ahí es cuando puedes automatizar una gran cantidad de aspectos repetitivos del flujo de trabajo y, para empezar, es sencillo. Es entregar los expedientes a la prensa donde radica el problema.

Andrew: Cuando hablas de flujo de trabajo, piensas en lo que todos sabemos de los flujos de trabajo de preimpresión tradicionales: colocas un PDF en un extremo y luego lo entregas en una imprenta o en una filmadora de planchas o filmadora al final.

Con automatización, hablamos de tomar tareas y cosas que suceden dentro de tu empresa. No necesariamente solo la preimpresión y las cosas que se hacen manualmente en este momento; estas son propensas a errores y deben tener una persona allí para hacerlas. Estamos hablando de automatizar esos procesos, para que una persona no tenga que realizarlos. Esto puede ser de lo que acabo de hablar en el escenario de preimpresión, pero también puede ser mucho más.

Las empresas más grandes tienden a tener más "juguetes". Tienen un sistema MIS, un sistema de impresión web, varios motores de impresión y diferentes RIPS. La tarea de la automatización no es sólo procesar y gestionar archivos, sino también la conectividad. Es el pegamento que puede ayudar a que esos dispositivos se comuniquen entre sí y automaticen el negocio en su conjunto. Se toma la información de un MIS, se procesa el PDF en función de esa información y luego se envía el resultado al MIS, que se puede utilizar para calcular costos, por ejemplo. Es el mismo concepto, pero a una escala más amplia.

¿Qué herramientas están disponibles? ¿Y vale la pena comenzar con la verificación automatizada de archivos antes de avanzar en otros aspectos de la automatización?

Malcolm: La mayoría de las personas ya han tenido experiencia en la verificación de archivos porque tienen acceso a una licencia de PitStop. Lo que Andrew y yo hacemos es ponerlo en primer plano.
Más allá de la verificación previa, puedes hacer otras cosas. Ahí es donde las empresas más pequeñas y más grandes pueden, mediante la automatización, encontrar nuevas vías y nuevas oportunidades laborales que no podrían encontrar de otra manera. Verificaciones previas, correcciones: estas siguen siendo cosas que a la gente le asustan un poco y es por eso que intentamos desmitificarlas y tratar de ayudarlas y, de hecho, darles forma para que funcionen para ellas.

Andrew: Las empresas deberían centrarse en el lugar donde van a obtener el mayor valor y luego partir de allí, porque una vez que se supera el primer obstáculo, se genera confianza, se empieza a ver que funciona, se empieza a ver el valor.

Como dijo Malcolm, la verificación de archivos es un gran problema. Durante los últimos 15 años, he escuchado un problema en el que un cliente envía un archivo y no se comunica con él durante seis, ocho horas o incluso al día siguiente. Eso es un mal servicio al cliente.

Si puedes regresar en un par de minutos, sería genial. Entonces tienes tiempo para tomar decisiones y conversar con el cliente sobre horarios y costos. El problema no es cuánto tiempo lleva realizar la tarea, el problema es que alguien encuentra tiempo para abrir manualmente el archivo y verificarlo. Si tienes un software que puede entrar y hacer eso, entonces ganas.

La segunda parte de esa ecuación es que, en lugar de que algunos operadores abran cada archivo, lo verifiquen y realicen correcciones, utilice un producto basado en servidor que verifique los archivos automáticamente, donde normalmente pasa el 80%. Eso es el 80% de sus archivos en los que su equipo de preimpresión no tiene que involucrarse.

¿Qué habilidades se requieren para poner en marcha un proyecto? ¿Es necesario que los impresores adquieran habilidades de codificación y, de ser así, en qué medida pueden acceder a ellas como tecnólogos de impresión y para qué necesitarán un nuevo conjunto de habilidades?

Malcolm: Enfocus y Switch están diseñados para ser orgánicos y crecen a medida que aprendes. El aprendizaje es importante y si fuera a sugerir a la gente cómo aprenden sobre software, les recomendaría que fueran a los foros de Enfocus, porque ahí es donde los usuarios hablan sobre ello. Puede ver todas las soluciones y cosas innovadoras que la gente está haciendo con la automatización.

Lo que necesita en cualquier organización es alguien que ame el producto y pueda ver el futuro. Si estás en el nivel de director o de propietario, debes darle tiempo a tu personal. No se puede simplemente decir: "Como es preimpresión, simplemente lo dejaremos en preimpresión". Entonces esta pobre persona que nunca ha tenido que lidiar con la logística probablemente se sienta un poco fuera de su alcance.

Para poseer el software, se requiere una combinación de preimpresión, un campeón y, con suerte, alguien con algunas habilidades de TI. Para empezar, no es necesario tener experiencia en codificación.

Andrew: Necesitas un campeón y debes darle tiempo. No se puede esperar que hagan trabajo de producción y luego realicen un poco de automatización cuando tienen un hueco.

Ni siquiera necesitas necesariamente experiencia, solo necesitas saber lo que quieres. Conozco gente que compra el software y todo funciona. Luego hay otras personas que invierten algo de tiempo, no sólo en el software, sino también en la consultoría. Luego, tienen a alguien que les toma de la mano en las etapas iniciales y, después de un tiempo, pueden tomarla y correr con ella ellos mismos. La parte clave es tener una persona responsable y asegurarse de que esté interesada.

¿Qué es PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro es un complemento de Adobe Acrobat. Tiene dos tareas: una es verificar un PDF según un conjunto de criterios predefinidos y también corregirlos. La segunda parte es editarlos manualmente.
Comenzó con publicaciones, periódicos, revistas y trabajos comerciales, y ha ido evolucionando hasta su uso con gran formato, packaging y etiquetas. Le permite crear automáticamente trazados de corte, agregar sangrado y todo tipo de cosas, como exportar conversiones de color.

PitStop Pro es esencialmente una herramienta que le permite realizar el trabajo correctamente antes de ponerlo en producción. También está PitStop Server, que es la versión automatizada y no necesita ningún operador para controlarlo.

Enfocus Switch conecta software y datos. ¿Qué aumentos de eficiencia se pueden lograr?

Andrew: Enfocus Switch une aplicaciones y sistemas, por lo que puede funcionar con muchas aplicaciones de terceros y automatizarlas. Si desea abrir un archivo y convertirlo en PDF, normalmente habrá un operador que lo haga, pero Enfocus Switch puede hacerlo por usted. Su operador no tiene que abrir un archivo, cargar las fuentes y los enlaces, el software puede hacerlo por usted, además de la conectividad y la extracción de información de las bases de datos.

Las ganancias pueden ser bastante enormes, pero depende de lo que quieras que haga. Por ejemplo, si observa lo que está haciendo manualmente, como su producción, necesita comprender realmente lo que sucede allí para poder aprovecharlo al máximo.

Con Switch puedes tenerlo como parte de un marco de comercio electrónico totalmente integrado. Puede utilizarlo de un extremo a otro o puede usarlo solo en un proceso interno. No se trata sólo de habilitar el comercio electrónico, sino de hacer las cosas más rápido.

Malcolm: Cualquier impresor que no haya visto Switch quizás esté pensando en estos flujos de trabajo a gran escala que llegan, particularmente de los fabricantes, y que tienden a imponerse a las personas. Dicen: "Bien, hay que tener nuestro front-end y nuestro portal web. Hay que tener nuestra forma de trabajar y luego tenemos que tener nuestro software de imposición". Eso ya no funciona para mucha gente, especialmente en formato ancho. Si tienen muchos equipos y máquinas diferentes, entonces tendrán resultados diferentes.

Estos sistemas se vuelven entonces muy viejos y no particularmente ágiles. Con Switch, comienza muy simple y le agregas lo que necesitas. Si desea que se comunique con su base de datos, puede comprar un módulo de base de datos.

¿Tilia Labs también será otro?

Malcolm: El que está en línea es enorme. Puede vincular perfectamente todos los elementos.

Es como plug-and-play hasta cierto punto. Cuando decimos "preparación para el futuro" no le decimos cómo imponer sus archivos. Lo entregaremos a un paquete que pueda hacer eso. Una vez más, aprender el flujo real es más fácil porque la mayor parte del tiempo simplemente incorporamos conocimientos de otras aplicaciones. Eso se extiende a cosas como Illustrator y Photoshop. Todo lo que puedas hacer como acciones lo podemos repetir y automatizar.

Tomamos conjuntos de habilidades que las personas ya han desarrollado y las incorporamos o moldeamos en el sistema. Por eso a la gente le encanta, porque es ágil. Mucha gente tendrá flujos de trabajo muy costosos y luego también tendrá Switch porque puede hacer cosas que sus costosos flujos de trabajo no pueden hacer.

En términos de PitStop Pro, Server y Switch, ¿podemos tener una idea de la inversión necesaria? ¿Qué costos están involucrados?

Andrew: PitStop Server está atravesando un cambio en este momento y ganando más automatización porque lo estamos moviendo para que esté basado en Switch. Ha sido lo mismo durante unos 20 años, donde es solo la carpeta activa básica que entra y sale y nos damos cuenta de que eso ya no es lo que la gente quiere.

Por el momento, cuesta £ 3300, pero ese precio en realidad aumentará el 1 de enero (2021). Tendrá muchas funciones adicionales.

Luego, a partir de ahí, su ruta de actualización es hacia un Switch completo, donde puede comenzar a agregar los módulos antes mencionados. Empiezas con PitStop Server y crees que te vendría bien vincularlo a una base de datos, trabajar con XML o trabajar con JDF. Luego puede agregar un módulo para aumentar su funcionalidad.

Al expandir las API que se conectarán con Switch, ¿tendrán algunos costos de licencia asociados a algunas de ellas? ¿Algunos son gratuitos?

andres: depende. Disponemos de una tienda de aplicaciones para Switch, que también está disponible para PitStop Server. Esto es único, ciertamente en la industria de la impresión, ya que aprovecha la base de usuarios y nuestros integradores globales. Pueden crear estas pequeñas aplicaciones que se pueden incorporar al Switch PitStop Server para realizar tareas como cambiar el nombre y otras cosas que Switch no hace. Pueden ser gratuitos o pueden ser de pago; eso depende totalmente de la persona que los construye, pero ahora hay más de 100.

Estas son cosas reales que la gente ha creado para sus flujos de trabajo o para sus clientes. En realidad, son cosas del mundo real que tienen usos prácticos y simplemente amplían la funcionalidad. Malcolm estaba hablando de la integración de HP. Ese es un ejemplo similar. Crean una aplicación y conecta Switch con su producto, servicio, tienda o sitio web.

Vea la grabación completa de este seminario web FESPA Coffee Break aquí .