Cómo reducir los cuellos de botella con la automatización del software
Graeme Richardson-Locke analiza las ventajas de la automatización del flujo de trabajo.
A pesar de todo lo que está sucediendo actualmente en el mundo con la interrupción causada por COVID-19, y usted, como dueño o gerente de negocios, está procesando las tareas diarias de supervivencia del negocio, es posible que encuentre algo de tiempo para considerar las ventajas de la automatización del flujo de trabajo a medida que emerge. al otro lado de esta crisis.
Como Gerente de Soporte Técnico en FESPA, mi objetivo es ofrecer información sobre cómo nuestros miembros de Impresión pueden utilizar todas las herramientas disponibles para acelerar el procesamiento de pedidos y reducir el riesgo de trabajos de impresión que no cumplen con las expectativas de calidad de los clientes la primera vez, siempre. Esto puede resultar desalentador cuando se aborda la amplia gama de técnicas de impresión y entornos de producción.
Sin embargo, está claro que el uso cada vez mayor de la automatización de máquinas en la impresión digital a través de sistemas como la robótica en el manejo de materiales y la evolución de los sistemas MIS están aportando eficiencias esenciales. El siguiente cambio de fase para muchos es conectar software y establecer flujos de trabajo optimizados.
Identificar las áreas en las que centrarse requiere una producción de impresión predecible y claramente ajustada. Este enfoque impone algunas limitaciones a la oferta de productos en comparación con los modelos comerciales impresos personalizados más tradicionales. Sé por mi propia experiencia como comprador que la simplificación del proceso de adquisición es tan rápida y clara con buenos proveedores de impresión web 2 que sólo el trabajo muy creativo o especializado sigue un camino de pedido tradicional más lento.
Para obtener más información, me comuniqué con Malcolm McKenzie de Color Engine, una consultoría técnica con sede en el Reino Unido que ofrece servicios de integración de automatización para impresoras, desde la gestión del color hasta el desarrollo de software y guiones.
Uno de los muchos productos de software que admiten es Enfocus Switch, que le permite crear sus propios flujos de trabajo de producción automatizados personalizados. Al unir diferentes aplicaciones de software a través de secuencias de comandos personalizadas, es posible, por ejemplo, mover archivos desde la aplicación Adobe CC usando su interfaz JavaScript a otra aplicación como Microsoft Outlook mediante el uso de Applescript para Mac OS-X y VBscript para Microsoft Windows.
Un ejemplo es la oportunidad de hacer que los archivos entrantes de los clientes lleguen a una carpeta activa conectada a PitstopPro, donde se realiza una verificación previa al vuelo para garantizar que la obra de arte cumpla con las necesidades del proceso. Esto, a su vez, puede generar un correo electrónico automático al cliente para informarle que el archivo está pasando por su primera verificación y que recibirá una prueba en breve. Si el archivo pasa el examen previo a la pelea, el siguiente paso es abrirlo e incrustar la obra de arte con un perfil de gestión de color apropiado en una prueba PDF para su aprobación. Si, por supuesto, el archivo no cumple con los requisitos, entonces debe configurar un correo electrónico detallando lo que el cliente debe hacer para volver a enviarlo. 
Leyenda: Un ejemplo de un diseño de flujo de trabajo automatizado en Switch.
Este enfoque de automatización representa una alternativa ágil a la participación en un ecosistema alojado donde la oportunidad de personalizar puede ser más restrictiva. A veces es difícil lograr el flujo de trabajo óptimo a menos que pueda crearlo específicamente en torno a su combinación de productos impresos. La elección depende de qué tan profundamente desea involucrarse y el nivel de flexibilidad que necesita.
Malcolm McKenzie es un experto certificado de Enfocus y miembro del comité ISO TC-130 (Tecnologías gráficas y de impresión) y tiene mucha experiencia en los requisitos técnicos de la automatización del flujo de trabajo.
Cuando comenzamos mi día de capacitación, me ofreció su primer sabio consejo: "empiece por automatizar un proceso simple y hágalo crecer a partir de ahí". Puede darse el caso de que organizar una entrega implique cerrar el pedido, generar e imprimir albaranes y etiquetas del paquete y envío de la factura o recepción del pago. 
Normalmente, los sistemas MIS se encargarán de una buena parte de estas tareas, pero es posible que no se integren directamente en el sistema de reservas del mensajero elegido. Al enumerar las tareas y la secuencia del proceso, esto le permite comprender cómo conectar todo. Es posible que necesite API y metadatos XML de código SQL para aprovecharlos y llevar la información correcta a su destino; aquí es donde entra en juego Enfocus Switch y un poco de experiencia. Incluye una amplia gama de 'widgets' o API que pueden interconectarse y una planificación visual del flujo de trabajo que conecta las 'acciones' para liberar a la impresora de tareas tediosas y repetitivas.
Después de todo, el objetivo es reducir los puntos de contacto humano tanto como sea posible para aumentar la velocidad y reducir costos, abriendo capacidad para procesar muchos más pedidos.
Si usted, con el conocimiento de alguien como Malcolm, pudiera planificar todo, desde cotizaciones automáticas, reconocimiento de pedidos, pruebas rápidas en pantalla, pagos y reservas, rápidamente llegará a una etapa en la que los puntos de contacto humano se reducen considerablemente y se libera personal. para trabajar de manera más productiva.
Ya sea que tenga una operación Web2print o Storefront, la tecnología de impresión del software Enfocus Switch se ha utilizado para mejorar significativamente la eficiencia del proceso hasta el punto de poder manejar un aumento exponencial en lo que normalmente se está convirtiendo en un mercado competitivo de costos de respuesta rápida y de tiradas cortas. [KY2]
Hablando con el público, las empresas, los impresores y los especialistas, existe un límite en cuanto a la cantidad de personal que "se puede dedicar" a un problema. Con operaciones manuales inconsistentes, demasiados cocineros no sólo pueden estropear el caldo sino también obstaculizar el crecimiento y la expansión del negocio.
Ahora es absolutamente imperativo que los impresores identifiquen mejores formas de trabajar. La inmediatez ahora está siempre presente cuando tanto los usuarios finales directos como las imprentas necesitan hacer llegar las pruebas a los clientes rápidamente. Al recibir y controlar rápidamente los archivos entrantes, las empresas inteligentes también ven, solucionan y superan los problemas, aceleran la toma de decisiones interna y brindan un mejor servicio a los clientes.
El Grupo Bluetree, que comercializa bajo las marcas Route 1 Print e Instantprint, no podría haber logrado tal progreso sin un nivel tan alto de automatización de software. Su mantra de trabajo en equipo 23:17 es profético y defiende su último récord de tiempo mínimo para procesar un trabajo de principio a fin (23 minutos, 17 segundos). El servicio lo es todo con 25.000 pedidos por semana.
Al estandarizar los productos, está de moda la mercantilización para trabajos simples (volantes, pancartas, folletos) o cada vez más complejos, pero esto puede requerir altos niveles de experiencia para implementarse, y aún se requieren habilidades manuales en áreas especializadas como el bloqueo de láminas y la impresión en materiales especializados. etc.
Resumen
Trabajar con Malcolm McKenzie en Color Engine fue un ejercicio de capacitación útil y claro; podría haber pasado unos cuantos con él, pero al menos obtuve una apreciación decente en un día allí.
Si bien Enfocus Switch no es el único juego de automatización en la ciudad, ya que otros proveedores como OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi y Heidelberg compiten con sus sistemas y enfoques, lo que está tan claro como el día es que la automatización del software es necesaria para mantenerse a la vanguardia.
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