Ciclos de revisión y aprobación: una guía práctica

Paul Sherfield nos brinda consejos prácticos sobre cómo gestionar mejor sus ciclos de revisión y aprobación.

"¡No se veía así en mi pantalla!"
“No sabía que tenía que volver a comprobarlo todo”
“Mi jefe no entiende estas cosas”
"¡Has utilizado el archivo equivocado!"
"¿Qué estoy comprobando?"

Si alguno o todos estos comentarios de los clientes le resultan familiares, siga leyendo.

¿Tiene un proceso de aprobación de pruebas documentado?

Estos tiempos extraños nos darán tiempo para considerar todos nuestros métodos, sistemas y prácticas de trabajo. ¿Han sido adecuados para su combinación de productos y las necesidades de sus clientes? ¿Seguirán siendo las "mejores prácticas" cuando termine la crisis actual y todos volvamos a una normalidad que puede resultarnos difícil de reconocer?

Un área que sus equipos de producción y ventas deberían tomarse el tiempo para considerar es la de pruebas y su ciclo de aprobación asociado. También sería útil hablar con sus clientes y conocer su opinión sobre su sistema en este ámbito.

¿Para qué sirve una prueba y qué puntos debe comprobar el cliente? Si esto no lo comunica claramente el impresor, el cliente puede malinterpretarlo y no es consciente de lo que se espera de él. ¿Sus sistemas de pruebas y ciclos de aprobación son adecuados para su mercado y sus productos, y sus clientes los entienden?

Su ciclo de pruebas y aprobación debe ser adecuado para su mercado, clientes y producto. Muchas áreas del mercado de productos e impresión, como la impresión web en línea, utilizarán pruebas en pantalla, a menudo solo para el contenido. Otros mercados, como el de embalaje, etiquetas e impresión comercial de alta gama, pueden necesitar muchas iteraciones de pruebas y aprobación de color y contenido.

Por lo tanto, sus soluciones y sistemas necesitan mucha reflexión y consideración para garantizar que se ajusten a las necesidades de sus clientes y del mercado.

Esta área puede causar confusión, errores e incluso reelaboraciones y reimpresiones, y los resultados financieros podrían estar en disputa. ¡No es la forma de crear buenas relaciones con los clientes!

Entonces, ¿está seguro de que su proceso de prueba y aprobación no contribuye a los problemas anteriores?

Veamos para qué se utilizan las pruebas, que en este caso abarcan tanto las pruebas en pantalla como las pruebas físicas; la inyección de tinta y las pruebas en prensa utilizando la prensa de producción.

1. Aprobación de color. Las pruebas, tanto duras como blandas en esta área, a menudo se denominan "pruebas de contrato", ya que se consideran un color maestro que el producto impreso debe igualar. Algunas áreas a considerar primero:
   • ¿Se verifican sus pruebas de contrato de color en papel según el flujo de trabajo de color correcto? ¿Hay una 'etiqueta' de validación ISO 12647-7 impresa o adjunta a cada prueba que brinde esta información al cliente?
   • ¿Le da al cliente instrucciones sobre cómo ver esta prueba utilizando las condiciones de iluminación correctas basadas en D50 o su alternativa, como TL84 para tienda?
   • ¿Cómo puede asegurarse de que su cliente vea las pruebas en pantalla de contacto en color en monitores de amplia gama, perfilados y con colores precisos con la configuración correcta de gestión del color?
   • ¿Envía una portada con estas pruebas en pantalla que brindan detalles sobre cómo ver y aprobar estos archivos, a menudo PDF?
   • ¿Tienen sus clientes el software correcto para ver y comentar pruebas en PDF?
   • ¿Se entenderá lo anterior si estas pruebas son vistas o vistas por otras personas dentro de la organización de su cliente?
2. Aprobación de contenido, tanto pruebas en papel como en papel:
   • ¿Entienden sus clientes que estas pruebas son sólo para el contenido, no para aprobaciones precisas del color?
   • ¿Se entenderá esto si otras personas dentro de la organización de su cliente ven o ven estas pruebas?
   • ¿Tienen sus clientes el software correcto para ver y comentar pruebas en PDF?
3. Pruebas revisadas
   • ¿Son por color, contenido o ambos?
   • ¿Se deben comprobar sólo las áreas corregidas o todos los elementos? Esto dependerá del alcance de la corrección y de quién la llevó a cabo, y los requisitos deben quedar claros.
   • ¿Una portada adjunta documenta este proceso de aprobación y la etapa en la que se encuentra?

El proceso de aprobación
Supongamos ahora que se han abordado y corregido las áreas técnicas de las pruebas, tanto duras como blandas, y que:

1. Todas las pruebas de contrato de color físicas tienen una etiqueta de validación que muestra el cumplimiento de la norma ISO 12647-7 y el flujo de trabajo gestionado del color y los perfiles utilizados y se brindan consejos sobre las condiciones de visualización.
2. El sistema de aprobación de pruebas implementado.
3. Las pruebas en pantalla están claramente marcadas para el propósito, el color, incluidas las advertencias de color del monitor, o únicamente el contenido.
4. Las pruebas revisadas tienen instrucciones sobre lo que el cliente debe verificar.

Entonces, ¿qué queda?

Administrar dónde se encuentran usted y su cliente dentro del proceso de aprobación:

• ¿Es la primera, segunda, tercera ronda de pruebas, etc.? ¿Cómo se registra y gestiona esto, en un comprobante, en la bolsa de trabajo?
• ¿Quién realiza las correcciones, usted o su cliente proporciona nuevos archivos corregidos?
• Si es así, ¿qué tipo de reproche requieren? ¿Se inicia nuevamente el proceso de aprobación?
• Es necesario gestionar las versiones anteriores de los archivos de los clientes para garantizar que no haya confusión, por lo que es necesario el control de versiones.
• La aprobación final del cliente debe ser clara y documentada.
• Si esta aprobación final está sujeta a que usted realice más correcciones, ¿debe considerar enviar pruebas adicionales, a pesar de las instrucciones de su cliente?
• ¿Cómo se calculan y registran los costos de las correcciones de los autores?
• ¿Se informa a los clientes sobre estos costos antes de tomar medidas?
• ¿Se pide a los clientes que aprueben los costos de corrección por escrito?

Recuerde ese viejo dicho: "¡Siempre hay tiempo para una reimpresión!".

Algunas acciones a considerar:

Coloque la etiqueta D50 en las pruebas de color del contrato físico para indicar condiciones de visualización incorrectas; estas se pueden reutilizar. Las pegatinas, cuando se ven con una iluminación incorrecta, muestran tiras de color como se ve en la imagen a continuación. Cuando se miran bajo las luces D50 correctas, las tiras apenas deben ser visibles.

https://www.ugra.ch/es/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

Utilice calcomanías de aprobación/PDF interactivos/documentos de Word para aprobación/comentarios/correcciones y acciones adicionales/reevaluaciones, etc.

Este formulario interactivo se puede descargar para que lo personalice y modifique según sus necesidades. Podría incluirse como portada para pruebas en PDF o como formulario en papel para pruebas físicas. Sin embargo, un sistema de aprobación de pruebas en línea sería mucho más transparente y rastreable, incluso para las pruebas físicas.

¡Muchos visores de PDF gratuitos no mostrarán correctamente un PDF de artes gráficas complejas en cuanto a color o contenido! Acrobat Professional es el "estándar de oro". Por lo tanto, siempre informe a los clientes sobre los problemas de visualización con otros programas de PDF.