Geschäftsberatung

XML – der erste Schritt zur Automatisierung

by FESPA | 18.06.2021
XML – der erste Schritt zur Automatisierung

Das Verständnis der verschiedenen Formate und Standards, die bei der Datenübertragung verwendet werden, ist auf dem Weg zur Automatisierung von entscheidender Bedeutung. Andrew Bailes-Collins von Enfocus hilft uns, XML in den Griff zu bekommen.

Andrew Bailes-Collins, Senior Product Manager beim Drucksoftware-Spezialisten Enfocus, hat die Entwicklung des Druckgewerbes von traditionellen manuellen Prozessen hin zu seinem immer stärker digitalisierten und automatisierten Zustand hautnah miterlebt. Er begann seine Karriere als Schriftsetzer – er ist die vierte Generation seiner Familie, die Drucker wird – Andrew ist mit dem Fortschritt der Technologie mit der Zeit gegangen und hat die letzten 25 Jahre in der Software- und Automatisierungsbranche verbracht.

„Die Druckindustrie befindet sich in einem ständigen technischen Fortschritt, von den älteren, manuellen, analogen Arbeitsweisen mit Grafiktafeln, Kameras und Film bis hin zu dem Punkt, an dem jetzt alles digital ist“, sagt Andrew.

„Das erste Mainstream-Digitalformat war Adobe PostScript; davor waren digitale Dateiformate eher bildbasiert und proprietär von Herstellern wie Scitex und Crosfield. Die große Veränderung bei PostScript – die die Desktop-Publishing-Revolution auslöste – bestand darin, dass Dateien von relativ kostengünstigen Designanwendungen auf Desktop-Computern generiert wurden, wodurch zum ersten Mal Gestaltungswerkzeuge in die Hände von Designern gelegt wurden. Dies bedeutete, dass sie selbst Kunstwerke schaffen konnten, anstatt zu versuchen, ihre Vision Schriftsetzern und Grafikern zu vermitteln und sich darauf zu verlassen, dass sie sie zum Leben erwecken.

Wenn Sie etwas dreimal oder öfter manuell tun müssen, sollten Sie es automatisieren

„PostScript war ein großer Fortschritt, aber die Dateien waren in der Regel sehr groß, dauerte oft lange und war manchmal ein sehr frustrierendes Format. Dann folgte PDF, obwohl es nie für den Druck gedacht war: Es war als tragbares Dokument für ein papierloses Büro konzipiert. Aber die Druckindustrie erkannte ihr Potenzial und nutzte es, und plötzlich wurde es zu etwas, das Drucker nutzen konnten, weil alles in sich geschlossen war. Sie können ein PDF erstellen, anzeigen, überprüfen, bearbeiten, ausschießen und einfach ausgeben. PDF ist viel effizienter und kleiner als PostScript, also war es ein weiterer großer Schritt nach vorne für die Branche.“

Die automatisierte Zukunft

Für viele Menschen werden diese Verbesserungen in Bezug auf Einfachheit und Effizienz, die die Digitalisierung mit sich bringt, immer noch als Workflow-Automatisierung angesehen. Aber, sagt Andrew, Automatisierung ist jetzt etwas weitaus umfangreicher.

„Wenn Sie etwas dreimal oder öfter manuell erledigen müssen, sollten Sie es automatisieren“, sagt Andrew. „Wenn Sie beispielsweise für jeden Auftrag, der in Ihrem Unternehmen ankommt, manuell einen E-Mail-Anhang auf einem Server speichern müssen, verbringen Sie wahrscheinlich jeden Tag Stunden damit, E-Mails zu speichern. Das ist weder produktiv noch wertschöpfend, daher geht der Automatisierungstrend dahin, die Software dazu zu bringen, diese Art von sich wiederholenden Aufgaben für Sie zu erledigen, d. h. Sie können andere Aufgaben erledigen, die einen Mehrwert schaffen oder für die Sie Gebühren erheben können.

Eine JDF-Datei in XML

„Darüber hinaus kommt die Konnektivität hinzu. Egal, ob es sich um eine Datenbank, eine Website oder ein Web-to-Print-System handelt, warum bringen Sie sie nicht dazu, miteinander zu sprechen, Dinge untereinander zu verschieben und all diese Automatisierung voranzutreiben, damit Sie sich zurücklehnen und zusehen können, wie es passiert?“

Sprechen Sie Ihre Sprache

Hier kommt XML ins Spiel. Technisch gesehen ist XML – was für Extensible Markup Language steht – eine offene Standard-Programmiersprache oder ein Dateiformat, das ein Regelwerk für die menschen- und maschinenlesbare Codierung von Dokumenten definiert define . XML ist auch die Technologie, die Webservices zugrunde liegt und von bekannten Anwendungen wie Microsoft Office oder Apple Pages verwendet wird. In der Praxis ist XML eine Möglichkeit, Informationen oder Daten zu speichern, diese Daten zu manipulieren und Daten so zu verschieben, dass sie von mehreren Systemen in einer automatisierten Welt gelesen werden können.

„Angenommen, Sie haben einen Digitaldrucker und Sie haben drei Papierfächer, in denen Ihr RIP steuern kann, wie diese Engine funktioniert – welches Papierfach verwendet werden soll, welche Auflösung verwendet werden soll, ob Farbe oder Schwarzweiß, diese Art von Dinge“, sagt Andrew.

„Möglicherweise haben Sie einen anderen Workflow-Setup und der Bediener muss die Schwarzweiß-Jobs von den Farbjobs realisieren und trennen. Aber wenn dem Job eine XML-Datei beigefügt wäre, würde das alles automatisch eingerichtet und niemand müsste etwas anfassen.

XML ist einfach eine gängige Methode zum Verschieben von Informationen und bildet die Grundlage der Automatisierung of

„Eine andere Anwendung wäre ein Web-to-Print-System. Angenommen, ein Kunde möchte 1.000 Exemplare auf einem bestimmten Papier, die an einem bestimmten Datum an eine bestimmte Adresse geliefert werden. Sie können all diese Metadaten protokollieren lassen, müssen diese Daten jedoch von einem System in ein anderes System übertragen – also exportieren Sie eine XML-Datei aus Ihrem ersten System und importieren sie dann in das nächste System.

„Dieses XML könnte von einer Website generiert worden sein, auf der der Kunde die Informationen selbst eingibt, oder es könnte aus einem Management-Informationssystem stammen, auf dem alle Jobinformationen gespeichert sind und wo eine Schätzung erstellt wurde. Wie auch immer es erstellt wurde, die Art und Weise, wie Jobinformationen durch das Unternehmen übertragen werden können, kann über eine XML-Datei erfolgen.“

Druckspezifikationen

Speziell für die Druckindustrie wurde ein spezieller XML-Dateiformatstandard namens JDF – „Job Definition Format“ – entwickelt. (Wir werden JDF in einem zukünftigen Artikel genauer betrachten.) In der täglichen Produktion werden Drucker jedoch, sofern ein Drucker keinen Grund hat, direkt mit XML-Dateien zu arbeiten, sie wahrscheinlich nicht einmal bemerken – sie sind einfach eine Bestandteil des automatisierten Prozesses.

„Die einzigen Ausnahmen davon sind möglicherweise, wenn Sie es mit einem Unternehmen zu tun haben, das irgendeine Art von Feed verwendet – Postanschriften für Direktwerbung oder ähnliches. In diesem Fall erhält eine Druckerei die Daten möglicherweise als XML-Datei, da sie von einem System exportiert wurden und vom Drucksystem gelesen werden müssen“, sagt Andrew.

„Und natürlich werden Drucker auch dann bewusst auf XML stoßen, wenn sie ihre internen Prozesse verbessern wollen. XML ist im Wesentlichen ein Kanal, ein Weg, um Informationen von 'a' nach 'b' zu verschieben, wenn 'a' und 'b' auf technischer Ebene nicht wirklich miteinander kommunizieren.

„Es geht darum, Informationen aus einem zu exportieren, die richtigen Informationen aus dem XML zu extrahieren und an der richtigen Stelle abzulegen. Es gibt Tools, die Ihnen dabei helfen – wie unsere Workflow-Automatisierungsplattform Enfocus Switch –, aber im Wesentlichen ist XML einfach eine gängige Methode zum Verschieben von Informationen und bildet die Grundlage der Automatisierung.“


Automatisierung: Engpässe auflösen

„Wenn Druckunternehmen an Automatisierung denken, neigen viele dazu, das Gesamtbild zu betrachten und zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen“, sagt Andrew. „Sie erstellen eine allumfassende Spezifikation dessen, was das gesamte Unternehmen benötigt. Aber das Schreiben kann ein bis eineinhalb Jahre dauern; wenn es geschrieben wird, ist es praktisch veraltet.

„Wir empfehlen stattdessen, einen Schwachpunkt oder einen Engpass zu finden, der Ihrem Unternehmen Umsatz- oder Produktivitätsverluste verursacht. Konzentrieren Sie sich auf dieses Problem, automatisieren Sie diesen Prozess und lösen Sie ihn. Wenn Sie diesen Prozess gelöst haben, suchen Sie das nächste Problem und lösen Sie es. Und dann weitermachen, bis man irgendwann wieder zum ersten Thema zurückkehrt, weil es wieder zum Engpass geworden ist und alles andere so effizient ist.“

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