Reduzieren Sie die Kosten, indem Sie sich auf die Automatisierung von Workflows konzentrieren

Ryan McAbee, Director of Production Workflow bei Keypoint Intelligence - InfoTrends, zeigt, wie Mapping-Strategien und Bewertungsmetriken Ihre Schilder- und Grafik-Workflows verändern können.

Was kann Ihnen die Automatisierung kaufen? Zeit und Geld. Eine Umfrage von InfoTrends aus dem Jahr 2019 ergab, dass der durchschnittliche europäische Drucker durch die Automatisierung von 12 gängigen Workflow-Schritten wie Preflighting und Dateikorrekturen in einem Jahr über 1,4 Mio. EUR an Arbeitseinsparungen einsparen kann. Im Gegensatz zu den weit verbreiteten Befürchtungen bezüglich der Automatisierung würden die meisten Geschäftsinhaber keinen Personalabbau durchführen. Tatsächlich gaben 69% der Drucker an, stattdessen Einsparungen aus der Automatisierung zu nutzen, um die Funktionen zu erweitern und sich auf neue Geschäftsmöglichkeiten zu konzentrieren.

Alle Drucker können ihre Arbeitsabläufe verbessern, indem sie die Leistung der Automatisierung nutzen.

Was ist der Druckproduktionsworkflow?

Einfach ausgedrückt sind es die wiederholbaren und überprüfbaren Aufgaben und Prozesse, mit denen die Arbeit vom Onboarding des Jobs bis zur Fertigstellung übertragen wird. Eine einfache Ansicht eines typischen Druckworkflows sieht ungefähr so aus:

Eine Herausforderung bei der Implementierung der Workflow-Automatisierung ist die Tatsache, dass Druckunternehmen im Laufe der Zeit organisch wachsen. Neue Geräte mit zugehöriger Software werden in den Shop aufgenommen, ohne hinsichtlich der Auswirkungen auf den gesamten Workflow bewertet zu werden. Infolgedessen treten Ineffizienzen und Engpässe auf. Die Realität ist, dass der Workflow einen koordinierten Aufwand zwischen Prozessen, Mitarbeitern und Technologie erfordert, um diese Effizienz zu erreichen.

Eine InfoTrends-Umfrage unter 130 Befragten bestätigte den Mangel an Automatisierung. Eine Mehrheit (57%) hatte entweder eine gewisse Automatisierung oder war größtenteils automatisiert, aber 41% blieben größtenteils manuell und 2% verwendeten nur manuelle Prozesse. Basierend auf Erfahrungen mit Workflow-Audits stellt InfoTrends normalerweise fest, dass Drucker bestimmte Teile des Workflows automatisiert haben.

Die Automatisierung wird stark von der Fähigkeit des Druckers beeinflusst, Software zu kaufen und zu integrieren, sowie von der Akzeptanz durch Mitarbeiter und Kunden. Die FESPA-Druckzählung von 2018 mit 262 Befragten aus Schilder- und Ausstellungsgeschäften beschrieb ihre Eigentums- oder Investitionspläne für Software. Die meisten (85%) verwendeten bereits Software für Design und Druckvorstufe / RIP, aber nur 18% für die Qualitätskontrolle und 17% für Web-to-Print. Von der Online-Bestellung bis zur genauen Verfolgung der Produktionskapazität sind Web-to-Print- und Print-MIS-Lösungen von entscheidender Bedeutung für die Standardisierung des Onboarding von Aufträgen und die Verwaltung der Arbeit während der Produktionsprozesse. Trotz der Vorteile des Workflows plant die Mehrheit der Schilder- und Display-Shops nicht, Web-to-Print- (55%) und Print-MIS-Software (58%) zu kaufen.

Von den 172 Befragten von 262, die in Software investieren wollten, plante die Mehrheit (58%), bis zu 2.000 € auszugeben, wobei nur 5% mehr als 51.000 € ausgaben - ein Mittelwert von 11.229 €. Dies benachteiligt Hersteller von Schildern und Displays gegenüber kommerziellen Druckern, die zunehmend Druckanwendungen mit breiter Formation hinzufügen und durchschnittlich 49.720 Euro pro Jahr für Software ausgeben.

Workflow-Herausforderungen

Job Onboarding ist ein Chaos. In der Vergangenheit akzeptierte ein Drucker Kundenspezifikationen persönlich über Dateien auf physischen Medien. Kundenanfragen und -dateien gehen jetzt viele Wege - über Verkauf, E-Mail, EDIs und APIs, Online, mobile Apps und so weiter.

So viele verschiedene Pfade, aber die gleichen Informationen werden für alle Onboarding-Aufträge benötigt: Anforderungen an die Kundenabsicht (Menge, Größe, Farben, Materialien, Fälligkeitsdatum usw.) und Kundeninhalte (Bildmaterial und Daten) sollten standardisiert werden, damit die einzigen Variationen sind in Produkt und Kunde, unabhängig von der Route zu Ihrem Workflow.

Je weniger automatisiert und weniger digital der Job-Onboarding-Pfad ist, desto anfälliger ist der Prozess für fehlende Informationen, die für die Druckproduktion erforderlich sind. Das Erstellen und Durchsetzen von Standardverfahren für den Offline-Verkauf, insbesondere für Vertriebsmitarbeiter, ist von entscheidender Bedeutung. Bei Workflow-Audits hat InfoTrends wiederholt festgestellt, dass Vertriebsmitarbeiter innerhalb desselben Unternehmens nicht mit dem Auftragseingang übereinstimmen. In vielen Fällen stimmen die Mitarbeiter nur darin überein, dass der Name des Kunden erforderlich ist, wobei andere wichtige Informationen wie Auftragsspezifikationen und Liefertermin übersehen werden. Jede fehlende Information, die nicht vom Vertrieb erfasst wird, verschwendet die Zeit anderer Mitarbeiter wie Kundendienstmitarbeiter, die die Informationen letztendlich in ein Druckmanagement-Tool einfügen sollten.

Ein einziges Aufzeichnungssystem ist erforderlich, um alle diese Elemente zu erfassen. Ein „Gehirn“, das die Absicht und den Inhalt des Kunden reibungslos in einen universellen Workflow umwandelt. Dieses Gehirn kann ein Print-MIS, eine ERP-Software (Enterprise Resource Planning) oder ein Universal Dashboard sein.

Mit einer einzigen Ansicht der Vorgänge können Drucker auf einen Blick Folgendes sehen:

• Wie viele Arbeitsplätze sind in Produktion?
• Wie viele sind verspätet?
• Wie viele haben das Service Level Agreement (SLA) verpasst?
• Wo ist der heutige Engpass?

Wie fangen wir an, das Problem zu beheben?

Zu Beginn sollten Großformat-Shops ihre Arbeitsabläufe durchlaufen. Identifizieren Sie zunächst Ihre Top-Anwendungen und folgen Sie diesen von dem Punkt an, an dem ein Kunde das Produkt anfordert, bis zu dem Punkt, an dem es geliefert wird. Führen Sie auf dem Weg eine Workflow-Reisezuordnung durch (siehe unten), um die verwendeten Personen, Prozesse und Technologien zu dokumentieren, die Engpässe aufzeigen und zu Korrekturmaßnahmen zur Verbesserung des Workflows führen.

Bewertungsmetriken

Bewerten Sie Folgendes:

• Standardarbeitsanweisungen (SOPs)

Definiert, dokumentiert, befolgt und in Schnellstarttraining übersetzt.

• Workflows

Optimierte Prozesse und Automatisierung gemäß Best Practices zum Integrieren, Verarbeiten und Ausgeben von Kundendateien

• Kundenermächtigung

Möglichkeit für Kunden, Inhalte, Bestellungen und Status selbst zu bedienen und zu verwalten.

• Ein einziges Aufzeichnungssystem

Das einzige Repository für Genauigkeit und Wahrheit für Kunden- und Geschäftsunterlagen.

• Ansicht der Operationen

Produktions-Dashboards oder -Berichte, auf die jeder produktionsbezogene Mitarbeiter zugreifen kann, um den Standort und den Status eines Auftrags anzuzeigen.

• Software-Nutzung

Implementierung von Software zur Maximierung des potenziellen Nutzens für den Betrieb

• Notfallwiederherstellung

Richtlinien, Tools und Verfahren zur Wiederherstellung nach einer Naturkatastrophe oder einer vom Menschen beeinflussten Katastrophe

• Failover- und Überlaufplan

Richtlinien, Tools und Verfahren, mit denen die Produktion bei Spitzenanforderungen oder Ressourcenausfällen nahtlos im gesamten Unternehmen verschoben werden kann.

• IT Infrastruktur

Allgemeine Robustheit physischer Komponenten, dh Computer und Netzwerke.

• Personaloptimierung

Angemessenheit der Rollen und des Personalbestands zur Erreichung der organisatorischen Ziele.

Vorteile der intelligenten Druckherstellung

Die Vorteile der Umwandlung der oben genannten Workflow-Phasen von langsamen, fehleranfälligen und reaktiven zu nahtlosen, verbundenen und intelligenten Prozessen liegen auf der Hand. Anstelle von manuellen Berührungspunkten von Anfang bis Ende, bei denen jeder Auftrag seine eigene Reise hat, würde ein intelligentes System Daten verwenden, um den Verarbeitungspfad zu steuern, wodurch die Anzahl der vom Personal benötigten Berührungspunkte minimiert wird. Ein intelligenter Workflow spart Zeit und Geld, die letztendlich reinvestiert werden können, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen.

Also, worauf wartest Du?

Ryan McAbee , Director of Production Workflow bei Keypoint Intelligence - InfoTrends