Umgang mit verspäteter Zahlung

Planen Sie voraus, um Cashflow-Probleme zu vermeiden.

Zahlungsverzug wird von kleinen Druckereien sehr stark empfunden. Um Gemeinkosten zu decken, müssen sie häufig Überziehungskredite mit gleichzeitigen Zinsaufwendungen aufnehmen oder abwickeln. Dies bedeutet, dass sie nicht in neue Geschäftsmöglichkeiten, Personal oder Ausrüstung investieren können, und dies kann sich natürlich auch darauf auswirken, wie schnell sie ihre Lieferanten bezahlen können. Ein Unternehmen, das bankrott geht, kann bald einen Daisy-Chain-Effekt haben - und wenn ein wirklich großes Unternehmen scheitert oder nicht zahlen kann, können sich die Wellen weit und breit ausbreiten.

Der FSB sagt, dass die Existenz dieser Kultur der verspäteten Zahlung für das Scheitern von Zehntausenden kleiner Unternehmen pro Jahr verantwortlich ist und viele Druckdienstleister wegen verspäteter Zahlung an die Wand gegangen sind

Die Auswirkungen verspäteter Zahlungen

Es ist kein Geheimnis, dass verspätete Zahlungen ein echtes Problem für alle KMU sind. Während die Zahl von Jahr zu Jahr schwankt, schätzt der britische Verband der Kleinunternehmen (FSB), dass die Abrechnung von rund 14 Mrd. GBP derzeit überfällig ist. Es ist etwas, das der Drucksektor besonders akut empfindet, da die Vorlaufkosten viele Unternehmen lähmen, wenn ein Kunde nach den vereinbarten Bedingungen zahlt oder, noch schlimmer, überhaupt nicht zahlt.

Der FSB sagt, dass die Existenz dieser Kultur der verspäteten Zahlung für das Scheitern von Zehntausenden kleiner Unternehmen pro Jahr verantwortlich ist und viele PSPs wegen verspäteter Zahlungen an die Wand gegangen sind. Bei Druckern, die die Druckmaschinen am Laufen halten möchten, kann die Nichtzahlung zu einer Spirale von Problemen führen. Unternehmen müssen Schulden aufnehmen, um über Wasser zu bleiben oder Jobs anzunehmen, die sie sonst meiden würden.

Hilfe kann jedoch zur Hand sein. Im Jahr 2017 ernannte die Regierung einen Beauftragten für Kleinunternehmen, der sich für Kleinunternehmen einsetzt, und startete gleichzeitig ein unabhängiges Beschwerdesystem. Auf der Website des Office of the Small Business Commissioner wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es weitgehend eingerichtet wurde, um bei Zahlungsproblemen zu helfen und die Notwendigkeit einer fairen Zahlungspraxis sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen zu verdeutlichen.

Dies ist zwar eine gute Nachricht für die Druckindustrie und die KMU als Sektor, bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen nicht über ihre eigenen Best Practices verfügen sollten, um verspätete Zahlungen zu verfolgen und, noch besser, ihr Bestes zu geben, um die Risiken von zu minimieren verspätete Zahlung an erster Stelle.

Was Kleingedruckte können

PSPs können aktiv versuchen, verspätete Zahlungen abzuwenden, bevor sie eintreten - und sie zu verfolgen, wenn sie dies tun. Zum Beispiel ist es nützlich, über effiziente Systeme zu verfügen, mit denen die Kreditwürdigkeit von Kunden überprüft werden kann, bevor sie für sie arbeiten. Bonitätsprüfungen und Referenzen sind zwei Möglichkeiten, um festzustellen, ob der Kunde bei schlechten Zahlungen bereits Vorkenntnisse hat.

„Durch die Erstellung von Hintergrundprofilen für neue Kunden und die Überwachung bestehender Kunden können wir das Risiko reduzieren“, sagt Nicola Cummins, Business Development Director von Propack Direct Mail. "Wir führen immer Bonitätsprüfungen bei potenziellen Neukunden durch, sodass wir keinem Kunden Kredit gewähren würden, wenn wir mit diesen nicht zufrieden wären."

Darüber hinaus kann die Festlegung klarer Zahlungsbedingungen und sogar die Vereinbarung, dass bei verspäteter Zahlung Zinsgebühren anfallen, einen Kunden dazu motivieren, pünktlich zu zahlen. Es bedeutet auch, dass wenn Sie anfangen, einer Rechnung Zinsen hinzuzufügen, sie eine faire Warnung erhalten haben. Wenn Sie einen neuen Kunden einstellen, bei dem Sie Papier kaufen müssen, um den Auftrag zu erfüllen, vereinbaren Sie Bedingungen, um die Kosten dafür im Voraus zu decken.

Oben bleiben

Wenn der Rechnungsstellungsprozess eines Unternehmens automatisiert ist, muss er so eingerichtet werden, dass er umgehend daran erinnert, wenn Konten überfällig werden, und die Beweisspur erstellt, die möglicherweise erforderlich ist, wenn Sie die Zahlung vor Gericht durchführen müssen. Wenn Sie über die Mittel verfügen, können Sie Mitarbeiter einstellen, die für die Rechnungsstellung und Verfolgung von Zahlungen zuständig sind, oder diese sogar an Dritte auslagern.

Das gesetzgeberische Umfeld ist nicht perfekt, aber es ist viel besser und es gibt Codes und Gremien, auf die Sie zurückgreifen können. Der Prompt Payment Code 2015 hat zahlreiche Unterzeichner, die sich bereit erklären, bestimmte Zahlungsregeln einzuhalten, aber er ist noch nicht obligatorisch - etwas, auf das einige Unternehmensleiter drängen. Wenn Sie Rechtsmittel einlegen müssen, ist das Beschwerdesystem für Beauftragte für Kleinunternehmen nützlich und eine Alternative zum Gericht für geringfügige Forderungen.

Mit einem guten Plan und diesen Ressourcen können Sie sich in die bestmögliche Position bringen, um verspätete Zahlungen zu minimieren

Eine weitere nützliche Ressource für KMU ist die Pay On Time-Website. Es erläutert die einschlägigen Rechtsvorschriften, verfügt über einen Zinsrechner für verspätete Zahlungen und nützliche Standardvorlagen für alles, von Rechnungen über Erinnerungen bis hin zu anderen wichtigen Schritten bei der Beitreibung von Forderungen.

Mit einem guten Plan und diesen Ressourcen können Sie sich in die bestmögliche Position bringen, um verspätete Zahlungen zu minimieren. In der Zwischenzeit kann es sein, dass das Büro des Small Business Commissioner tatsächlich einige Zähne hat, wenn der überfällige Rechnungsbetrag erheblich von diesem Wert von 14 Mrd. GBP abweicht.

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Papierspur: So jagen Sie eine unbezahlte Rechnung

Die persönliche Note

Einer der Schlüssel zur Sicherstellung einer schnellen Zahlung ist eine gute Zusammenarbeit mit Ihrem Kunden. Während sich viele Unternehmen daran gewöhnt haben, eine elektronische Rechnung einfach abzusenden, wenn sie automatisch bezahlt wird, gibt es Zeiten, in denen der Name bekannt ist und die E-Mail- oder Telefonnummer der Person, die für die Zahlung verantwortlich ist, Goldstaub ist. Wenn Sie Vornamen verwenden, können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnung ganz oben auf dem Stapel steht. „Wir arbeiten mit dem Kunden zusammen, um zu verstehen, warum Zahlungen in erster Linie verspätet sind, und arbeiten zusammen, um eine Lösung zu finden“, sagt Cummins.

Erinnern Sie sie an den Vertrag

Einige Unternehmen werden die Zahlung einstellen und sagen, dass sie darauf warten, bezahlt zu werden. Erinnern Sie sie zunächst vorsichtig daran, dass sie Sie beauftragt haben, zu vereinbarten Bedingungen zu arbeiten, und dass Ihre Zahlung nicht als Geisel gehalten werden sollte, da sie ihr eigenes Geschäft führen.

Schonende Eskalation

Sie sollten niemals anfangen, Drohungen zu werfen, wenn ein Unternehmen Sie nur geringfügig verspätet bezahlt. Es besteht die Gefahr, dass eine zukünftige Beziehung gefährdet wird, die für beide Seiten von Vorteil sein kann. Sie können ihnen aber natürlich eine Zahlungserinnerungs-E-Mail senden. Sie müssen einen Papierpfad erstellen, aus dem hervorgeht, dass Sie angemessene Anstrengungen unternommen haben, um Ihre Schulden einzutreiben, falls Sie sie in Zukunft benötigen.

Weniger sanfte Eskalation

Wenn Zahlungen sehr spät eingehen oder ein Kunde die Zahlung beharrlich verzögert, bis Sie sich die Haare ausreißen, können Sie auf das Gesetz über verspätete Zahlungen verweisen. Diese Rechtsvorschrift verankert Ihr Recht auf Zinsen für verspätete Zahlungen sowie den Ausgleich für die Kosten, die Ihnen bei der Eintreibung von Schulden entstehen. Möglicherweise möchten Sie dies nicht für einen Stammkunden verwenden, der eine gute Kommunikation mit Ihnen hat, aber es ist wichtig für einmalige widerspenstige Kunden und diejenigen, die Sie beharrlich abspeisen.

Der letzte Ausweg

Wenn Sie alle Möglichkeiten von Erinnerungen bis hin zu sanftem Cajoling ausgeschöpft haben, können Sie rechtliche Schritte einleiten. Zu diesem Zeitpunkt ist die von Ihnen generierte Papierspur von unschätzbarem Wert. Sie müssen nachweisen können, dass der Nichtzahler gegen vereinbarte Zahlungsbedingungen verstoßen hat und dass Sie wiederholt versucht haben, eine Zahlung zu erhalten. Natürlich könnte die Androhung rechtlicher Schritte gerade ausreichen, um die Zahlungsräder zu schmieren - Cummins stimmt zu: „Wir haben in der Vergangenheit mit Kunden rechtliche Schritte unternommen, um die Zahlung durch Gerichtsverfahren zu beschleunigen, sind aber nie so weit gekommen als das."