So maximieren Sie die Automatisierung Ihres Produktionsworkflows

Die Workflow-Automatisierung geht über die reine Dateivorbereitung hinaus und umfasst nun auch die Auftragsübermittlung, die Druckvorstufe und die Weiterverarbeitung. Druckereien automatisieren, um die Produktivität zu steigern, Makulatur zu reduzieren und Fachkräftemangel zu beheben. Die Implementierung maßgeschneiderter Automatisierung, von RIPs bis hin zu MIS, optimiert Durchsatz und Rentabilität und minimiert menschliche Eingriffe.

Früher bezog sich der Begriff „Workflow“ lediglich auf die grundlegende Dateivorbereitung unmittelbar vor dem Druck. Mit der zunehmenden Leistungsfähigkeit von Druckern und dem Streben nach Produktivitätssteigerung ist dieser Prozess jedoch zunehmend komplexer geworden.

In diesem Zusammenhang hat sich das Workflow-Konzept über die Produktionshalle hinaus ausgeweitet und umfasst nun sowohl die Kalkulation und Auftragserfassung als auch die Endbearbeitung und Auftragsabwicklung. Dennoch ist Automatisierung weiterhin wichtig, um den Durchsatz zu verbessern und Abfall zu reduzieren, um die Margen zu steigern.

Automatisierung bietet auch eine Lösung für Schulungsprobleme und fehlendes Fachwissen. Viele Druckereien berichten von Schwierigkeiten bei der Suche nach qualifiziertem Personal, scheuen sich aber, Zeit und Geld in die Schulung von Mitarbeitern zu investieren, die möglicherweise einfach zu anderen Arbeitgebern wechseln. Und natürlich erwarten Mitarbeiter mit besonderen Fähigkeiten auch eine entsprechende Bezahlung. Automatisierung kann einen Großteil der erforderlichen Kenntnisse für die Bedienung von Geräten oder die Bewertung der Ausführung bestimmter Aufträge übernehmen.

Der erforderliche Automatisierungsgrad hängt auch von der Auftragszusammensetzung ab. Jeder Auftrag erfordert einen gewissen Aufwand an Dateivorbereitung. Daher profitiert jede Druckerei mit vielen Einzelstücken und Kleinauflagen von der Automatisierung der Druckvorstufen-Workflows, um den Bedienerbedarf zu reduzieren. Ziel sollte es letztlich sein, die Anzahl der Aufträge im Vordruck mit der Menge abzustimmen, die täglich physisch durch die Druckerei und Weiterverarbeitung geleitet werden kann. Andernfalls kommt es in der einen oder anderen Abteilung zu Engpässen.

Da die Anbieter von Großformatdruckern jedoch so unterschiedlich sind, gibt es keine einfache Antwort auf die Frage, wie dies zu bewerkstelligen ist. Vielmehr muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, wie viel Automatisierung für seine jeweilige Situation sinnvoll ist und welche Veränderungen es durch die Automatisierung seines Workflows erreichen möchte – sei es ein Neuanfang, eine Erweiterung oder gar der Austausch eines bestehenden Systems.

Einreichung, Druckvorstufe, Weiterverarbeitung

Der Workflow lässt sich in drei Hauptbereiche unterteilen: Auftragserteilung, Druckvorstufe und Weiterverarbeitung. Überlegen Sie sich daher zunächst, wie Sie die Auftragserteilung für Ihr Unternehmen gestalten und wie weit Sie diese automatisieren möchten. Man könnte argumentieren, dass der Prozess der Auftragserteilung mit der Abgabe eines Angebots beginnt, da dieser unweigerlich einen Plan für die Auftragsproduktion enthält, der bis hin zu den einzelnen Geräten und den dazugehörigen Verbrauchsmaterialien reicht.

Manche Unternehmen betrachten dies als separates Problem, das besser mit einer Kostenvoranschlagssoftware oder einem Management-Informationssystem (MIS) gelöst werden kann. Sobald der Kostenvoranschlag akzeptiert ist, wird er in einen Auftragsschein umgewandelt, der jeden Auftrag durch alle Phasen – von der Produktion über die Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung – begleitet.

Für andere beginnt die Auftragsübermittlung mit der Lieferung der Dateien durch den Kunden. Zunächst sollte ein Preflight der Dateien durchgeführt werden, um zu prüfen, ob sie mit dem Auftragsticket übereinstimmen und druckbar sind. Fehler sollten gegebenenfalls automatisch korrigiert werden. Dies ist wichtig, um zu verhindern, dass Fehler in die Produktion gelangen und dort kostspielige Nachdrucke erforderlich machen. Anschließend sollten die Aufträge das Farbmanagement durchlaufen und anschließend in die Druckwarteschlange gelangen.

SAi hat Flexi Complete entwickelt, das mit Verschachtelungsoptionen in seinem Production Manager RIP ausgestattet ist © Nessan Cleary

In dieser Phase müssen Sie auch den Produktionsweg festlegen, einschließlich der zu verwendenden Medien und Drucker sowie der erforderlichen Weiterverarbeitung. Ähnliche Aufträge sollten zusammengefasst werden, um die Rüstzeit der Drucker zu minimieren. Idealerweise werden verschiedene Aufträge auf einem Bogen oder einer Rolle zusammengefasst, um den Materialverbrauch zu reduzieren.

Für kleinere Druckereien mit nur einem oder zwei Druckern ist die effizienteste Lösung für diese Aufgaben wahrscheinlich die Nutzung des RIP. Die meisten Großformat-RIPs fungieren als digitale Frontends und übernehmen die meisten unmittelbaren Druckvorstufenaufgaben für Druckaufträge.

Großformat-RIPs sind in den letzten zehn Jahren deutlich leistungsfähiger geworden, was zum Teil auf den enormen Anstieg von Web-to-Print und On-Demand-Bestellungen zurückzuführen ist und zum Teil der höheren Produktivität der meisten Druckereien Rechnung trägt. Daher verfügen die meisten RIPs mittlerweile über Funktionen wie Farbmanagement mit der Möglichkeit, ICC-Farbprofile zu erstellen und zu bearbeiten. Viele RIPs bieten zudem Preflighting sowie Nesting und Tiling. Das RIP sollte außerdem in der Lage sein, die Schnittdateien für die Weiterverarbeitung zu erstellen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Referenzmarken und Auftrags-QR-Codes mit dem Auftrag gedruckt werden.

Mit einem Workflow-Management-Tool können Sie anspruchsvolle Abläufe oder Routen durch die Produktion einrichten, die auf den Anforderungen des Jobtickets basieren.

Einige RIPs können auch zum Betrieb mehrerer Drucker verwendet werden, manchmal als Sonderausstattung und normalerweise bis zu maximal vier. Viele Großformat-RIPs teilen den Workflow mittlerweile jedoch in zwei Hälften, um die Dateivorbereitung bzw. den Vordruck vom eigentlichen Drucken zu trennen. Einige Anbieter wie Agfa, Durst und EFI liefern ihre Drucker mit einem Basis-Produktions-RIP und bieten dann einen optionalen Vordruck-Workflow zur Handhabung der Auftragseinrichtung an. Dies ist eine effiziente Option für alle mit mehreren Druckern, da so die gesamte Auftragsvorbereitung zusammen mit der Druckwarteschlangenverwaltung zentralisiert werden kann. Agfa liefert sein Asanti RIP mit einer Option für den vollständigen Asanti-Workflow zur Verwendung mit Druckern wie dem Jeti Bronco (siehe Abbildung oben).

Größere Druckereien sind möglicherweise mit spezialisierter Software für jeden Schritt – Preflight, Farbmanagement, Warteschlangenverwaltung und Ausschießen – besser bedient. Immer häufiger nutzen Druckereien verschiedene Lösungen verschiedener Anbieter, was ihnen die Flexibilität gibt, den gewünschten Workflow zu gestalten. Die verschiedenen Schritte können über ein MIS verknüpft werden. So lassen sich Engpässe erkennen und die Tagesproduktion mit den wichtigsten Leistungsindikatoren vergleichen. Natürlich können Sie auch einfach Hotfolder verwenden, um Aufträge automatisch durch die verschiedenen Phasen zu leiten.

Eine weitere gängige Alternative ist die Verwendung eines Workflow-Management-Tools wie Enfocus Switch, mit dem Sie basierend auf den Anforderungen des Jobtickets komplexe Abläufe oder Routen durch die Produktion einrichten können.

Schließlich ist zu bedenken, dass Software, wie jedes Gerät, gewartet und auf dem neuesten Stand gehalten werden muss. Dies gilt insbesondere für externe Software, wie z. B. einen Web-to-Print-Server, sowie für Betriebssysteme, um böswillige Angriffe zu verhindern. Natürlich besteht immer das Risiko, dass die Aktualisierung einer Software die Integration mit anderen Geräten beeinträchtigt. Sie können dieses Risiko jedoch minimieren, indem Sie Backups aller Ihrer Systeme erstellen und Updates für ruhigere Zeiten planen.

Letztendlich geht es bei der Automatisierung Ihres Workflows darum, die Produktivität und Gewinnspannen zu verbessern, indem Sie mit einem Minimum an menschlichem Eingriff eine maximale Anzahl von Aufträgen durch das Unternehmen bringen.