Quais são os principais indicadores de desempenho em uma empresa de impressão?

Nessan Cleary compartilha vários indicadores-chave de desempenho que são fundamentais para administrar um negócio de impressão bem-sucedido. Esses KPIs podem ser monitorados diariamente, semanalmente ou mensalmente. Ao acompanhar esses KPIS, sua empresa pode gerar lucros maiores.

Todas as empresas, incluindo aquelas que fornecem serviços de impressão em grande formato, existem para obter lucro. Em teoria, você pode verificar a saúde de uma empresa por meio de seu balanço. Mas há muito mais do que apenas números para administrar um negócio de impressão de sucesso. Portanto, faz sentido identificar uma série de indicadores-chave de desempenho ou KPI que você pode acompanhar ao longo do tempo para garantir que o negócio esteja saudável, seja diariamente, semanalmente ou mensalmente. Mais importante ainda, você pode usar esses KPI para eliminar problemas e aumentar os lucros.

No entanto, não existe um negócio de impressão padrão, pois cada um oferece uma combinação diferente de serviços e uma proposta de valor diferente aos clientes. Portanto, a chave para esta abordagem é escolher o KPI certo que corresponda aos objetivos do seu negócio. É provável que seja uma mistura de informações financeiras, de produção e logísticas. Um MIS decente deve ajudar na maior parte disso, mas você pode descobrir que precisa de outras fontes para se aprofundar em algumas áreas, como problemas com equipamentos de produção ou com contas ou atendimento. Dito isto, não escolha muitos KPIs ou você se afogará em dados.

Vendas

Os dois principais impulsionadores de qualquer negócio são aumentar as receitas e cortar custos. Portanto, o primeiro KPI a ser observado são as vendas, e um bom ponto de partida é o custo médio de aquisição de novos clientes. Toda empresa terá alguns clientes mais exigentes do que outros. Portanto, é útil acompanhar quanto cada cliente está custando para você, tanto em termos de fechamento de cada venda quanto do grau de gerenciamento de clientes necessário ao longo de qualquer pedido, incluindo o tempo gasto na correção de problemas com arquivos, e então compará-lo com as receitas desses clientes. Isto pode mostrar que alguns clientes simplesmente causam mais problemas do que valem, mas também pode indicar aqueles que valem a pena aproveitar mais, bem como tendências crescentes em aplicações específicas.

Legenda: Além de impressoras, como esta P5 350HSR, a Durst também vende um serviço analítico que funciona com suas impressoras e fluxos de trabalho para ajudar os clientes a entender como suas máquinas estão sendo usadas. ©Nessan Cleary

É útil ver de onde vêm essas vendas, como um sistema web-to-print, uma campanha de marketing ou postagens em mídias sociais. Isso pode ajudar a determinar a melhor forma de gastar dinheiro em marketing ou parar de desperdiçar recursos em campanhas que não estão funcionando.

Reclamações

Também é uma boa ideia acompanhar o número de reclamações e o custo de lidar com elas. Pode ser útil ver se há um tema comum, como a saída colorida de uma impressora ou talvez um problema de equipe que pode ser resolvido com mais treinamento.

Trabalhos concluídos

Da mesma forma, é bom acompanhar quantos trabalhos foram concluídos e entregues no prazo.

Existem muitas métricas diferentes que podem ser medidas em todo o departamento de produção, então o truque é identificar apenas as principais que fornecerão um instantâneo preciso de quão bem o departamento de produção está funcionando. A maioria dos dispositivos de impressão pode produzir uma grande quantidade de informações, desde o uso de tinta até códigos de erro, que você deve poder acessar por meio do RIP ou da integração com um MIS. Cada vez mais os fabricantes estão tentando cobrar pelo compartilhamento dessas informações, geralmente como parte de um serviço contínuo de análise de dados, mas isso terá valor limitado, a menos que inclua todos os diferentes dispositivos de impressão em uso, para que você possa compará-los.

Utilização para Equipamentos

Um dos indicadores mais importantes é a utilização de cada preço de equipamento, uma vez que nenhum desses dispositivos ganhará dinheiro enquanto estiverem ociosos. Isso pode ajudar a identificar gargalos se, por exemplo, a mesa de corte ficar aguardando a conclusão da impressão dos trabalhos ou se alguns dispositivos demorarem um pouco para serem configurados, como ter que trocar ferramentas em uma mesa de corte ou fixar determinados tipos de mídia com fita adesiva. em uma impressora plana. Isso também deve eliminar quaisquer problemas com o seu equipamento, se dispositivos específicos apresentarem problemas de manutenção acima da média ou se alguns dispositivos tiverem requisitos específicos de pré-impressão que limitem a flexibilidade na reorganização de fluxos de trabalho em curto prazo.

Margens reais versus estimativa

Outro KPI útil para ficar de olho é comparar as margens reais em trabalhos específicos com a estimativa. Não é incomum que uma estimativa assuma que um trabalho será produzido de uma determinada maneira, mas apenas a equipe de produção adota uma abordagem diferente, o que pode alterar os custos e, portanto, as margens desse trabalho. Ou pode ter havido problemas e custos incidentais ao longo do caminho, mas de qualquer forma você deseja que a estimativa e os custos reais sejam o mais próximos possível para evitar discussões com os clientes.

Finanças

Nem é preciso dizer que você precisa ficar de olho na saúde financeira do
empresa, incluindo o lucro global e o grau de crescimento por ano. Pode ser útil dividir isso em cada aplicativo ou grupo de produtos para ver quais partes do negócio são mais lucrativas. Também vale a pena acompanhar o tempo médio que os clientes levam para pagar as faturas e quanto custa para você acompanhar esses pagamentos.

Legenda: A maioria dos MIS, como o PrintIQ, pode ajudar os clientes a configurar uma lista de KPIs para monitorar.

Hoje em dia, poucas empresas podem dar-se ao luxo de ignorar a sua sustentabilidade global. Existem dois aspectos principais da sustentabilidade. A primeira é simplesmente eliminar o desperdício, o que também reduz diretamente os custos. Isso significa monitorar como os recursos são usados, como aquecimento e eletricidade. Mudar para um sistema mais eficiente para trabalhos de agrupamento ou agrupamento pode ajudar a reduzir o desperdício de substrato.

Adotando Melhores Práticas
O outro elemento é a adoção de melhores práticas, como a troca por materiais mais facilmente recicláveis, a utilização de software de poupança de tinta e o reforço da produção para evitar a necessidade de reimpressões devido a erros. O rastreamento desses dados facilita a demonstração do progresso real aos clientes, muitos dos quais podem precisar desses registros para mapear sua própria pegada ambiental.

Nesse sentido, as informações retiradas desses indicadores de desempenho também podem ser usadas como parte de seu marketing geral. Isso pode incluir detalhes como uma alta taxa de trabalhos entregues no prazo ou uma grande porcentagem de clientes optando por retornar para pedidos repetidos. Da mesma forma, envolver o pessoal na recolha destes indicadores de desempenho pode ajudar a aumentar o moral do pessoal e proporcionar a indivíduos ou mesmo a departamentos inteiros marcos a serem superados.

Concluindo, muitos fornecedores de serviços de impressão podem beneficiar da adopção do conceito japonês de Kaizen, que significa identificar pequenos problemas e fazer melhorias contínuas. Acompanhar os principais indicadores de desempenho permitirá melhorias contínuas em todo o negócio, o que, por sua vez, deverá levar a lucros maiores.