Como reduzir gargalos com automação de software

Graeme Richardson-Locke discute as vantagens da automação do fluxo de trabalho.

Apesar de tudo o que está acontecendo atualmente no mundo com a interrupção causada pelo COVID-19, e vocês, como proprietários ou gerentes de empresas, estão processando as tarefas diárias de sobrevivência dos negócios, talvez encontrem algum tempo para considerar as vantagens da automação do fluxo de trabalho à medida que emergem do outro lado desta crise.

Como Gerente de Suporte Técnico da FESPA, pretendo oferecer informações sobre como nossos membros da área de impressão podem utilizar todas as ferramentas disponíveis para acelerar o processamento de pedidos e reduzir o risco de trabalhos de impressão que não atendam às expectativas de qualidade dos clientes na primeira vez, sempre. Isto pode ser assustador quando se trata de uma ampla gama de técnicas de impressão e ambientes de produção.

No entanto, é evidente que a utilização crescente da automatização de máquinas na impressão digital através de sistemas como a robótica no manuseamento de materiais e a evolução dos sistemas MIS estão a trazer eficiências essenciais. A próxima mudança de fase para muitos é conectar software e estabelecer fluxos de trabalho simplificados.

Identificar as áreas nas quais focar requer uma produção de impressão claramente ajustada e previsível. Esta abordagem impõe algumas restrições à oferta de produtos quando comparada com modelos de negócios personalizados mais tradicionais impressos. Sei, pela minha própria experiência como comprador, que a simplificação do processo de aquisição é tão rápida e clara com bons fornecedores de impressão web 2 que apenas o trabalho muito criativo ou especializado segue um caminho de encomenda tradicional mais lento.

Para obter mais informações, entrei em contato com Malcolm McKenzie da Color Engine, uma consultoria técnica com sede no Reino Unido que oferece serviços de integração de automação para impressoras, desde gerenciamento de cores até desenvolvimento de software e scripts.

Um dos muitos produtos de software que eles suportam é o Enfocus Switch, que permite criar seus próprios fluxos de trabalho de produção automatizados e personalizados. Ao unir diferentes aplicativos de software por meio de scripts personalizados, é possível, por exemplo, mover arquivos do aplicativo Adobe CC usando sua interface JavaScript para outro aplicativo, como o Microsoft Outlook, por meio do uso de Applescript para Mac OS-X e VBscript para Microsoft Windows.

Um exemplo é a oportunidade de obter arquivos de clientes recebidos em uma hot folder conectada ao PitstopPro, onde uma verificação pré-voo é feita para garantir que a arte atenda às necessidades do processo. Isso, por sua vez, pode acionar um e-mail automático de volta ao cliente para informá-lo de que o arquivo está passando pela primeira verificação e você receberá uma prova em breve. Se o arquivo passar no exame pré-luta, o próximo passo é abri-lo e incorporar a arte com um perfil de gerenciamento de cores apropriado em uma prova em PDF para aprovação. Se, é claro, o arquivo não atender aos requisitos, você configurará um e-mail detalhando o que o cliente precisa fazer para reenviar.

Legenda: Um exemplo de design de fluxo de trabalho automatizado no Switch.

Esta abordagem à automação representa uma alternativa ágil à aquisição de um ecossistema hospedado onde a oportunidade de personalização pode ser mais restritiva. Às vezes é difícil alcançar o fluxo de trabalho ideal, a menos que você possa construí-lo especificamente em torno do seu mix de produtos impressos. A escolha depende de quão profundamente você deseja se envolver e do nível de flexibilidade necessário.

Malcolm McKenzie é um especialista certificado pela Enfocus e membro do comitê ISO TC-130 (Tecnologias Gráficas e de Impressão) e tem muita experiência nos requisitos técnicos de automação de fluxo de trabalho.

Quando começamos meu dia de treinamento, ele deu seu primeiro conselho sábio, “comece automatizando um processo simples e desenvolva-o a partir daí”.' Pode ser que organizar uma entrega envolva fechar o pedido, levantar e imprimir notas de entrega e etiquetas de encomendas e envio da fatura ou recebimento do pagamento.

Resumo