Zmień myślenie: Pracuj ciężko, wyprzedź się, pracując mniej, zarabiaj więcej

Mark Coudray opowiada, jak właściciele firm mogą przekształcić swoje firmy, koncentrując się na pracy mniej, aby pracować więcej.

W tym roku mija 50 lat, odkąd założyłem swoją pierwszą firmę w garażu moich rodziców za 200 dolarów. Drukowałem koszulki, jak wiele osób zaczynających w tym biznesie. Od tego czasu wiele się nauczyliśmy i chcę podzielić się niektórymi z ciężko zdobytych lekcji po setkach pracowników, milionach wydrukowanych koszulek i licznych inwestycjach technologicznych.

Pełni dobrych intencji rodzice, nauczyciele i mentorzy radzili: „Jeśli będziesz ciężko pracować, odniesiesz sukces”. To popularny pomysł, szczególnie wśród osób rozpoczynających własną działalność gospodarczą. Myślenie jest takie, że jeśli będziesz pracować naprawdę, naprawdę ciężko, otrzymasz duże nagrody. Wierzą, że jeśli jesteś bardzo oddany i ciężko pracujesz, odniesiesz sukces, zarobisz dużo pieniędzy i zyskasz uznanie na rynku.

Nawet w tym przypadku możesz mieć wrażenie, że utkniesz w miejscu lub nawet się cofasz. Zmęczenie prowadzi do wyczerpania, a to prowadzi do rozczarowania. Dzieje się tak, że w miarę upływu czasu i starzenia się nasze wielkie marzenia zaczynają powoli znikać. To skłoniło mnie do zastanowienia się, czy to przekonanie, któremu ufamy, jest rzeczywiście prawdziwe.

Czas spojrzeć na etykę pracy w inny sposób. Chciałbym, żeby to było tak proste, jak powiedzenie: „Pracuj mądrzej, a nie ciężej”. To dobry początek, ale nie jest on zbyt szczegółowy. Celem tego artykułu jest jasne wyjaśnienie idei „Pracuj mniej, aby zarobić więcej”.

Na początek trochę realiów ciężkiej pracy. Współpracując z setkami firm, mamy jeden wspólny motyw. Wzrost oznacza większą sprzedaż z najwyższej półki. Po bliższym przyjrzeniu się, jest to absolutnie NIEprawda. Potrzebny jest WŁAŚCIWY rodzaj sprzedaży. Co to znaczy?

Krótko mówiąc, zadania, które utrzymują działanie pras. Nie konfigurowanie zadań, nie czekanie na zatwierdzenia i nieprzełączanie się między zadaniami. Te trzy działania niszczą zdolność firmy do generowania zysku. Marża dla firmy jest uzyskiwana tylko wtedy, gdy prasa drukuje. Marża = (koszt sprzedaży sprzedanych towarów) i pokrywa bezpośrednie i ogólne wydatki firmy.

Problemem większości firm jest sprzedaż niewłaściwego rodzaju pracy. Aby wygrać pracę, często ustala się niskie minimalne stawki. Po dokładnym przyjrzeniu się uzyskanej marży podzielonej przez czas potrzebny na wykonanie pracy, wychodzimy na minus. Oznacza to po prostu, że wykonanie zadania kosztuje więcej, niż zarobiłeś na nim.

Kiedy ta prosta obserwacja wyszła na światło dzienne, inne przekonania zostały zakwestionowane. Po bliższym rozważeniu stało się jasne, że nie wszyscy klienci pasują. Co więcej, wybór współpracy z klientem często był podyktowany motywacją najwyższej sprzedaży, a nie marżą na godzinę. Prowadzi to bezpośrednio do tego, że „zajęty jest zajęty”.

Oznacza to, że firma wszystko komplikuje, angażując klientów i wykonując pracę, która pochłania najcenniejsze, nieodnawialne zasoby, jakie posiadasz. CZAS. Łącząc kropki, kluczowym wskaźnikiem do śledzenia jest marża uzyskana na godzinę/dzień/tydzień/miesiąc. Okres zależy od tego, ile wysiłku włożono w systemy śledzenia. Im lepszy system, tym dokładniejszy okres. Staraj się śledzić marżę/godzinę przy każdym zadaniu. Na początku będzie to nieco zniechęcające. Dobra wiadomość jest taka, że korekta następuje bardzo szybko.

Moje własne doświadczenie w mojej pracy to potwierdza. Prowadzę biznes od 23 lat, zanim zdałem sobie sprawę, co się dzieje. Postępowałem zgodnie z tradycyjną praktyką standardowego rachunku kosztów, której uczono mnie na uniwersytecie. Byliśmy konkurencyjni cenowo i cały czas zajęci. Nasz typowy miesięczny zysk operacyjny netto wahał się od 2% do 6%, w zależności od tego, ile zleceń wykonaliśmy w ciągu miesiąca i jak długo trwało każde zlecenie. To było w porządku, ale najwyraźniej nie na tyle, aby urosnąć.

W ciągu 60 dni monitorowania marży/godz. nasz zysk operacyjny netto wzrósł do ponad 25%. To było zdumiewające i szokujące aż do niedowierzania. To był zupełnie nieoczekiwany wynik.
Jedyną zmianą było zaplanowanie najpierw zadań z najwyższą marżą na godzinę. To spowodowało, że nasz próg rentowności spadł z dnia 19,5 do dnia 16. Wpływ był oszałamiający. Oznaczało to, że nie zarabialiśmy już przez ostatnie 1,5 dnia miesiąca, ale przez ostatnie 4 dni w miesiącu.

Jeszcze ważniejsze jest to, że 100% marży brutto na każdym zleceniu po 16 dniu stanowiło czysty zysk operacyjny netto. Obliczyliśmy nasz koszt jako KOSZT CAŁKOWITY, co oznacza wszystko, za co musieliśmy zapłacić w ciągu miesiąca.

To doświadczenie otworzyło drzwi do dalszych przeglądów i analiz. Dokonano tego za pomocą tradycyjnej analizy Pareto. Znana również jako zasada 80/20, głosi, że 80% wyników pochodzi z 20% nakładów. W tym przypadku 80% Marży Brutto/godz. pochodzi od 20% klientów. Czy to naprawdę prawda?

Aby to przetestować, konieczne jest śledzenie Marży/godz. przez co najmniej miesiąc, a najlepiej 3 miesiące. Mając do dyspozycji te informacje, jest to zgodne z zasadą. Jakie wnioski można wyciągnąć z tych nowych informacji, szczególnie w odniesieniu do zachowań klientów?

Natychmiast stało się oczywiste, że NAJGOREJ wykonywane zadania i klienci to nowi klienci. Stało się tak z powodów wymagających dodatkowego czasu potrzebnego na:

1. Aprobaty artystyczne i prasowe,

2. Klientowi poznanie i śledzenie systemów sklepowych,

3. Liczenie i weryfikacja przy dostawie,

4. Kontrola i ewentualna korekta dostarczonej pracy,

5. Zakup towarów, jeśli nie jest standardem w praktyce sklepu,

6. Zwiększona komunikacja z klientem,

7. Wyjaśnienie kontaktów decyzyjnych,

8. Zatwierdzenia „Komitetu”,

9. Edukacja w zakresie kontaktu z wolontariuszem klienta.

Oprócz czynników pochłaniających czas, istniała zwiększona presja na obniżanie cen stanowisk pracy, aby zdobyć tę pracę. Kwota ta pochodziła bezpośrednio z marży dostępnej na pokrycie wszystkich pozostałych kosztów.

Na domiar złego. Ta wrażliwość wynikająca z ceny była bezpośrednio odpowiedzialna za znacznie większą odpływ klientów, ponieważ ci kupujący cenowo przeszli do nowych dostawców, oferując niższą ofertę.

Spośród ponad 400 sprawdzonych firm, 75% niższych klientów odpowiadało jedynie za 7–11% przychodów ze sprzedaży i jeszcze niższy procent marży na godzinę na zlecenie. Zdała sobie z tego sprawę jedna firma z roczną sprzedażą wynoszącą 3 miliony dolarów i zaprzestała prowadzenia interesów z niższymi 50% klientów. Odnotowali WZROST zysku operacyjnego netto w wysokości 58 000 USD, ponieważ NIE prowadzili z nimi interesów.

Spowodowało to znacznie więcej czasu na podniesienie poziomu obsługi swoich najlepszych klientów. Dodatkową korzyścią było również zmniejszenie wydatków na siłę roboczą. Udało im się zmniejszyć zapotrzebowanie na siłę roboczą i całkowicie wyeliminować zaplanowane nadgodziny.

To tylko jeden z przykładów konieczności kwestionowania przekonań, którymi kieruje się firma. Świat przechodzi ogromną transformację z analogowej na cyfrową. Dzieje się tak w naszej branży od około 1984 roku wraz z pojawieniem się Desktop Publishing, ale nabrało pełnego rozpędu na początku XXI wieku.

Wyzwanie związane z tymi podstawowymi przekonaniami polega na tym, że ewoluowały one w świecie analogowym, w którym fabryki były nastawione na masową produkcję. Niewiele było ustawień i zmian. Praca często trwała kilka dni, a nawet tygodni. Pamiętam jeden duży program ogólnokrajowy, który wydrukowaliśmy i który był w prasie przez prawie 3 miesiące. Jedynym przestojem była awaria ekranu.

W gospodarce cyfrowej jest dokładnie odwrotnie. Koncentruje się na masowej personalizacji, gdzie tendencja dotyczy jednostki jednostkowej. Każda firma z naszej branży z pewnością zauważyła coraz mniejsze rozmiary zamówień i coraz szybszą realizację zamówień.

Głównym wnioskiem płynącym z tego artykułu jest zakwestionowanie każdego przekonania, na podstawie którego podejmowane są decyzje. Używam tego czteroetapowego procesu:

1. Czy to prawda?

2. Czy to absolutna prawda?

3. Czy to prawda dla nas?

4. Co to dla nas oznacza?

To pierwszy krok do zasadniczej transformacji Twojej firmy, aby była wysoce rentowna i odnosiła sukcesy w gospodarce cyfrowej. Jest to także podstawa, aby pracować mniej, zarabiać więcej.