Przerwa kawowa FESPA: korzyści płynące z automatyzacji oprogramowania i jakie nowe umiejętności są w

Podczas tej przerwy kawowej FESPA zebraliśmy dwie osoby posiadające ogromną wiedzę i doświadczenie w zakresie przepływów pracy w formacie PDF, aby poszerzyć ich wiedzę na temat przygotowania do druku i najlepszych sposobów jego wykonywania w celu maksymalizacji produktywności.

Prowadzący: Graeme Richardson-Locke: Menedżer wsparcia technicznego, FESPA. Dzięki 35-letniemu doświadczeniu w branży Graeme zaczynał jako praktykant i przeszedł przez kilka stanowisk dyrektorskich, zanim dołączył do FESPA na swoim obecnym stanowisku. Jest także członkiem Akademii Technologii Sitodruku i Druku Cyfrowego.

Eksperci :
Malcolm McKenzie : Dyrektor techniczny w Color Engine. Malcolm dołączył do firmy 15 lat temu. Ma doświadczenie z PitStop Pro, Enfocus i Switch. Specjalizuje się w pomaganiu drukarzom i twórcom w zwiększaniu ich produktywności poprzez zastosowanie wiedzy o oprogramowaniu do rozwiązywania ich problemów.
Andrew Bailes-Collins : Starszy menedżer produktu w firmie Enfocus. Andrew ma ogromne doświadczenie w branży oprogramowania komputerowego i jest specjalistą w zakresie zarządzania drukiem, druku cyfrowego, plików PDF, przepływu pracy przygotowawczej i aplikacji mobilnych.

Graeme Richardson-Locke: Jeśli weźmiesz pod uwagę cyfryzację firm stosujących specjalistyczne techniki druku, to, co zaczęło się od projektowania i DTP, przeszło przez maszyny cyfrowe i wykończenie. Oprócz zakłóceń w konwencjonalnej produkcji nastąpił postęp w technologii web-to-print i jej możliwościach generowania zamówień wyraźnie ukierunkowanych na konkretne produkty. Dzięki łatwości składania zamówień online klienci mogą teraz wykonać zadanie w ułamku czasu, jaki wcześniej potrzebowali brać. Nadszedł czas, aby przyjrzeć się, jak automatyzacja powtarzalnych zadań i tworzenie przepływów pracy zrobi wrażenie na klientach, zwiększy przepustowość i zmniejszy marnotrawstwo.

Czy automatyzacja oprogramowania jest istotna zarówno w przypadku małych drukarek, jak i większych przedsiębiorstw?

Malcolm: Jeśli spojrzymy najpierw na mniejszych klientów – wszyscy mają podobne problemy, czyli zdobycie personelu i umiejętności oraz możliwość szybkiego reagowania na klientów. W świecie druku wszyscy wiedzą, że cała praca przychodzi zwykle o czwartej w piątkowe popołudnie.

Aby móc wystarczająco szybko zwiększać skalę, gdy nakłady druku stają się coraz krótsze, a oczekiwania klientów coraz większe, rozwiązaniem jest automatyzacja – pozwalająca pracownikom na więcej niż tylko otwieranie pliku PDF i przeglądanie go, a następnie być może wykonanie małej zmiana. To są rzeczy, które mogą otworzyć drukarzom całą gamę lepszych doświadczeń dla nich samych i ich klientów.

Jednym z największych problemów, z jakim borykają się wszyscy, niezależnie od skali, jest sposób, w jaki pliki przychodzą i jak na nie reagujesz w odpowiednim czasie. Nie mówimy o niczym szczególnie skomplikowanym, ale większość drukarek szerokoformatowych otrzymuje e-maile z załączonymi plikami lub za pośrednictwem WeTransfer, co oznacza, że ktoś musi je otworzyć, pobrać plik, pobrać, zmienić jego nazwę i umieścić do folderu. Jeśli nakład firmy wynosi 20 000 egzemplarzy, ale jest on podzielony na 10 różnych partii, jest to ogromny problem logistyczny – przenoszenie plików, umieszczanie ich w odpowiednich folderach, porządkowanie komunikacji – wszystko to jest bardzo czasochłonne i nie jest generowanie zysku.
Ponownie, tak naprawdę nie mówimy o poprzedzającym locie ani o robieniu czegokolwiek takiego z plikiem PDF. Wystarczy pobrać plik i otrzymać produkt, który ma zostać szybko wydrukowany i odpowiedzieć klientowi.

Wtedy możesz zautomatyzować ogromną liczbę powtarzalnych aspektów przepływu pracy i jest to proste na początek. Problem leży w dostarczaniu plików prasie.

Andrew: Kiedy mówisz o przepływie pracy, myślisz o tym, co wszyscy wiemy o tradycyjnych procesach przygotowania do druku: umieszczasz plik PDF na jednym końcu, a na końcu otrzymujesz dostawę do prasy lub naświetlarki lub naświetlarki.

Mówiąc o automatyzacji, mówimy o przejmowaniu zadań i rzeczy, które dzieją się w Twojej firmie. Niekoniecznie tylko przygotowawcze i czynności, które obecnie wykonuje się ręcznie – są one podatne na błędy i wymagają obecności osoby, która by je wykonała. Mówimy o automatyzacji tych procesów, aby nikt nie musiał ich wykonywać. Może to być to, o czym właśnie mówiłem w scenariuszu przygotowania do druku, ale może to być także znacznie więcej.

Większe firmy mają zwykle więcej „zabawek”. Mają system MIS, system web-to-print, różne silniki druku i różne RIPS. Zadaniem automatyzacji jest nie tylko przetwarzanie i zarządzanie plikami, ale także łączność. To spoiwo, które może pomóc tym urządzeniom komunikować się ze sobą i ogólnie zautomatyzować działalność firmy. Pobierasz informacje z systemu MIS, przetwarzasz plik PDF na ich podstawie, a następnie przekazujesz wynik z powrotem do systemu MIS, który można wykorzystać na przykład do kalkulacji kosztów. To ta sama koncepcja, ale na szerszą skalę.

Jakie narzędzia są dostępne? I czy warto zacząć od automatycznego sprawdzania plików, zanim zajmiemy się innymi aspektami automatyzacji?

Malcolm: Większość ludzi miała już doświadczenie w sprawdzaniu plików, ponieważ mają dostęp do licencji PitStop. To, co robimy z Andrew, to wysuwanie tego na pierwszy plan.
Oprócz wstępnej inspekcji możesz robić inne rzeczy. To właśnie tam mniejsze i większe firmy mogą dzięki automatyzacji znaleźć nowe możliwości i nowe możliwości zatrudnienia, których inaczej nie mogłyby znaleźć. Preflighting, poprawki – to wciąż rzeczy, których ludzie się trochę boją i dlatego staramy się demistyfikować, pomagać im i faktycznie kształtować to tak, aby działało dla nich.

Andrew: Firmy powinny skoncentrować się na miejscu, w którym uzyskają największą wartość, a następnie zacząć dalej, ponieważ kiedy już pokonasz pierwszą przeszkodę, budujesz pewność siebie, zaczynasz widzieć, że to działa, zaczynasz działać zobacz wartość.

Jak powiedział Malcolm, sprawdzanie plików jest dużym problemem. Od 15 lat słyszę o problemie polegającym na tym, że klient przesyła plik i nie kontaktuje się z nim przez sześć, osiem godzin lub nawet następnego dnia. To zła obsługa klienta.

Jeśli możesz wrócić za kilka minut, to wspaniale. Wtedy masz czas na podjęcie decyzji i rozmowę z klientem na temat harmonogramów i kosztów. Problemem nie jest to, jak długo trwa wykonanie zadania, ale to, że ktoś znajdzie czas na ręczne otwarcie pliku i sprawdzenie go. Jeśli masz oprogramowanie, które może to zrobić, wygrywasz.

Druga część tego równania polega na tym, że zamiast kilku operatorów otwierających każdy plik, sprawdzających go i wprowadzających poprawki, użyj produktu serwerowego, który automatycznie sprawdzi pliki tam, gdzie zwykle przejdzie 80%. To 80% Twoich plików, w które Twój zespół przygotowujący nie musi się angażować.

Jakie umiejętności są wymagane, aby projekt mógł ruszyć? Czy drukarze muszą posiadać umiejętności kodowania, a jeśli tak, to w jakim stopniu są one dla nich dostępne jako technolodzy druku i do jakich celów będą potrzebować nowego zestawu umiejętności?

Malcolm: Enfocus i Switch zostały zaprojektowane tak, aby były organiczne i rozwijały się wraz z nauką. Uczenie się jest ważne i jeśli miałbym sugerować ludziom, w jaki sposób mogą zdobywać wiedzę o oprogramowaniu, radziłbym, aby odwiedzili fora Enfocus, ponieważ tam użytkownicy dyskutują na ten temat. Możesz zobaczyć wszystkie rozwiązania i innowacyjne rzeczy, które ludzie robią dzięki automatyzacji.

W każdej organizacji potrzebny jest ktoś, kto kocha produkt i potrafi patrzeć w przyszłość. Jeśli jesteś na poziomie dyrektora lub właściciela, musisz dać swoim pracownikom czas. Nie można po prostu powiedzieć: „Ponieważ jest to prepress, po prostu oddamy go do prepress”. W takim razie ta biedna osoba, która tak naprawdę nigdy nie miała do czynienia z logistyką, prawdopodobnie czuje się trochę niepewnie.

Posiadanie oprogramowania wymaga połączenia przygotowania do druku, mistrza i, miejmy nadzieję, kogoś z pewnymi umiejętnościami IT. Na początek nie musisz znać się na programowaniu.

Andrew: Potrzebujesz mistrza i musisz dać mu czas. Nie można oczekiwać od nich, że wykonają pracę produkcyjną, a potem, gdy będą mieli lukę, wprowadzą odrobinę automatyzacji.

Nie musisz mieć koniecznie żadnego doświadczenia, wystarczy wiedzieć, czego chcesz. Znam ludzi, którzy kupują oprogramowanie i wszystko szumi. Są też inni ludzie, którzy inwestują trochę czasu nie tylko w oprogramowanie, ale także w doradztwo. Potem mają kogoś, kto na początkowych etapach trzyma ich za rękę, a po pewnym czasie sami mogą ją podnieść i biegać. Kluczową częścią jest posiadanie jednej osoby odpowiedzialnej i upewniającej się, że jest chętna.

Co to jest PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro to wtyczka do programu Adobe Acrobat. Ma dwa zadania – jedno polega na sprawdzeniu pliku PDF według zestawu predefiniowanych kryteriów, a także na naprawieniu go. Druga część polega na ich ręcznej edycji.
Zaczęło się od publikacji, gazet, magazynów i prac komercyjnych, a następnie ewoluowało do użytku w przypadku wielkoformatowych opakowań i etykiet. Umożliwia automatyczne tworzenie ścieżek cięcia, dodawanie spadów i wiele innych rzeczy, takich jak eksportowanie konwersji kolorów.

PitStop Pro to zasadniczo narzędzie, które umożliwia prawidłowe wykonanie zadania przed zatwierdzeniem go do produkcji. Istnieje również PitStop Server, który jest wersją zautomatyzowaną i nie wymaga żadnego operatora do kontrolowania go.

Enfocus Switch łączy oprogramowanie i dane. Jaki wzrost wydajności można osiągnąć?

Andrew: Enfocus Switch łączy aplikacje i systemy, dzięki czemu może współpracować z wieloma aplikacjami innych firm i je automatyzować. Jeśli chcesz otworzyć plik i zamienić go w plik PDF, zazwyczaj zrobi to operator, ale Enfocus Switch może zrobić to za Ciebie. Twój operator nie musi otwierać pliku, ładować czcionek i łączy, oprogramowanie może to zrobić za Ciebie, a także zapewnia łączność i pobieranie informacji z baz danych.

Korzyści mogą być naprawdę ogromne, ale to zależy od tego, czego chcesz. Na przykład, jeśli spojrzysz na to, co robisz ręcznie, np. na produkcję, musisz naprawdę zrozumieć, co się tam dzieje, aby uzyskać z tego jak najwięcej.

Dzięki Switchowi możesz mieć go jako część w pełni zintegrowanego środowiska eCommerce. Można z nim pracować kompleksowo lub używać go tylko w procesie wewnętrznym. Nie chodzi tylko o umożliwienie handlu elektronicznego, chodzi o to, aby robić wszystko szybciej.

Malcolm: Wszyscy drukarze, którzy tak naprawdę nie widzieli Switcha, być może myślą o tych przepływach pracy na dość dużą skalę, które pojawiają się, szczególnie od producentów, a którzy mają tendencję do narzucania się ludziom. Mówią: „No dobrze, musisz mieć nasz front-end i nasz portal internetowy. Musisz mieć nasz sposób pracy, a potem musisz mieć nasze oprogramowanie do impozycji”. To już nie działa dla bardzo wielu ludzi, szczególnie w szerokim formacie. Jeśli mają wiele różnych platform i maszyn, to mają różne wyniki.

Systemy te stają się wówczas bardzo stare i niezbyt sprawne. W przypadku Switcha zaczyna się bardzo skromnie i dodajesz go w miarę potrzeb. Jeśli chcesz, aby komunikował się z Twoją bazą danych, możesz kupić moduł bazy danych.

Czy Tilia Labs będzie także kolejnym?

Malcolm: To ogromny materiał, który pojawi się w Internecie. Można płynnie łączyć wszystkie elementy.

W pewnym stopniu działa to na zasadzie plug-and-play. Kiedy mówimy o „zabezpieczeniu na przyszłość”, nie mówimy, jak narzucić swoje pliki. Dostarczymy go do paczki, która to potrafi. Ponownie, nauka rzeczywistego przepływu jest łatwiejsza, ponieważ przez większość czasu po prostu wykorzystujemy wiedzę z innych aplikacji. Dotyczy to takich rzeczy jak Illustrator i Photoshop. Wszystko, co możesz zrobić, możemy powtórzyć i zautomatyzować.

Bierzemy zestawy umiejętności, które ludzie już zbudowali, i wbudowujemy je lub kształtujemy w systemie. Dlatego ludzie go uwielbiają, ponieważ jest zwinny. Wiele osób będzie miało bardzo kosztowne przepływy pracy, a potem wybierze także Switch, ponieważ może robić rzeczy, których ich drogie przepływy pracy nie są w stanie zrobić.

Czy w przypadku PitStop Pro, serwera i przełącznika możemy uzyskać wgląd w wymaganą inwestycję? Jakie koszty się z tym wiążą?

Andrew: Serwer PitStop przechodzi obecnie zmiany i zyskuje większą automatyzację, ponieważ przenosimy go tak, aby stał się oparty na przełączniku. Od około 20 lat jest tak samo, tylko zwykłe wchodzenie i wychodzenie z folderu na gorąco, a my zdajemy sobie sprawę, że ludzie już tego nie chcą.

W tej chwili wynosi 3300 funtów, ale cena ta faktycznie wzrośnie 1 stycznia (2021 r.). Będzie w nim mnóstwo dodatkowych funkcji.

Następnie ścieżka aktualizacji prowadzi do pełnego Switcha, gdzie możesz zacząć dodawać wyżej wymienione moduły. Zaczynasz od serwera PitStop i myślisz, że przydałoby Ci się połączenie go z bazą danych, praca z XML lub praca z JDF. Następnie możesz dodać moduł, aby zwiększyć jego funkcjonalność.

Czy rozszerzając interfejsy API, które będą łączyć się z Switchem, niektóre z nich będą wiązały się z pewnymi kosztami licencyjnymi? Czy niektóre są bezpłatne?

Andrzej: To zależy. Mamy sklep z aplikacjami dla Switcha, który jest również dostępny dla PitStop Server. Jest to wyjątkowe rozwiązanie, zwłaszcza w branży poligraficznej, ponieważ wykorzystuje bazę użytkowników i naszych globalnych integratorów. Mogą tworzyć te małe aplikacje, które można wciągnąć na serwer Switch PitStop w celu wykonywania zadań takich jak zmiana nazwy i innych różnych rzeczy, których Switch nie robi. Mogą być bezpłatne lub płatne; zależy to całkowicie od osoby, która je buduje, ale obecnie jest ich ponad 100.

Są to prawdziwe rzeczy, które ludzie zbudowali dla swoich przepływów pracy lub dla swoich klientów. W rzeczywistości są to rzeczy z prawdziwego świata, które mają praktyczne zastosowania i po prostu rozszerzają funkcjonalność. Malcolm mówił o integracji HP. To podobny przykład. Tworzą aplikację, która łączy Switch z ich produktem, usługą, witryną sklepową lub witryną internetową.

Obejrzyj pełne nagranie webinaru FESPA Coffee Break tutaj .