Wat zijn de belangrijkste prestatie-indicatoren binnen een printbedrijf?

Nessan Cleary deelt verschillende belangrijke prestatie-indicatoren die van fundamenteel belang zijn voor het runnen van een succesvol printbedrijf. Deze KPI's kunnen dagelijks, wekelijks of maandelijks worden gevolgd. Door deze KPIS bij te houden, kan uw bedrijf hogere winsten genereren.

Elk bedrijf, inclusief bedrijven die grootformaat printdiensten leveren, bestaat om winst te maken. In theorie kun je de gezondheid van een bedrijf controleren via de balans. Maar er komt veel meer kijken bij het runnen van een succesvol drukkerijbedrijf dan alleen cijfers. Het is dus zinvol om een aantal belangrijke prestatie-indicatoren of KPI's te identificeren die u in de loop van de tijd kunt volgen om ervoor te zorgen dat het bedrijf gezond is, of dat nu dagelijks, wekelijks of maandelijks is. Wat nog belangrijker is, u kunt deze KPI's gebruiken om problemen te elimineren en de winst te laten groeien.

Er bestaat echter niet zoiets als een standaard printbedrijf, omdat elk bedrijf een andere mix van diensten en een andere waardepropositie aan klanten biedt. De sleutel tot deze aanpak is dus het kiezen van de juiste KPI die past bij de doelstellingen van uw bedrijf. Dat zal waarschijnlijk een mix zijn van financiële, productie- en logistieke informatie. Een fatsoenlijke MIS zou bij het grootste deel hiervan moeten helpen, maar het kan zijn dat u andere bronnen nodig heeft om dieper op sommige gebieden in te gaan, zoals problemen met productieapparatuur, of met rekeningen of uitvoering. Dat gezegd hebbende: kies niet te veel KPI’s, anders verdrink je in de data.

verkoop

De twee belangrijkste drijfveren van elk bedrijf zijn het verhogen van de inkomsten en het verlagen van de kosten. De eerste KPI waar je naar moet kijken is dus de verkoop, en een goed beginpunt zijn de gemiddelde kosten voor het werven van nieuwe klanten. Elk bedrijf heeft klanten die veeleisender zijn dan andere. Het is dus handig om bij te houden hoeveel elke klant u kost, zowel wat betreft het sluiten van elke verkoop als de mate van klantenbeheer die vereist is voor alle bestellingen, inclusief de tijd die wordt besteed aan het oplossen van problemen met bestanden, en dit vervolgens te vergelijken met de inkomsten uit die bestellingen. klanten. Dit kan erop wijzen dat sommige klanten eenvoudigweg meer problemen veroorzaken dan ze waard zijn, maar het kan ook wijzen op de klanten die de moeite waard zijn om extra van te nemen, evenals op groeiende trends in bepaalde toepassingen.

Onderschrift: Naast printers, zoals deze P5 350HSR, verkoopt Durst ook een analyseservice die samenwerkt met zijn printers en workflows om klanten te helpen begrijpen hoe hun machines worden gebruikt. © Nessan Cleary

Het is handig om te zien waar die verkopen vandaan komen, zoals een web-to-print-systeem, een marketingcampagne of berichten op sociale media. Dit kan helpen bij het bepalen hoe geld het beste aan marketing kan worden besteed, of om te voorkomen dat er middelen worden verspild aan campagnes die niet werken.

Klachten

Het is ook een goed idee om het aantal klachten en de kosten voor de behandeling van die klachten bij te houden. Het kan nuttig zijn om te kijken of er een gemeenschappelijk thema is, zoals de kleurenuitvoer van één printer of misschien een personeelsprobleem dat met meer training kan worden opgelost.

Voltooide taken

Het is ook goed om bij te houden hoeveel opdrachten zijn voltooid en op tijd zijn afgeleverd.

Er zijn veel verschillende meetgegevens die door de hele productieafdeling kunnen worden gemeten, dus het is de kunst om alleen de belangrijkste te identificeren die een nauwkeurige momentopname geven van hoe goed de productieafdeling functioneert. De meeste printapparaten kunnen een schat aan informatie produceren, van inktgebruik tot foutcodes, waartoe u toegang zou moeten hebben via de RIP of via integratie met een MIS. Fabrikanten proberen steeds vaker kosten in rekening te brengen voor het delen van deze informatie, meestal als onderdeel van een doorlopende data-analyseservice, maar dit zal van beperkte waarde zijn, tenzij alle verschillende gebruikte printapparaten worden meegerekend, zodat u ze kunt vergelijken.

Gebruik voor apparatuur

Een van de belangrijkste indicatoren is het gebruik van apparatuur per prijs, aangezien geen van deze apparaten geld zal verdienen terwijl ze inactief zijn. Dit kan helpen bij het identificeren van knelpunten als de snijtafel bijvoorbeeld blijft wachten tot de taken klaar zijn met afdrukken of als sommige apparaten enige tijd nodig hebben om in te stellen, zoals het wisselen van gereedschap op een snijtafel of het vastplakken van bepaalde soorten media. op een flatbedprinter. Dit zou ook eventuele problemen met uw apparatuur moeten wegnemen, als bepaalde apparaten bovengemiddelde onderhoudsproblemen hebben of als sommige apparaten specifieke prepressvereisten hebben die de flexibiliteit beperken bij het op korte termijn reorganiseren van workflows.

Werkelijke marges versus schatting

Een andere nuttige KPI om in de gaten te houden is het vergelijken van de werkelijke marges op bepaalde banen met de schatting. Het is niet ongebruikelijk dat bij een schatting wordt aangenomen dat een taak op een bepaalde manier zal worden geproduceerd, maar dat het productieteam vervolgens een andere aanpak kiest, waardoor de kosten en dus de marges op die taak kunnen veranderen. Het kan ook zijn dat er onderweg problemen en incidentele kosten zijn geweest, maar hoe dan ook wilt u dat de schatting en de werkelijke kosten zo dicht mogelijk bij elkaar liggen om discussies met klanten te voorkomen.

Financiën

Het spreekt voor zich dat je wel de financiële gezondheid van de onderneming in de gaten moet houden
bedrijf, inclusief de totale winst en de mate van groei per jaar. Het kan handig zijn om dat op te splitsen naar elke applicatie of productgroep om te zien welke delen van het bedrijf winstgevender zijn. Het is ook de moeite waard om bij te houden hoeveel tijd klanten gemiddeld nodig hebben om facturen te betalen, en hoeveel het u kost om die betalingen na te jagen.

Onderschrift: De meeste MIS, zoals PrintIQ, kunnen klanten helpen bij het opstellen van een lijst met te monitoren KPI's.

Tegenwoordig kunnen maar weinig bedrijven het zich veroorloven om hun algehele duurzaamheid te negeren. Er zijn twee belangrijke aspecten van duurzaamheid. De eerste is eenvoudigweg het terugdringen van verspilling, waardoor ook direct de kosten worden verlaagd. Dat betekent dat we moeten bijhouden hoe hulpbronnen worden gebruikt, zoals verwarming en elektriciteit. Door over te stappen op een efficiënter systeem voor het nesten of samenvoegen van taken kan de hoeveelheid substraatafval worden verminderd.

Het overnemen van beste praktijken
Het andere element is het toepassen van best practices, zoals het overstappen op gemakkelijker te recyclen materialen, het gebruik van inktbesparende software en het aanscherpen van de productie om te voorkomen dat er herdrukken moeten worden gemaakt vanwege fouten. Het bijhouden van dergelijke gegevens maakt het gemakkelijk om echte vooruitgang aan te tonen aan klanten, van wie velen dergelijke gegevens wellicht nodig hebben om hun eigen ecologische voetafdruk in kaart te brengen.

Informatie uit deze prestatie-indicatoren kan overigens ook gebruikt worden als onderdeel van uw totale marketing. Dit kunnen details zijn zoals een hoog percentage opdrachten dat op tijd wordt afgeleverd of een groot percentage klanten dat ervoor kiest om terug te keren voor nabestellingen. Op dezelfde manier kan het betrekken van personeel bij het verzamelen van deze prestatie-indicatoren het moreel van het personeel helpen vergroten en ervoor zorgen dat individuele personen of zelfs hele afdelingen mijlpalen kunnen behalen.

Concluderend kunnen veel printserviceproviders profiteren van het overnemen van het Japanse Kaizen-concept, dat wil zeggen het identificeren van kleine problemen en het doorvoeren van voortdurende verbeteringen. Het bijhouden van de belangrijkste prestatie-indicatoren zal voortdurende verbeteringen binnen een bedrijf mogelijk maken, wat op zijn beurt tot hogere winsten zou moeten leiden.