Come scegliere un MIS

Il software del sistema informatico di gestione è diventato un componente essenziale nella gestione di una moderna tipografia, ma l'implementazione ne determinerà il successo.

Un sistema informativo di gestione, o MIS, è probabilmente uno dei software più complessi che la maggior parte delle aziende di stampa incontrerà. E proprio come possono esserci enormi variazioni nel modo in cui lavorano le diverse tipografie e nei clienti che servono, allo stesso modo non esiste un MIS valido per tutti che funzioni fuori dagli schemi per tutti. Ciò rende difficile capire esattamente cosa può fare un MIS per te e quanto potrebbe costare. Ma forse un punto di partenza migliore è chiedersi cosa può salvarti un MIS correttamente implementato?

Un MIS riguarda due cose separate - informazioni aziendali e automazione del flusso di lavoro - e collegare queste cose insieme dovrebbe portare a meno sprechi e quindi a maggiori profitti. Questo vale tanto per le piccole imprese quanto per le grandi imprese.

Didascalia: Il MIS dovrebbe essere in grado di mostrare una panoramica dello stato di tutti i lavori in corso, come in questa immagine di PrintIQ.

La premessa originale alla base del software MIS era quella di fornire al management una conoscenza approfondita di tutti i costi e i problemi di un'azienda al fine di prendere le decisioni giuste. L'unico modo per capire davvero tutte le entrate e le uscite è utilizzare un sistema centralizzato collegato a tutto, dagli ordini in arrivo al numero di graffette che il reparto contabilità sta ricevendo. Ciò significa che il principale punto di forza dietro un MIS non è tanto la funzionalità del software stesso, ma l'abilità che il team ha nell'integrarsi con il software di altri fornitori.

Ciò ha portato logicamente ad avere il MIS che esegue automaticamente alcuni di quegli altri sistemi e determina come i diversi lavori vengono trasferiti attraverso i vari reparti di produzione. Ciò significa principalmente flussi di lavoro di produzione e, in teoria, l'impostazione di un sistema basato su hot folder potrebbe anche consentire il passaggio automatico dei lavori da un processo all'altro. Ma un MIS fa molto di più. Applica automaticamente tutte le informazioni del job ticket, ove appropriato, per la stampa, la finitura o la fatturazione, senza errori o duplicazioni. Inoltre, raccoglie i dati per produrre report sull'andamento dell'azienda e può attivare azioni altrove, come ordinare più substrati quando necessario e indicare dove ci sono problemi, ad esempio se una particolare macchina necessita di manutenzione del previsto o se i lavori vengono trattenuti in un processo o nell'altro.

Architettura modulare

La maggior parte dei MIS offre un set di funzionalità di base più una serie di moduli opzionali in modo che le tipografie possano personalizzare il MIS in base alle proprie esigenze. Anche se la maggior parte dei MIS funzionerà in diverse discipline di stampa, la maggior parte degli utenti di grandi formati avrà requisiti specifici, ancora di più se si stampa anche su tessuti. Per lo meno, ciò significa tenere conto delle grandi dimensioni del supporto in uso, sia per i rotoli che per i supporti rigidi. Il MIS dovrebbe inoltre supportare i diversi tipi di finitura che si trovano comunemente nella stampa di grande formato, compreso il taglio tramite un tavolo da taglio digitale o un router, così come l'orlatura, la saldatura, l'occhiellatura e così via.

Caratteristica fondamentale di qualsiasi MIS è la possibilità di preventivare lavori e di inviare preventivi di lavoro. Ciò significa poter tenere conto di tutti i costi rilevanti, comprese le materie prime e la manodopera del personale, nonché i costi di gestione e l'ammortamento delle attrezzature utilizzate e determinare un margine ragionevole per ogni lavoro. In alcuni casi potrebbe esserci una scelta di modi per produrre un lavoro con implicazioni diverse per la stima.


Didascalia: Il MIS dovrebbe essere in grado di mostrare una panoramica dello stato di tutti i lavori in corso, come in questa immagine di PrintIQ.

Il modulo di stima dovrebbe essere strettamente legato alla funzionalità di pianificazione e programmazione perché si desidera che il MIS scelga il metodo di produzione più efficiente durante la pianificazione dei lavori per quel turno, ma si perderanno denaro se la stima presuppone una forma di produzione più economica. Idealmente la programmazione dovrebbe essere dinamica, in grado di aggiornarsi automaticamente per tenere conto dei nuovi lavori non appena arrivano, in base alle date di consegna richieste e alle sinergie con altri lavori.

Ciò a sua volta presuppone che il MIS includa il proprio modulo di imposizione e ganging o sia strettamente legato a qualunque software tu abbia per questo. Ciò è particolarmente importante per i lavori di grande formato in cui è abbastanza comune avere più lavori raggruppati insieme sulle stesse schede per risparmiare sui costi e molti di questi lavori avranno forme irregolari che devono essere annidate insieme. Va da sé che il sistema dovrebbe essere in grado di distinguere tra lavori per diversi clienti. È altrettanto importante che i lavori per lo stesso cliente possano essere suddivisi nelle loro diverse parti, ad esempio, un rivenditore potrebbe desiderare lo stesso tipo di display ma suddiviso in diverse unità di vendita al dettaglio che potrebbero avere requisiti di dimensioni diverse. La combinazione di questi lavori consentirà di risparmiare tempo e costi delle materie prime, ma il sistema deve essere in grado di separarli per la consegna e la fatturazione.

Il modulo CRM dovrebbe consentire al personale di vendita di mantenere i contatti con i clienti, di trasformare i preventivi in ordini e di tenere traccia dello stato di avanzamento di tali ordini. Come minimo ciò dovrebbe significare inseguire le opere d'arte per la consegna e garantire che tutti nel ciclo di approvazione abbiano firmato le bozze.

La maggior parte dei MIS include un modulo di e-commerce, anche se si sostiene che un programma Web-to-Print dedicato potrebbe essere più adatto. Dipende davvero dalle dimensioni di ogni singola attività e dal tipo di clienti a cui ti rivolgi. Alcune divisioni per grandi formati faranno parte di un più ampio gruppo di stampa commerciale o potrebbero fare affidamento su clienti che effettuano ordini una tantum e pagano con carte di credito, mentre altre potrebbero semplicemente voler consentire ai clienti abituali di effettuare ordini ripetuti in acconto. Ci sono così tante varianti che Web-to-Print ha davvero bisogno di un articolo separato.

Il MIS dovrebbe includere una sorta di gestione dell'inventario per garantire che non si esaurisca tutto ciò che è necessario per i lavori imminenti, come un particolare substrato, nonché per l'acquisto di articoli regolari in tempo, comprese le parti di manutenzione delle attrezzature, per evitare qualsiasi ultimo minuti di panico. Idealmente questo dovrebbe estendersi anche alla gestione della propria catena di approvvigionamento in modo da comprendere i costi dei substrati e poter trarre vantaggio dall'acquisto all'ingrosso o da altre offerte.

Quando si tratta di adempimento, come minimo il MIS dovrebbe essere in grado di generare un avviso di consegna. Alcuni prenoteranno anche la consegna con un corriere o una società postale, altri andranno ancora oltre e si collegheranno direttamente con i sistemi di diverse società di corriere per elaborare la forma di consegna più conveniente in base alle esigenze del cliente, anche quando parti diverse di un lavoro devono essere inviati a luoghi diversi.

Infine, la maggior parte dei MIS avrà un modulo account, ma è probabilmente più comune integrarlo con un software di contabilità dedicato, soprattutto considerando che la maggior parte dei software di contabilità è abbastanza consolidata.
In conclusione, anche se oggigiorno la maggior parte dei fornitori di MIS commercializza il proprio software come parte di un flusso di lavoro di produzione, il vero valore di un MIS risiede nella capacità di identificare i punti di forza e di debolezza di un'azienda. In definitiva, un MIS dovrebbe ripagarsi da solo contribuendo a ridurre gli sprechi e produrre posti di lavoro in modo più efficiente.