Comment choisir un SIM

Le logiciel du système d'information de gestion est devenu un élément essentiel de la gestion d'une imprimerie moderne, mais la mise en œuvre déterminera son succès.

Un système d'information de gestion, ou MIS, est probablement l'un des logiciels les plus complexes que la plupart des entreprises d'impression rencontreront. Et tout comme il peut y avoir d'énormes variations dans la façon dont les différents ateliers d'impression et les clients qu'ils servent, il n'y a pas de SIG unique qui fonctionnera pour tout le monde. Il est donc difficile de déterminer exactement ce qu'un SIG peut faire pour vous et ce qu'il pourrait vous coûter. Mais peut-être qu'un meilleur point de départ consiste à se demander ce qu'un SIG correctement mis en œuvre peut vous faire économiser ?

Un SIG concerne deux choses distinctes - les informations commerciales et l'automatisation des flux de travail - et la connexion de ces choses ensemble devrait entraîner moins de gaspillage et donc plus de profits. Cela s'applique aussi bien aux petites entreprises qu'aux grandes entreprises.

Légende : Le SIG doit pouvoir afficher un aperçu de l'état de tous les travaux en cours, comme sur cette image de PrintIQ.

Le principe initial du logiciel MIS était de donner à la direction une compréhension approfondie de tous les coûts et problèmes d'une entreprise afin de prendre les bonnes décisions. La seule façon de vraiment comprendre tous vos revenus et dépenses est d'utiliser un système centralisé qui est connecté à tout, des commandes entrantes au nombre de trombones que le service comptable traite. Cela signifie que le principal argument de vente d'un SIG n'est pas tant la fonctionnalité du logiciel lui-même, mais la capacité de l'équipe à s'intégrer aux logiciels d'autres fournisseurs.

Cela a conduit logiquement à ce que le SIG exécute automatiquement certains de ces autres systèmes et détermine comment les différents travaux sont poussés à travers les différents départements de production. Cela signifie principalement des workflows de production et, en théorie, la mise en place d'un système basé sur des dossiers actifs pourrait également permettre le passage automatique des travaux d'un processus à l'autre. Mais un SIG fait bien plus que cela. Il applique automatiquement toutes les informations du bon de travail le cas échéant, pour l'impression, la finition ou la facturation, sans erreur ni duplication. En outre, il collecte des données pour produire des rapports sur le fonctionnement de l'entreprise et peut déclencher des actions ailleurs, telles que la commande de plus de substrats en cas de besoin, ainsi que l'indication des problèmes, par exemple si une machine particulière nécessite une maintenance plus importante que prévu ou si des travaux sont bloqués dans un processus ou un autre.

Architecture modulaire

La plupart des MIS offrent un ensemble de fonctionnalités de base ainsi qu'un certain nombre de modules optionnels afin que les imprimeries puissent adapter le MIS à leurs propres besoins. Bien que la plupart des MIS fonctionnent dans différentes disciplines d'impression, la plupart des utilisateurs grand format auront des exigences spécifiques, d'autant plus si vous imprimez également sur des textiles. A minima, cela implique de prendre en compte les grandes tailles de supports utilisés, aussi bien pour les rouleaux que pour les supports rigides. Le SIG doit également prendre en charge les différents types de finition que l'on trouve couramment dans l'impression grand format, y compris la découpe via une table de découpe numérique ou un routeur, ainsi que l'ourlage, la soudure, l'œilletage, etc.

Une caractéristique fondamentale de tout SIG est la capacité d'estimer les travaux et d'envoyer des devis pour les travaux. Cela signifie être en mesure de prendre en compte tous les coûts pertinents, y compris les matières premières et la main-d'œuvre du personnel ainsi que les coûts de fonctionnement et l'amortissement de l'équipement utilisé et de déterminer une marge raisonnable pour chaque travail. Dans certains cas, il peut y avoir un choix de façons de produire un travail avec des implications différentes pour l'estimation.


Légende : Le SIG doit pouvoir afficher un aperçu de l'état de tous les travaux en cours, comme sur cette image de PrintIQ.

Le module d'estimation doit être étroitement lié à la fonction de planification et d'ordonnancement, car vous souhaitez que le SIG sélectionne la méthode de production la plus efficace lors de la planification des travaux pour ce quart de travail, mais vous perdrez de l'argent si l'estimation supposait une forme de production moins chère. Idéalement, la planification doit être dynamique, capable de se mettre à jour automatiquement pour tenir compte des nouveaux travaux au fur et à mesure qu'ils arrivent, en fonction de leurs dates de livraison requises et des synergies avec d'autres travaux.

Cela suppose à son tour que le MIS inclut son propre module d'imposition et de regroupement ou est étroitement lié à tout logiciel dont vous disposez pour cela. Ceci est particulièrement important pour les travaux grand format où il est assez courant d'avoir plusieurs travaux regroupés sur les mêmes planches pour réduire les coûts et bon nombre de ces travaux auront des formes irrégulières qui doivent être imbriquées ensemble. Il va sans dire que le système doit être capable de faire la distinction entre les emplois pour différents clients. Il est tout aussi important que les travaux pour le même client puissent être divisés en leurs différentes parties, par exemple, un détaillant peut vouloir le même type d'affichage mais réparti entre différentes unités de vente au détail qui peuvent avoir des exigences de taille différentes. Le mélange de ces travaux permettra d'économiser du temps et des coûts de matières premières, mais le système doit être capable de les séparer pour la livraison et la facturation.

Le module CRM doit permettre au personnel de vente d'assurer la liaison avec les clients, de transformer les devis en commandes et de suivre l'avancement de ces commandes. Au minimum, cela devrait signifier rechercher les illustrations à livrer et s'assurer que tout le monde dans la boucle d'approbation a signé les épreuves.

La plupart des SIG incluent un module de commerce électronique, bien qu'il y ait un argument selon lequel un programme Web-to-Print dédié pourrait être plus approprié. Cela dépend vraiment de l'échelle de chaque entreprise individuelle et du type de clients auxquels vous vous adressez. Certaines divisions grand format feront partie d'un groupe d'impression commerciale plus large ou pourraient compter sur des clients effectuant des commandes ponctuelles et payant par carte de crédit, tandis que d'autres voudront peut-être simplement permettre aux clients réguliers de passer des commandes répétées sur facture. Il y a tellement de variantes que Web-to-Print a vraiment besoin d'un article séparé.

Le SIG devrait inclure une sorte de gestion des stocks pour s'assurer que vous ne manquez de rien qui est nécessaire pour les travaux à venir, comme un substrat particulier ainsi que pour l'achat d'articles réguliers à temps, y compris les pièces d'entretien de l'équipement, pour éviter tout dernier paniques minute. Idéalement, cela devrait également s'étendre à la gestion de votre propre chaîne d'approvisionnement afin que vous compreniez les coûts des substrats et que vous puissiez profiter des achats en gros ou d'autres offres.

En ce qui concerne l'exécution, le SIG devrait au moins être en mesure de générer un avis de livraison. Certains réservent également la livraison auprès d'une entreprise de messagerie ou de messagerie, et d'autres iront encore plus loin et se connecteront directement aux systèmes de différentes entreprises de messagerie pour déterminer la forme de livraison la plus rentable en fonction des exigences du client, y compris lorsque différentes pièces d'un travail doivent être envoyés à différents endroits.

Enfin, la plupart des SIG auront un module de comptabilité, mais il est probablement plus courant de l'intégrer à un logiciel de comptabilité dédié, d'autant plus que la plupart des logiciels de comptabilité sont assez bien établis.
En conclusion, même si la plupart des fournisseurs de SIG commercialisent aujourd'hui leurs logiciels dans le cadre d'un flux de production, la véritable valeur d'un SIG réside dans sa capacité à identifier les forces et les faiblesses d'une entreprise. En fin de compte, un SIM devrait s'autofinancer en aidant à réduire le gaspillage et à produire des emplois plus efficacement.