¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento dentro de una empresa de impresión?

Nessan Cleary comparte varios indicadores clave de rendimiento que son fundamentales para gestionar un negocio de impresión exitoso. Estos KPI se pueden realizar de forma diaria, semanal o mensual. Al realizar un seguimiento de estos KPIS, su empresa puede generar mayores ganancias.

Todas las empresas, incluidas las que ofrecen servicios de impresión de gran formato, existen para obtener ganancias. En teoría se puede comprobar la salud de una empresa a través de su balance. Pero hay mucho más que números para administrar un negocio de impresión exitoso. Por lo tanto, tiene sentido identificar una serie de indicadores clave de rendimiento o KPI que pueda rastrear a lo largo del tiempo para garantizar que el negocio esté saludable, ya sea de forma diaria, semanal o mensual. Más importante aún, puede utilizar estos KPI para eliminar problemas y aumentar las ganancias.

Sin embargo, no existe un negocio de impresión estándar, ya que cada uno ofrece una combinación diferente de servicios y una propuesta de valor diferente para los clientes. Entonces, la clave de este enfoque es elegir el KPI correcto que coincida con los objetivos de su negocio. Es probable que se trate de una combinación de información financiera, de producción y logística. Un MIS decente debería ayudar con la mayor parte de esto, pero es posible que necesite otras fuentes para profundizar en algunas áreas, como problemas con el equipo de producción o con las cuentas o el cumplimiento. Dicho esto, no elijas demasiados KPI o te ahogarás en datos.

Ventas

Los dos principales impulsores de cualquier negocio son aumentar los ingresos y reducir costos. Entonces, el primer KPI a considerar son las ventas, y un buen lugar para comenzar es el costo promedio de adquirir nuevos clientes. Toda empresa tendrá algunos clientes que serán más exigentes que otros. Por lo tanto, es útil realizar un seguimiento de cuánto le está costando a usted cada cliente, tanto en términos de cerrar cada venta como del grado de gestión de clientes requerido en cualquier pedido, incluido el tiempo dedicado a solucionar problemas con los archivos, y luego comparar esto con los ingresos de esos clientes. Esto puede mostrar que algunos clientes simplemente causan más problemas de los que valen, pero también puede indicar aquellos a los que vale la pena prestar más atención, así como tendencias crecientes en aplicaciones particulares.

Leyenda: Además de impresoras, como esta P5 350HSR, Durst también vende un servicio de análisis que funciona con sus impresoras y flujos de trabajo para ayudar a los clientes a comprender cómo se utilizan sus máquinas. ©Nessan Cleary

Es útil ver de dónde provienen esas ventas, como un sistema de impresión web, una campaña de marketing o publicaciones en las redes sociales. Esto puede ayudar a determinar la mejor manera de gastar el dinero en marketing o dejar de desperdiciar recursos en campañas que no funcionan.

Quejas

También es una buena idea realizar un seguimiento del número de quejas y del costo de tratarlas. Puede resultar útil ver si hay un tema común, como la salida en color de una impresora o quizás un problema del personal que pueda resolverse con más capacitación.

Trabajos completados

Del mismo modo, es bueno realizar un seguimiento de cuántos trabajos se terminaron y entregaron a tiempo.

Hay muchas métricas diferentes que se pueden medir en todo el departamento de producción, por lo que el truco consiste en identificar solo las claves que brindarán una instantánea precisa de qué tan bien está funcionando el departamento de producción. La mayoría de los dispositivos de impresión pueden producir una gran cantidad de información, desde el uso de tinta hasta códigos de error, a los que debería poder acceder a través del RIP o desde la integración con un MIS. Cada vez más, los fabricantes intentan cobrar por compartir esta información, generalmente como parte de un servicio continuo de análisis de datos, pero esto tendrá un valor limitado a menos que incluya todos los diferentes dispositivos de impresión en uso para poder compararlos.

Utilización de equipos

Uno de los indicadores más importantes es la utilización de cada precio del equipo, ya que ninguno de esos dispositivos ganará dinero mientras esté inactivo. Esto puede ayudar a identificar cuellos de botella si, por ejemplo, la mesa de corte se deja esperando a que terminen de imprimirse los trabajos o si algunos dispositivos tardan un poco en configurarse, como tener que cambiar herramientas en una mesa de corte o pegar con cinta adhesiva determinados tipos de soportes. en una impresora plana. Esto también debería solucionar cualquier problema con su equipo, si determinados dispositivos tienen problemas de mantenimiento superiores al promedio o si algunos dispositivos tienen requisitos de preimpresión específicos que limitan la flexibilidad para reorganizar los flujos de trabajo con poca antelación.

Márgenes reales versus estimados

Otro KPI útil a tener en cuenta es comparar los márgenes reales de trabajos particulares con la estimación. No es raro que una estimación asuma que un trabajo se producirá de una manera particular, sólo que el equipo de producción adopte un enfoque diferente, lo que podría alterar los costos y, por lo tanto, los márgenes de ese trabajo. O puede que haya habido problemas y costos incidentales en el camino, pero de cualquier manera desea que la estimación y los costos reales sean lo más cercanos posible para evitar discusiones con los clientes.

Finanzas

No hace falta decir que hay que vigilar la salud financiera del
empresa, incluyendo el beneficio global y el grado de crecimiento anual. Puede resultar útil dividir eso en cada aplicación o grupo de productos para ver qué partes del negocio son más rentables. También vale la pena realizar un seguimiento del tiempo promedio que tardan los clientes en pagar las facturas y cuánto le cuesta a usted realizar esos pagos.

Leyenda: La mayoría de los MIS, como PrintIQ, pueden ayudar a los clientes a configurar una lista de KPI para monitorear.

Hoy en día, pocas empresas pueden permitirse el lujo de ignorar su sostenibilidad general. La sostenibilidad tiene dos aspectos principales. La primera es simplemente eliminar el desperdicio, lo que también reduce directamente los costos. Eso significa rastrear cómo se utilizan los recursos, como la calefacción y la electricidad. Cambiar a un sistema más eficiente para trabajos de anidamiento o agrupación puede ayudar a reducir el desperdicio de sustrato.

Adopción de mejores prácticas
El otro elemento es adoptar mejores prácticas, como cambiar a materiales que se reciclan más fácilmente, utilizar software de ahorro de tinta y ajustar la producción para evitar tener que hacer reimpresiones por errores. El seguimiento de dichos datos facilita demostrar el progreso real a los clientes, muchos de los cuales pueden necesitar dichos registros para trazar su propia huella ambiental.

De hecho, la información extraída de estos indicadores de desempeño también se puede utilizar como parte de su marketing general. Esto podría incluir detalles como una alta tasa de trabajos entregados a tiempo o un gran porcentaje de clientes que optan por regresar para repetir pedidos. Del mismo modo, involucrar al personal en la recopilación de estos indicadores de desempeño puede ayudar a elevar la moral del personal y dar hitos individuales o incluso a departamentos enteros que superar.

En conclusión, muchos proveedores de servicios de impresión pueden beneficiarse de la adopción del concepto japonés de Kaizen, que significa identificar pequeños problemas y realizar mejoras continuas. Hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento permitirá mejoras continuas en toda la empresa, lo que a su vez debería generar mayores ganancias.