Poznejte svá čísla: Budujte efektivní KPI pro vaši firmu

Marshall Atkinson zdůrazňuje důležitost budování a porozumění efektivnímu KPIS pro vaše podnikání. Také podrobně popisuje, jaké KPI je důležité měřit a jak tyto KPI implementovat.

Někde během své kariéry jste pravděpodobně četli, sledovali nebo poslouchali někoho, kdo podrobně popisoval důležitost KPI nebo „klíčových ukazatelů výkonu“. Asi po deseti minutách toho, o čem mluvili, jste začali kontrolovat svůj telefon, e-maily, sociální sítě nebo cokoli jiného, než naladit se na to, co se daná osoba snažila sdělit.

KPI? čísla? Matematika?

Nudný! Chci říct... no tak. Našemu podnikání se daří skvěle. Dosáhli jsme úspěchu bez těchto nesmyslů KPI. Proč začít hned?

Protože zvuk sání, který slyšíte, jsou zisky létající z okna. I když jste byli úspěšní bez obav o metriky KPI, nezaručuje to budoucí úspěch. A nezapomínejme, že ve svém podniku můžete zanechat tašku s neukořistěnou hotovostí, protože nevykonáváte práci nezbytnou k jejímu vyzvednutí.

Zde je to, co mám na mysli. „Klíčový ukazatel výkonu“ je cokoli důležitého ve vašem podnikání. Chcete to sledovat, protože pokud je něco důležité, chcete zajistit, abyste vždy dosáhli maximální úrovně účinnosti. Pokud to však ještě nebylo definováno, jak víte, že fungujete na plnou kapacitu a nemáte žádný nerealizovaný potenciál?

Tento článek je o definování těchto příležitostí, implementaci systému a zajištění jeho fungování.

Pochopení nejlepších metrik

Které nejdůležitější věci si ve svém podnikání neustále hlídáte? Odbyt? Výroba? Spokojenost zákazníků? Přesnost objednávky? Kolik minut tráví ten chlap ve výrobě každý den v koupelně?

Existují stovky, ne-li tisíce věcí, které bychom mohli měřit v jakémkoli podnikání. Ale stačí jen několik kliknutí na místo, aby se změnila další úroveň. Když považujete něco za důležité, co to vede k úspěchu nebo neúspěchu?

Pro příklad si vezměme asi ten nejběžnější, prodej. Jistě, můžete si nastavit nejvyšší cíl příjmů. Ale co to pohání? Můžete to rozdělit do snadno srozumitelné matematiky, abyste každý den věděli, zda dosáhnete tohoto prodejního cíle?

Řekněme, že chcete dosáhnout prodejního cíle ve výši 1 000 000 $. Pokud je vaše průměrná velikost objednávky 1 500 $, můžete ji použít k určení snadno čitelného KPI.

1 000 000 $/1 500 $ = 666,6 objednávek za rok. Pojďme to zaokrouhlit a nazvat to 667.

667/12 měsíců = 55,58 objednávek za měsíc. Pojďme to zaokrouhlit a nazvat to 56.

56/4 týdnů = 14 objednávek týdně.

14/5 = 2,8 objednávky za den. Pojďme to zaokrouhlit a nazvat to 3.

Pokud tedy vaše firma uzavře 3 objednávky denně s průměrnou hodnotou prodeje 1 500 $, snadno dosáhnete svého cíle příjmů 1 000 000 $.

Podívejte se zpět na své včerejší prodejní úsilí. Uzavřeli jste alespoň tři objednávky v hodnotě 1 500 $? Pokud ne, jaké změny děláte, abyste dosáhli tohoto malého denního cíle?

Další příklady

Samozřejmě, to je jeden příklad. KPI, na kterém vám nejvíce záleží, se může týkat doby výroby, vzdělání zaměstnanců, četnosti závad nebo jakýchkoli důležitých datových bodů, které snadno signalizují úspěch nebo neúspěch.

Více než cokoli jiného chcete, aby vaše KPI byly relevantní. Sledování a měření dat nemá smysl, pokud s informacemi nic neděláte. Jakmile budete mít informace, začněte je používat jako signál ke změně. Jak říká můj dobrý přítel Mark Coudray: „Můžou se stát jen tři věci a dvě z nich jsou špatné. Věci se zlepší. Věci se zhorší. Nebo věci zůstanou stejné."

Když se začnete vrtat v číslech KPI, může vám to ukázat příležitost ke zlepšení v jiných oblastech podnikání.

Příležitosti před vámi

Řekněme, že začnete měřit prostoje ve výrobě. Jedná se o část času během pracovního dne, kterou nestrávíte tiskem. Když tisknete, vyděláváte peníze. Když netisknete, utrácíte peníze. Prostoje se mohou prodražit, takže sledování je fantastickým KPI.

Kvůli novému zájmu o KPI prostojů se váš tým začal zabývat hlavní příčinou prostojů ve výrobě. Většinou se na věci čeká. Čeká se na smíchání inkoustu. Čekání na obrazovkách na přípravu. Čekání na inventář, který bude spočítán a zinscenován. Čekání na schválení manažera ke spuštění úlohy.

Matematika za jejich hypotézou jim dává za pravdu a ukazuje, že více než 60 % prostojů prodejny na něco čeká. Aby se to napravilo, tým dnes začíná provádět „scavenger hon“ na vše potřebné pro zítřejší výrobu. To vyžaduje určitou reorganizaci, školení a změny procesů, ale jde to.

Díky tomuto úsilí se zvyšuje výroba, klesají náklady a zvyšuje se spokojenost zaměstnanců i zákazníků.

Protože se staly dvě věci: něco se změřilo a to vedlo ke změně. Vylepšení byla ověřena, protože KPI ukázaly, že tento nápad fungoval.

Jaké KPI měřit?

Stále si myslíte, že KPI jsou nudné a ztráta času? Pokud ano, jsem si jistý, že vaše konkurence bude spokojená.

Pokud se však chcete do toho ponořit hlouběji, pojďme prozkoumat, jak určit, jaké KPI byste mohli chtít měřit.

Nejprve se na to podívejme ze dvou pohledů. Co je rozbité nebo je potřeba zlepšit? A co je důležité a co je potřeba k úspěšné práci? Metriky KPI můžete postavit na obou těchto nápadech, ale pravděpodobně by byly důležité obě.

Nejlepší způsob, jak to udělat, je shromáždit svůj tým a diskutovat. Za ta léta jsem se naučil, že pokud chcete poznat skutečnou realitu podnikání, musíte vyjít ze své kanceláře a zeptat se lidí, kteří tu práci dělají. Věřte mi, mají svůj názor.

Protože vaším cílem je usnadnit jim práci, zlepšit váš produkt, snížit náklady a zvýšit zisky… je to cenná činnost. Použijte bílou tabuli nebo velký stojan s podložkou. Se svým týmem si promyslete důležité metriky, které je třeba měřit a analyzovat, a to, co je do nich vkládá.

Na konci cvičení chcete uvést důležité body o podnikání, které udržují společnost zdravou. "Pokud tyto věci nebudou správně fungovat, jsme odsouzeni k záhubě."

A u každého určete, jak lze měřit úspěch. Co a jak budete něco měřit a co je úspěšné číslo?

Definujte důležité věci ve formátu OKR

Jedním snadným způsobem, jak definovat úspěch, je uvést každý důležitý bod ve formátu OKR. OKR znamená „Objektivní, klíčový výsledek“. To znamená: "Toto chceme, a tady je pozitivní výsledek toho, co se stalo."

Použijeme-li náš předchozí příklad prodeje, pokud je cílem dosáhnout denního průměru tří prodejů za den s celkovým prodejem alespoň 1 500 USD, pak bude dosaženo cíle příjmů ve výši 1 000 000 USD.

Dalším krokem je zjistit, zda dokážete pochopit, co přispívá k tomuto úspěchu. Kolik denních nabídek musíte poslat, abyste uzavřeli tři prodeje? Pokud je průměrná hodnota objednávky 1 500 USD, jaký typ zákazníka tuto částku utratí? Uzavřete více prodejů doporučením nebo studeným voláním?

Tady začíná skutečná práce. Uveďte své cíle, definujte, co je důležité, nastavte cílové číslo KPI a měřte a testujte výsledky.

Nezapomeňte, že musíte zapojit svůj tým do všech aspektů této cesty. Koneckonců, oni jsou ti, kteří si budou lámat záda ve snaze to uskutečnit.

Implementace KPI

Řekněme, že jste se se svým týmem setkali a vytvořili první sadu klíčových ukazatelů výkonu, které budete používat. Dalším krokem je ve skutečnosti implementace kroku sběru dat k měření úspěchu.

Chcete si to co nejvíce usnadnit. Pokud můžete zautomatizovat shromažďování dat, aniž by tuto práci vykonával člověk, je to nejlepší. To však není vždy možné. Pokud bude člen týmu trávit čas a úsilí sledováním něčeho, usnadněte mu sběr dat. Zjednodušte věci, jak jen můžete, a poskytněte jim nástroje k úspěchu.

Měli byste často následovat školení a podporu, abyste zajistili, že data budou shromažďována přesně a včas. Moje zkušenost je taková, že pokud má časový rozvrh čísla, která v drtivé většině končí 5 nebo 0, člen týmu si je vymýšlí.

Vytváření dobrých návyků je způsob, jakým se tato data shromažďují. Potřebuje se cítit jako přirozená součást procesu a děje se to pokaždé bez selhání.

Závěr

Všichni zkušení lídři byznysu vám řeknou, že „nemůžete řídit to, co neměříte“. To je 100% přesné.

Věnovat čas sběru, třídění, grafu a analýze klíčových datových bodů pro vaši firmu je zásadním krokem k udržení zdravého a rostoucího podnikání.

Údaje o výkonu pomáhají lídrovi činit informovaná rozhodnutí. Jinak jen hádáš.